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第19章 巧妙运用,适时沟通营造和谐关系(1)

与上司搞好关系的要点

下属在工作中与上司保持良好的人际关系是非常重要的。对这个问题,人们往往有两种错误倾向:一种认为,处理好上下级关系是上司的事,我是他的下属,他应该主动了解我,赏识我,器重我,调动我的积极性,我只要尽职工作就行了,不用去操这份心。谁知,到头来自己工作干得不少,却“吃力不讨好”,只能慨叹“工作好做,人事难处”了。

还有一些人会认为,与上司搞好关系,是一种庸俗的交际方式,认为是奉承、讨好、拍马溜须,既丧失自己的人格尊严,也于工作无补,对两者都无益处。

其实,与上司保持良好的关系,也有一些体面的、正直的、光明磊落的行为原则。

1学会听,充分领会上司的意图

与上司交谈,是与上司发展关系的一个重要形式。在听上司谈话时,我们往往紧张地注意发现话语中对自己是肯定还是否定,是贬损还是褒扬的种种信息,或忙碌地思考着自己应对的话语,因此,往往会忽略上司所讲的内容。正确的应该是不仅听清上司所谈的一切,而且要听清他所意指的隐意。这样,就意味着你能概括他谈话的所有要意,并敏捷地作出适当的应对。

要做到这一点,你应该忘却所有的紧张,把注意力集中到上司的谈话上来。在你的上司讲完后你可以稍作静思,以示你对他的讲话的记忆和思索。然后,向他提出几个用以澄清他谈话要点的问题,不一定非要是复杂难解的问题,即使是答案很明确的是非题也可以,意在强调你注意并把握了他的谈话要点。或者用核对理解的措辞,把他的谈话概括地说一下。

2汇报要简明扼要

向上司汇报情况,简短是必要的。简短并不意味着将一大堆信息用连珠炮式的话语口若悬河地说完。简短意味着有选择的、简洁的、清晰的。

最好的办法就是将一份呈文压缩在一页之内。如果你一定要写一个详细的报告给上司,那么你最好用一页篇幅将整个报告的内容概括一下,将其置于全文之首。一篇好文章反映的不是善于写作的能力,而是长于思考的能力。想得透彻,方能写得深刻明了。因此,在你无论写什么呈文时,都要把问题想透彻,然后再动笔。这是使呈文简洁明了,使上司爱看你的呈文的一个重要因素。

3掌握提建议的要诀

如果你想提出一个能让上司接受的观点或建议,那就必须将你的论据整理充分,按最有利于阐明你的观点的方法逐一呈示出来,并尽一切可能让他来表达你的主张。

最佳的方法是向你的上司提供可供选择的多个方案,并分别说明各个方案的长短利弊,让他去权衡选择。这种提供建议的方法可以让上司做出最终决定,同时也迫使你对问题想得更透彻,这是对双方都有益的事情。决不要直接反对你的上司所提出的提议。他也许只看到了它的长处,或者他嫌麻烦事先没听你的反应。无论如何,如果你最终认为他的提议不合适,你应将你的意见变通成问题提出来,让他斟酌。如果你有上司没掌握的数据来说明你的反对意见,那就更好了。

4向上司提供信息

及时向你的上司提供信息,使他保持不断的信息更新;尽量在会前向他提供所需的事实,以便他与人谈话时引用。无私地向他贡献你的设想,从长远来说,你是不会损失什么的。有人曾经说过:“一个乐意无私奉献,让别人享用他的成果的人,必能产生出很多有利于这个世界的点子和主张。”从某种意义上讲,向上司提供合理新鲜的信息,有利于创造上司良好的形象。当你的上司有一个良好的形象时,你的形象也就好了。

5培养自我解决问题的能力

作为一个职业人士,你能为上司所干的最好的事是做好自己的工作。一个有能力的上司通常是乐观主义者,他也希望他的下属有相同的素质。积极进取的行为不仅仅是一种策略,更是一种内在素质所表现出来的行为姿态。一个富有经验的下属,在他的语言中很少用到“困惑、危机、挫折”一类消极的词汇,他会把困难的情势看成“挑战”,并设计出迎接挑战的计划。独立地排除你面临的困难,不仅能培养有效工作的能力,发展有效工作所需要的门路,而且能提高你在上司眼光中的价值。

在工作中,如果上司下发的哪项工作任务繁重,已超出你的承受范围之外,那你就应及时地向他说明情况。这种情况下他产生的烦恼会比以后才知道要少得多。

在工作中协调好同事、上下级以及客户之间的人际关系,是一切工作顺利进行的前提,也是个人能够更快更好发展的助推器。在商业社会中,无论是对待上司还是同事,都一定要和谐相处,多一个朋友,比多一个敌人要好得多。

善解人意有助于上下级关系

赵少芬的上司是一个典型的电影迷,而且特别喜欢香港的一位影视巨星,于是她就经常从网上搜集最新影讯,并且了解了大量电影方面的知识和该巨星的资料,每当上司有空的时候,赵少芬便会有意无意地和上司聊些电影方面的话题,使上司觉得赵少芬也是一个和自己一样的影迷而拉近了距离。

上司的生日前两个月,同事们就在商量如何替上司庆祝生日,大家出谋划策,订酒席订蛋糕,一起出钱买礼物,赵少芬却悄悄地托在香港的朋友买到了那位香港巨星的写真集和海报。

在上司生日那天,赵少芬的生日礼物无疑是最别出一格且最能打动上司的心的,上司万分惊喜地感谢她。

从那以后,赵少芬在部门可谓是扶摇直上,一帆风顺。

现在还是有一些人会认为努力做好自己分内的工作便足够了,其实这样的想法是不正确的,了解你的上司也是你必修的功课之一,做一个善解人意的下属,是搞好与上司关系的最好润滑剂。

下属尽量多地了解上司的背景、工作习惯、奋斗目标及他喜欢什么、讨厌什么等,并不是八卦。只有你对这些信息了如指掌,才可以清楚上司的情绪变化,才不至于不知高低深浅在上司的气头上去汇报工作,结果被上司莫名其妙地一顿狠骂,或者好不容易提出一个议案,却被上司毫不客气地加以反对。

尽可能多地了解上司,并且制定出针对性的对策,这是每一个聪明的下属都懂得的事情,因为没有什么比你的上司欣赏和认可更能对你的工作有所帮助了。

做一个善解人意的下属是工作的一种需要,而不是一件丢脸的事,这绝不同于有事没事地献媚逢迎。这是在想上司之所想,急上司之所急,更好地理解到上司的心意,以及更准确地传达出上司的指示,辅助上司把工作做得更到位。

每个人在职场中都应该善解人意,并善于察言观色,做一个了解上司的下属,更好地理解上司的意图,这必定有助于加强你与上司之间的良好关系。

理性面对上司间的复杂关系

现实工作中,有一些性急的职场人士,常常由于对其他同事拥有更大的权势感到不安,因此抛弃了强调实际工作表现这一观念,转而步其后尘,去寻求更大的权势——有时甚至不惜采用一些不仅影响个人声誉,而且危害部门工作的极端方式。

张晓颖是一家公司的部门经理,有一天她发现来自上级领导那儿的备忘录正被送往另一部门的经理陈雪,便非常吃惊。她不解地想“为什么我没被列入备忘录送交名单?”当然,这一事件的含义是,陈雪比张晓颖拥有着更大的影响力,而张晓颖出于某种原因影响力正减弱。她很想请求在备忘录送交名单上添上自己的名字,可还是决定不这样做。她只是假设在名单里包括陈雪的名字自有道理。

其实张晓颖无从知道陈雪的名字为什么会列入名单,又是如何列入名单的。在公司管理的环境中,往往文件送交名单上添上名字要比除去名字来得更容易;很可能陈雪的名字在很久以前就引起上司的注意,并已列入名单,一直没有除去。因此陈雪的名字仍然保留在那儿。但这并不意味着具有任何意义。

作为下属,你不要对权势的外在表现作出过分的反应,竭力想得到别人似乎已经拥有的东西,这会有损你的职业形象,并使你的上司感到不快,影响他们的工作。对上司应谦恭有礼,更不能玩弄权势的把戏。

当你处于一个激烈的权力纷争的环境,你可选择中立。假如为了生存,你不得不介入,你就要在单位内部参与竞争。但是必须设法去除纷争局面中的有害成分。

下属在保持自己的中立之时,必须注意以下几点:

1不加入到地下信息传播的网络中去

严重的纷争局面中有一个特征就是信息交流不畅。若是有信息传递,也完全是通过不公开的渠道。

聪明的下属一定不要加入到地下信息传播的网络中去。假如你需要对另一个人传递信息,就直接去说,而不要使自己由于把话传给任何一个不相干的人,却唯独不与当事人说明而造成误解。

2不要为一些虚幻的权利费心

很多人在开始阶段都怀着最美好的心愿,然而,后来却发现自己深陷于单位内部纷争的泥潭之中。在一些人的心目中,权势显得那么重要,以至当他们拼命为获得一些虚幻的权力而奋斗时,忽视了对个人目标和职业生涯的追求,这是得不偿失,极其愚蠢的做法。

下属千万不要去玩这样的游戏,不要让某一种局势左右你。这是一种不高明的策略,它会把你的职业生涯导入歧途,留下一个坏的榜样。你应该把同样的精力投入到改善公司内部的竞争环境,确保产品的质量,为你自己和你的部门设定追求目标中去,为你的公司长远发展着想,也是为你自己的前景着想。你的工作业绩就是你在公司内部真正获得权势的竞技场。

3不要在意别人的看法和立场

在公司内部,太多的精力耗费在猜测别人的意图或动向上是毫无意义的。不管别人获取了多大的权势和影响力,他对你的职业生涯或你的部门都不会真正构成危害——除非你想耍同样的权术。

这就要求你对公司的忠诚度一定要高于你对权势的向往。如果你关注的是重要的事情,那你就不会有时间去担心别人会对你怎么样了。

4确保你的观点论据充分、有理有力

别让自己成为攻击的目标。虽然你不愿加入到你周围的权力纷争中去,你还是应该保护自己的立场。这是一个对付纷争的有效方法。不管什么时候你开口说话,无论是提出一种新的观点,或是要求增加预算,或是批评某种行事方法,首先你得确保你已获得了所有的事实材料。

下属在会议上发言,首先要做好充分准备。讲话不能自相矛盾,要避免授人话柄。在没有充分的事实根据之前,千万不要盲目讨论。当你开口建议改弦更张时,要使自己立于不败之地。

在一个激烈的纷争环境中,你可能不愿与别人共享你的见解,生怕他们会把你的观点盗走。然而,这一情形极少发生。如果你顾虑这一点,那么你找方法尽量避免他人撷取你的思想精华。当你的观点需要同大家一起探讨时,不要把报告资料全盘拿出来,要保留一些自我的观点;为要能透彻地对问题作出讨论,可以向大家介绍那部分有关讨论的细节。必要时你要谨慎从事,然而,你不该处处设防,以致走到完全与外界隔绝交流的极端中去。

要向那些受影响的人表示尊重,先向他们说明你的建议,然后再向上司提出你的建议。你可能在你的建议中发现尚有不尽完善之处。在这种情况下,你所进行的与那些受影响者的事先对话可能会导致建议的完善。也许你还会有意外的收获,可能找到意想不到的伙伴。

在单位内部抵制权力纷争是一件累人而又费神的事。然而如果你能依照为自己设定的正确的处事准则行事,玩弄政治权术的倾向就能被克服和控制。一旦你克服和控制了这种倾向之后,你会发现你的工作之路可以走得更轻松。

灵活应对上下级关系

在现实工作中,下属保持对上司的尊重和诚实是十分必要的。对上司做出的正确指示和决策,下属需要切切实实地贯彻落实。在遵守上司做出的规章制度方面,下属要配合上司,带头履行。不要让人看出你在执行决定的时候,其宗旨已同上司的意思背道而驰,这是不利于团结人心的,没有哪一位上司愿意看到下属与自己唱对台戏,那样做的结果只能使自己陷入不利境地。

当然,在一些细枝末节,甚至一些确实关系到部门的实际利益方面,下属有权保持自己的自主性和灵活性。一些具体决议如果出现纰漏,或者不当,这时候,下属就应该理智处理,一切从公司利益,从大局出发,下属不能为了维护上司的权威,而违心地付诸实施。实际上,如果上司对部门的工作是大公无私的,那么,下属对决议在实施过程中所做的也应该是无可厚非、顺理成章的。因为大家都是为了公司的发展。

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