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第15章 商务谈判的准备(4)

达成谈判的交易是否会提高企业的知名度106能在一定范围内提高企业知名度

总计7054

估分占项目估量总分的比率54/70×100%=77.14%

比率大于50%,则这一谈判目标的确立有利于增加本企业利益;反之,必须修正,重复制定谈判目标或放弃谈判目标。

2)制定商务谈判策略

制定商务谈判的策略,就是要选择能够达到和实现己方谈判目标的基本途径和方法。谈判不是一场讨价还价的简单的过程。实际上是双方在实力、能力、技巧等方面的较量。因此,制定商务谈判策略前应考虑一些影响因素:对方的谈判实力和主谈人的性格特点;对方和己方的优势所在;交易本身的重要性;谈判时间的长短;是否有建立持久、友好关系的必要性等。

通过对谈判双方实力及其以上影响因素的细致而认真的研究分析,谈判者可以确定己方的谈判地位,即处于优势、劣势或者均势,由此确定谈判的策略,如报价策略、还价策略、让步与迫使对方让步的策略、打破僵局的策略等。

3)确定谈判议程

谈判议程的安排对谈判双方非常重要。议程本身就是一种谈判策略,必须高度重视这项工作。谈判议程一般要说明谈判时间、谈判议题、讨论议题的先后顺序以及讨论各议题的时间安排。谈判议程可由一方准备,也可由双方协商确定。议程包括通则议程和细则议程,通则议程由谈判双方共同使用,细则议程供己方使用。

4)确定谈判地点

商务谈判地点的选定一般有三种情况:一是在己方国家或公司所在地谈判;二是在对方所在国或公司所在地谈判;三是在双方谈判之外的国家或地点谈判。不同地点均有其各自的优点和缺点,需要谈判者充分利用地点的优势,克服地点的劣势,变不利为有利,变有利为促使谈判成功的因素。

(1)己方地点谈判

(1)对己方的有利因素。谈判者在家门口谈判,有较好的心理态势,自信心比较强;己方谈判者不需要耗费精力去适应新的地理环境、社会环境和人际关系,从而可以把精力更集中地用于谈判;可以选择己方较为熟悉的谈判场所进行谈判,按照自身的文化习惯和喜好布置谈判场所;作为东道主,可以通过安排谈判之余的活动来主动掌握谈判进程,并且从文化上、心理上对对方施加潜移默化的影响;“台上”人员与“台下”人员的沟通联系比较方便,谈判队伍可以非常便捷地随时与高层领导联络,获取所需资料和指示,谈判人员心理压力相对比较小;谈判人员免去车马劳顿,以逸待劳,可以以饱满的精神和充分的体力去参加谈判;可以节省去外地谈判的差旅费用和旅途时间,提高经济效益等。

(2)对己方的不利因素。

由于自身在公司所在地,不易与公司工作彻底脱钩,经常会由于公司事务需要解决而干扰谈判人员,分散谈判人员的注意力;由于离高层领导近,联系方便,会产生依赖心理,一些问题不能自主决断而频繁地请示领导,也会造成失误和被动;己方作为东道主要负责安排谈判会场以及谈判中各种事宜,要负责对客方人员的接待工作,安排宴请、游览等活动,所以己方负担比较重等。

(2)在对方地点谈判

(1)对己方的有利因素。

己方谈判人员远离家乡,可以全身心投入谈判,避免主场谈判时来自工作单位和家庭事务等方面的干扰;在高层领导规定的范围,更有利于发挥谈判人员的主观能动性,减少谈判人员的依赖性和频繁地请示领导;可以实地考察一下对方公司的产品情况,获取直接信息资料;己方省却了作为东道主所必须承担的招待宾客、布置场所、安排活动等项事务等。

(2)对己方的不利因素。

由于与公司本部相距遥远,某些信息的传递、资料的获取比较困难,某些重要问题也不能及时磋商;谈判人员对当地环境、气候、风俗、饮食等方面出现不适应,再加上旅途劳累、时差不适应等因素,会使谈判人员身体状况受到不利影响;在谈判场所的安排、谈判日程的安排等方面处于被动地位,己方也要防止对方过多安排旅游景点等活动而消磨谈判人员的精力和时间等。

(3)在双方地点之外的第三地谈判

(1)对双方的有利因素。

由于在双方所在地之外的地点谈判,对双方来讲是平等的,不存在偏向,双方均无东道主优势,也无做客他乡的劣势,策略运用的条件相当。

(2)对双方的不利因素。

双方首先要为谈判地点的确定而谈判,地点的确定要使双方都满意也不是一件容易的事,在这方面要花费不少时间和精力。

第三地谈判通常被相互关系不融洽、信任程度不高的谈判双方所选用。

(4)在双方所在地交叉谈判

有些多轮谈判可以采用在双方所在地轮流交叉谈判的办法。这样的好处是对双方都是公平的,也可以各自考察对方的实际情况,各自都担当东道主和客人的角色,对增进双方了解、融洽感情是有好处的。

相关链接5

“忠诚和信用”

一家日本公司想与另一家公司共同承担风险、进行经营,但困难的是双方都不太了解对方的信誉。为了解决这个问题,有关人员请两家公司决策人在一个特别的地点会面商谈。这是个火车小站,车站门口有一座狗的雕塑,在它的周围站满了人,但几乎没有人看这座雕塑,只是在等人。为什么都在这儿等人呢?原来这儿有个传说故事。故事中有一只犬名叫“巴公”,对主人非常忠诚,有一次主人出门未回,这只狗不吃不喝,一直等到死。后来被人们称为“忠犬巴公”,把它当成了“忠诚和信用”的象征,并在这传说的地方为它塑了像。所以,许多人为了表示自己的忠诚和信用,就把这儿当成了约会地点。当两家公司的决策人来到这里时,彼此都心领神会,不需太多的言语交流,就顺利地签订了合同。

5)商务谈判场景的布置

(1)商务谈判场所的选择

商务谈判场所的选择应该满足以下几方面要求:(1)谈判室所在地交通、通信方便,便于有关人员来往,便于满足双方通信要求;

(2)环境幽美安静,避免外界干扰;

(3)生活设施良好,使双方在谈判中不会感到不方便、不舒服;

(4)医疗卫生、保安条件良好,使双方能精力充沛、安心地参加谈判;

(5)作为东道主应当尽量征求客方人员的意见,力求让客方满意。

(2)商务谈判场所的布置

较为正规的谈判场所可以有三类房间:一是主谈室;二是密谈室;三是休息室。

(1)主谈室布置。主谈室应当宽大舒适,光线充足,色调柔和,空气流通,温度适宜,使双方能心情愉快、精神饱满地参加谈判。谈判桌居于房间中间。主谈室一般不宜装设电话,以免干扰谈判进程,泄露有关的秘密。主谈室也不要安装录音设备,录音设备对谈判双方都会产生心理压力,难以畅所欲言,影响谈判的正常进行。如果双方协调需要录音,也可配备。

(2)密谈室布置。密谈室是供谈判双方内部协商机密问题单独使用的房间。它最好靠近主谈室,有较好的隔音性能,室内配备黑板、桌子、笔记本等物品,窗户上要有窗帘,光线不宜太亮。作为东道主,绝不允许在密谈室安装微型录音设施偷录对方密谈信息。在对方地点谈判,使用密谈室时一定要提高警惕。

(3)休息室布置。休息室是供谈判双方在紧张的谈判间隙休息用的。休息室应该布置得轻松、舒适,以便能使双方放松一下紧张的神经。室内最好布置一些鲜花,放一些柔和的音乐,准备一些茶点,以便于调节心情,舒缓气氛。

(3)谈判双方座位的安排

谈判双方座位的安排对谈判气氛、内部人员之间的交流,以及对谈判双方便于工作都有重要的影响。谈判座位的安排也要遵循国际惯例,讲究礼节。通常可安排两种方式就座。

(1)双方各居谈判桌一边,相对而坐。

谈判桌一般采用长方形条桌。按照国际惯例,以正门为准,主人应坐背门一侧,客人则面向正门而坐。

这种座位安排方法适用于比较正规、比较严肃的谈判。

(2)双方人员混杂交叉就座。

可用圆形方桌或不用桌子,对方在围成一圈的沙发上混合就座。这种就座方式适合于双方比较了解、关系比较融洽的谈判。它的好处是双方不表现为对立的两个阵营,有利于融洽关系,活跃谈判气氛,减轻心理对立情绪。不利之处是双方人员被分开,每个成员有一种被分割、被孤立的感觉;同时也不利于己方谈判人员之间协商问题和资料保密。

总之,谈判场景的选择和布置要服从谈判的需要,要根据谈判的性质、特点,根据双方之间的关系、谈判策略的要求而决定。

3.3.2商务谈判议程

谈判议程就是关于谈判的主要议题、谈判的原则框架、议题的先后顺序、时间安排和通则议程及细则议程。谈判之初,一般应首先将谈判议程确定下来。谈判议程的商定,实质上也是谈判的内容,因为议程本身如何将会决定谈判者在以后的工作中是否有主动性,将会决定谈判的最终成果。

1.确定谈判议题

谈判议题就是谈判双方提出和讨论的各种问题。确定谈判议题首先须明确己方要提出哪些问题,要讨论哪些问题。

知识点1

确定议题的顺序

一般情况下,议题顺序的商定有三个基本原则,即逻辑原则、捆绑原则和先易后难原则。所谓逻辑原则,是指如果议题间存在逻辑关系的话,排序应该按照逻辑关系的先后进行。由于议题太多,如果部分议题间存在非常强的相关性或类似性,就可以将这几个相关的议题放在一起谈,这就是捆绑原则。先易后难原则是在议题间不存在上述关系的情况下,先从容易的议题开始谈,待双方进入状态以后再讨论比较难的议题,这一原则强调与议题的重要程度无关,可能先谈重要的议题,也可能先谈不重要的议题。

需要注意的是,议题先后顺序的三个原则也是有逻辑性的,即三个原则发生矛盾的时候,第二个原则服从于第一个原则,第三个原则服从于前两个原则。

2.时间安排

时间的安排即确定在什么时间举行谈判、多长时间、各个阶段时间如何分配、议题出现的时间顺序等。谈判时间的安排是议程中的重要环节。

3.拟定通则议程和细则议程

1)通则议程

通则议程是谈判双方共同遵守使用的日程安排,一般要经过双方协商同意后方能正式生效。在通则议程中,通常应确定以下内容:

(1)谈判总体时间及分段时间安排;

(2)双方谈判讨论的中心议题,问题讨论的顺序;

(3)谈判中各种人员的安排;

(4)谈判地点及招待事宜。

2)细则议程

细则议程是己方参加谈判的策略的具体安排,只供己方人员使用,具有保密性。其内容一般包括以下几个方面。

(1)谈判中统一口径。

(2)己方发言的策略。

(3)谈判人员更换的预先安排。

(4)己方谈判时间的策略安排、谈判时间期限。

4.己方拟定谈判议程时应注意的问题

(1)谈判的议程安排要依据己方的具体情况,在程序安排上能扬长避短,也就是在谈判的程序安排上,保证己方的优势能得到充分的发挥。

(2)议程的安排和布局要为自己出其不意地运用谈判策略埋下契机。对一个谈判老手来说,是决不会放过利用拟定谈判议程的机会来运筹谋略的。

(3)谈判议程内容要能够体现己方谈判的总体方案,统筹兼顾,引导或控制谈判的速度,及己方让步的限度和步骤等。

(4)在议程的安排上,不要过分伤害对方的自尊和利益,以免导致谈判的过早破裂。

(5)不要将己方的谈判目标,特别是最终谈判目标通过议程和盘托出,使己方处于不利地位。

5.对方拟定谈判议程时己方应注意的问题

(1)未经详细考虑后果之前,不要轻易接受对方提出的议程。

(2)在安排问题之前,要给自己充分的思考时间。

(3)详细研究对方所提出的议程,以便发现是否有什么问题被对方故意摒弃在议程之外,或者作为用来拟定对策的参考。

(4)千万不要显出己方的要求是可以妥协的,应尽早表示己方的决定。

(5)对议程不满意,要有勇气去修改,决不要被对方编排的议程束缚住手脚。

(6)要注意利用对方议程中可能暴露的对方谈判意图,后发制人。

小思考4

谈判议题的步骤是什么?

(1)把与本谈判有关的所有问题罗列出来,尽可能不遗漏。

(2)根据对本方利益是否有利的标准,将所列出的问题进行分类。

(3)尽可能将对己方有利和对己方危害不大的问题列入谈判的议题,而将对己方不利或危害大的问题排除在谈判的议题之外。

3.4模拟谈判的制定

模拟谈判是商务谈判,尤其是大型商务谈判、国际商务谈判准备工作的不可或缺的重要组成部分。所谓模拟谈判,就是将谈判小组成员一分为二,或在谈判小组外再建立一个实力相当的谈判小组,由一方实施己方的谈判方案,另一方以对手的立场、观点和谈判作风为依据,进行实战操练、预演或彩排。

模拟谈判是在谈判正式开始前,选出某些人扮演谈判对手的角色,提出各种设想和臆测,从对手的谈判立场、观点、风格等出发,进行谈判的想像练习和实际演戏,是正式谈判前的“彩排”。它是商务谈判准备工作中的最后一项内容。

知识点2

模拟谈判的作用

(1)模拟谈判能使谈判人员获得一次临场的操作与实践,经过操练达到磨合队伍、锻炼和提高己方协同作战能力的目的。

(2)在模拟谈判中,通过互相扮演角色会暴露己方的弱点和一些可能被忽略的问题,以便及时找到出现失误的环节及原因,使谈判的准备工作更具有针对性。

(3)在找到问题的基础上,及时修改和完善原定方案,使其更具实用性和有效性。

(4)通过模拟谈判,使谈判人员在互相扮演中找到自己所充当角色的比较真实的感觉,可以训练和提高谈判人员的应变能力,为临场发挥做好心理准备。

3.4.1模拟谈判的必要性

在谈判准备工作的最后阶段,本企业有必要为即将开始的谈判举行一次模拟谈判,以检验自己的谈判方案,而且也能使谈判人员提早进入实战状态。只要正确地进行思想练习和实际演习,就能获得功效,提高谈判能力。模拟谈判的必要性表现在以下几个方面。

1.提高应对困难的能力

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