在制定实施方案时，还应注意规范用语，应对工作分析中的用语进行规范。在工作分析过程中，信息的表达方式可以是多种多样的，对于一个问题的理解和解释也是不尽相同的。为了争取不同的工作分析人员所收集上来的信息一致，应减少因用语不同所造成的误差。
五、成立工作分析小组
收集工作分析资料的人员通常有三种类型：工作分析专家、主管和工作的任职者，他们都有各自的优点和缺点。因此，在成立工作分析小组时，应充分注意到这点。一般，专门的工作分析小组的成员包括：进行策划和提供技术支持的工作分析专家、实施操作的专业人员以及负责联络协调的人员。通常，专家是从外部聘请的，其他人员则由企业内部人员承担。
成立工作分析小组原则
1.人员选择和匹配应全面考虑
在工作分析人员的选择和匹配上，要对整个组织的工作分析活动有一个通盘的考虑。有的人员只要求能提供有价值的工作分析计划方案，一般聘请专家担任；而有的人员只要求能熟练掌握工作信息分析的技能。熟悉操作一个工作分析方案的能力，则需要较长时间才能掌握。因此，在考虑工作分析人员的人选时，要充分依靠群众、相信群众，用非专家的方法来收集资料。特别要发动和依靠各个层次的管理人员，分派他们分析所管辖区域的工作。这样做有两个明显的好处：其一可以节省工作分析的费用；其二可以加强管理人员的责任感，提高管理的效果。
2.明确成员职责
在成立专门工作分析小组的同时，还要明确小组成员各自的职责。这样，在工作时就不会出现互相推诿的现象，从而保证工作的效率和质量。他们的职责主要有两个方面：其一是在基本步骤的框架中制订更为详细的工作计划，并要求员工下决心去做；其二是审查与督促计划方案的实施。第一个责任涉及计划方案的组织与细化，第二个责任涉及计划方案的实施。
3.控制成员数量
工作分析小组的人员数量视情况而定。有的工作难度大，重复性大，则小组的人员数量要相对多一些；如果工作难度不大，小组的人员数量就要相对小些。通常情况下，工作分析小组成员的数量是单数，这样有利于工作分析结果的形成。
六、整理有关背景资料
在工作分析中，有些信息需要去实地收集，而有些现存的背景资料对于工作分析也是非常重要的，不能忽视。对工作分析有参考价值的背景资料主要包括：企业现有的资料、国家职业分类标准或国际职业分类标准。
1.企业现有的资料
（1）组织结构图
组织结构通常是通过组织图描绘出来的，组织图中既包括了纵向的报告关系，同时也包括了一些横向的职能责任。
①组织结构的维度。
组织结构的两个最为关键的维度是集中化和部门化。集中化所指的是决策权力集中于组织结构图上层的程度，它与将决策权分配到组织图的较低层次上的做法（也就是说，决策权的分散化）是相反的。部门化指的是各个工作单位在多大程度上是根据职能的相似性或者工作流程的相似性而进行分类的。
②组织结构的形式。
企业常见的组织结构形式是职能式组织结构和事业部组织结构两种。
实例1
职能式组织结构图
实例2
事业部组织结构图
（2）流程图
组织结构对创造产出的不同个人以及工作单位之间的静态关系提供了一种全面的概观，而工作流程设计对于投入转化为产出的动态关系提供了一种纵向的透视。相比较而言，流程图比组织图更为详尽，它表明了工作之间是如何彼此联系的。
提醒您
组织图提供的是粗略的框架，而流程图则提供了特定工作的更为详尽的分析。在实际的工作分析收集方法采用之前应该参考这些相近的资料来源。
（3）部门职能说明书
部门职能说明书规定了组织中的一个部门的使命和职能，而工作分析就是要将部门的职能分解到下属的职位上去。仔细研究现有部门的职能说明，可以将部门的职能全面有效地分解到部门内部的各个职位上。
【实例】
××公司人力资源部职能说明书
部门名称人力资源部门负责人人力资源经理直接主管行政副总
职位设置人力资源部经理、招聘专员、培训专员、薪酬福利专员
部门使命人力资源部负责建立和健全人力资源开发与管理体系，并确保其得到持续、有效的实施与发展，为各部门提供人力资源管理服务和支持。
（4）企业中现有的工作说明资料
在刚组建的企业中，并没有进行过工作分析，其职位说明资料仅仅是企业的规章及供招聘的广告等少量资料。而在已走入正常发展轨道的企业中，关于职位描述方面的资料则要多一些。有很多企业，都定期或不定期地实施过工作分析，因此，在这些企业中一般会有一些现成的职位职责、职位描述等资料。这些现有的资料尽管可能不尽完善，或者由于工作的变化已经与现在的实际情况不符，但仍会提供工作的一些基本信息，因此仍然具有参考价值。
2.国家职业分类标准
职业分类是采用一定的标准，依据一定的分类原则，对从业人员所从事的各种社会职业进行全面、系统的划分与归类。职业分类的基本依据是工作性质的同一性。我国的职业分类辞典中将职业分为大类（8个）、中类（66个）、小类（413个）和细类（1838个）四个层次，依次体现由粗到细的职业类型。每一个层次都有不同的划分原则和方法。大类层次的职业分类是依据工作性质的同一性，并考虑相应的能力水平进行分类的；中类层次的职业分类是在大类的范围内，根据工作任务和分工的同一性进行分类的；小类的职业分类是在中类的范围内，按照工作环境、功能及其相互关系的同一性进行分类的；细类的职业分类即为职业的划分和归类，它是在小类的基础上，按照工作分析的方法，根据工艺技术、对象、操作流程和方法的相似的同一性进行分类的。
提醒您
在进行工作分析时，首先可以查阅职业分类辞典，找到类似的职位描述，然后进行适当的参考、借鉴，但一定要注意，不可照搬现有的资料，只可将现有的资料作为参考。
七、收集分析信息
在实施工作分析调研之前，需要事先考虑收集哪些信息。一般而言，工作分析所需要的基本数据的类型和范围取决于工作分析的目的、工作分析的时间约束和预算约束等因素。
1.信息收集原则
确定要收集哪些信息，可以从以下几个方面加以考虑：
第一，根据工作分析的目的和侧重点，确定要收集哪些信息。
第二，根据对现有资料的研究，找出一些需重点调研的信息或需进一步核实的信息。
第三，按照工作分析的内容考虑需要收集的信息。
2.审查和确认工作信息
通过对收集来的信息的加工、处理而形成的文字资料，必须由工作任职者和任职者的上级主管进行审查、核对和确认，才会避免偏差。
工作信息鉴定方法
1.测量
测量是工作信息质量鉴定的一种常用手段。一般来说，测量就是按顺序给事物指派数字的过程。但在实际操作中，测量是揭示工作因素及其物质数量化的过程。
2.统计
工作分析中的统计是指对工作信息的总体数量方面进行搜集、整理和分析的过程。通过统计、整理，可以达到以下效果：
第一，可以修正初步收集来的信息中的不准确之处，使工作信息更为准确和完善。
第二，由于工作任职者和任职者的上级主管是工作分析结果的主要使用者，请他们来审查和确认这些信息有助于他们对工作分析结果的理解和认可，为今后的使用奠定基础。
第三，收集工作信息的人实际上可能并没有从事过所分析的工作，因此对工作中一些实际问题和标准并不是很了解，而在这些方面，工作任职者和任职者的上级主管更有发言权。
第四，让工作任职者和任职者的上级主管共同对工作信息提出意见，有利于发现他们对工作的一些不一致的看法，使他们能有一次沟通的机会，以便协调一致，便于今后更好地开展工作。
八、取得相关人员理解
由于工作分析需要深入到具体的每个工作职位上，对每个职位都要有全面而准确的了解，以便最终形成一份精确的工作说明书。在进行这项工作的过程中必然要同大量的工作任职者和管理者发生关系，因此赢得他们的理解和支持是非常必要和重要的。与参与工作分析的有关人员进行沟通主要有以下目的。
1.消除员工的戒备情绪
由于在工作中被人面对面的仔细观察时，员工往往会产生出于本能的不安。为了消除不安的情绪，可以向他们介绍工作分析对于开展工作的意义，对于管理工作的好处，提高他们的兴趣，另外，还要澄清他们对工作分析的一些错误认识。例如，要让他们认识到工作分析的目标是针对工作的，是为了分析工作的一些特性，而不是评估工作任职者的表现，消除他们一些不必要的担心。让他们认识到工作分析的结果并不是给大家增加工作量，而是通过明确职责分工以提高效率，减轻大家的工作负担。
2.采取适当的步骤
工作分析人员在进行工作分析时，把工作分析的步骤告诉参与的员工，有利于员工的心理安定。员工在进行工作时，若不知道工作分析的步骤，就会有一种急躁情绪，如果告诉他们工作分析的步骤，就可以使得参与员工能够积极配合，最终使工作分析得以协调地进行。
3.合理安排时间
让参与工作分析的人了解工作分析大致需要进行多长时间、大概的时间进度是怎样的。这样，他们就会了解自己大概会需要花费多少时间进行配合，便于他们事先做好安排，留出足够的时间来配合工作分析人员工作。
4.使用正确的方法
让参加工作分析的有关人员初步了解工作分析中可能会使用到的方法，以及在各种方法中他们需要如何进行配合、如何提供信息，这样，会使收集的信息更加有效。
5.选择参与的方式
工作分析人员在进行工作分析时，容易与员工产生隔阂。在这种情况下，告诉他们如何参与以及有问题寻找谁帮助，可以减少阻力，使得工作分析可以顺利地进行。
探究.思考
1.进行人力资源需求预测常用的方法有哪些？
2.进行职能调整及修改的依据有哪些？
3.影响人力资源规划的因素有哪些？
4.简述马尔可夫预测法。
