先从一个小故事开始吧，这个还是与微软有关。2008年，微软请我和我的同事切尔西帮忙解决一个数据可视化的难题。用过Excel的人都知道，要收集、比较、计算大量数据，Excel表是很好的工具。有很多擅长操作Excel的能人在微软工作也不足为奇，毕竟那里是Excel的诞生地。这些能人中又有很多人集中于微软的财务团队，负责操控那些可以左右公司决策的数字。
财务团队请我们到微软总部，帮着想想怎么才能让电子表格中产生的财务方面的洞见更容易显现。有没有某种可视化的方式让数据分析更快捷、更直观？就战术上讲，财务团队是为了参加一个即将举???的数据展演会议，请我们帮着设计一个初步模型。这个会议将决定公司财务软件设计的未来。这件事难度可不小。
唯一的问题是时间。距离会议举行只有几个月的时间了，而且大部分时间我们要用来为这个初步模型设计编码、进行测试。如果你以前设计过软件（或者曾经为特定用户群设计过什么东西，不管是网站、地图还是食谱），你就会知道，开始此事的正确方法是先找出潜在用户已经知道的东西，具体到这个情境，就是要进行一项持续数月的用户需求调查，随后又是数月的用户测试。
时间显然不允许了。于是我们换了一种方式，邀请财务部门的12位高级数据分析师进入会议室，还锁上了门。我们提供纸和笔，告诉他们只有把现在电子表格使用者面临的最大难题画出来，才能离开会议室。
我们会在下文中展示这些图。
“分析瘫痪”循环的三大步骤
“分析瘫痪”循环（一）
先画个圈，把它命名为“谁”。因为所有人都得向CFO（首席财务官）汇报，每个财务分析师头脑里首先就会出现他，所以第一个圈就是CFO。下一步，画出两个部门经理。接下来我们就得再补充一些细节，把这3个人的画像区分开。好了，商务情景的角色分派就完成了。
分析师告诉我们，当CFO提出需要财务状况的季度报告（希望了解业务进展状况）时，循环就开始了。他要看到数字。
在会上，经理A高兴地报告说该季度状况良好，然后面色凝重，称下个季度会变糟。经理B则和他完全相反。
CFO浏览着递交上来的数字，意识到两位经理的报告基于不同的财务指标，于是告诉他们将两份报告同步汇总以后再汇报。
我们画出几个圈，分别命名为：CFO、经理A、经理B，然后再补充细节，画出3个人的画像。
每季度，CFO都想看到业务进展的报告。他想看到数字。
经理A的报告称：本季度良好，下一季度会变坏。经理B的报告与经理A的完全相反。
CFO发现，两位经理提交的报告所使用的财务指标不一致。
现在，两位经理也十分沮丧。他们得努力去揣摩CFO最想了解这个季度中的什么信息，然后提供一致的财务指标，或者干脆把手里的材料都给他。为了安全起见，他们选择了后者，结果导致整个过程必须从头开始。
由于不确定CFO最看重哪些财务指标，两人把分析师收集的所有数据都递交上去了，整个过程又回到了起点。
现在这张循环图就完成了，分析师们都认为通过这张图可以看出目前电子表格使用者最大的苦恼--不能有效准确地猜测到他们的老板以及老板的老板们最需要见到季度业务回顾中的哪些东西。现在我们一起去吃午饭，别忘了想想怎么才能恰到好处地解决这个问题。
“分析瘫痪”循环（二）
饭后回到会议室，我们心里有这样一个问题：如果有某个环节的表格需要改进，应该是哪个环节呢？思前想后，我们都认为，如果有某种方式可以让经理们更灵活地选择数据向CFO展示就好了。把所有数据一股脑儿都提交给CFO很尴尬，这一步需要改变，所以我们在上面画了个红色的“×”。
如果部门经理们在CFO面前可以更灵活地选择和展示数据，他们就可以避免把所有数据一股脑儿都交给CFO的尴尬。
找到了需要改进的地方，我们就大致在心里形成了一种电子表格，它允许实时选择多种不同来源的数据，把它们并排逐个呈现出来。那样的话，所有的人都会很满意。要是我们能根据这个设计出一个初步模型，会议肯定会很成功。
财务“分析瘫痪”循环（三）
在下班回家的路上，我们可以想一想这个框架可以怎么设计。第二天我们擦完白板（记得擦之前把昨天画的图拍下来），然后基于对未来几年里技术发展的预测，画出了框架的大致模样。
如果我们能设计一种框架，可以同时展示和选择不同来源的数据，在会上一定会引起轰动。
当然，我不能公布最终的设计图，不过，可以给大家看一张未被采用的样图。在这张图里，你可以同时看到多种数据类型、一排排数据图形以及各种操作工具。
这个例子里最重要的内容并不是向大家公布最终的图，而在于画图的过程，正是因为思考过程中产生的若干图才让思考有了重要突破。
和麦肯锡和乐高公司的那个故事一样，我对于在总结会上向微软高管们展示那些粗略的草图也感到忐忑不安。尽管这些图看起来的确很不专业，但实在没有时间用电脑绘图软件重新画一次。就拿这些图给他们看吧。
尽管这个设计没有被采纳，但它使用的许多要素都与最终采用的模板一样。
总结会开始了，我们向公司高管们展示白板，这个时候有趣的事发生了--每个人马上都明白了我们所展示的内容。我还是头一次遇到这种情况。没人抱怨我们用错了字体，没人质疑我们对颜色的选择，没人质疑图中数据的精确性等。
会议结束时，微软两位高管对我说：“我们很喜欢这种开会方式，主要是因为你们的图太棒了。你们用的是什么画图软件？”
这些图很明显是手绘的。我想也许他们是在开玩笑吧，所以也幽默了一下：“我用的是‘智能大脑1.0’、‘纸和笔1.0’。”两人竟异口同声地问：“软件开发者是谁？”
切尔西?哈德维是《职场秘密语言》（WhyBusinesspeopleSpeakLikeIdiots）的作者。这是以商务沟通为主题的好书之一。
过去30年里，个人电脑技术的突飞猛进产生了不少颇具讽刺意味的事件。比尔☆盖茨设计的Excel的初始版本只能在刚诞生一年多的苹果电脑上运行，这在如今简直难以想象。
我要声明一下，这个情景只是对可能发生的事情进行某种假设，不特指某个特定的公司、部门或季度。
工作时及时将文件做好备份是很重要的，我们接下来还会涉及这个话题。限于篇幅，我没有把头一天会上大家画的所有草图都展示出来。不过，你们看到的都来自那些草图，我只是用Photoshop对它们稍稍作了一些整理。
关于例子里透露的具体内容，我都获得了微软的许可。非常感谢他们坦诚和开放的态度。
也许将来的电子表格程序里会出现没有被采纳的设计中的许多要素，这可说不准。
