客户资料数据库是一切商务活动成功的基础，也是商务电话顺利沟通的关键因素之一。
在商务电话沟通中，掌握详尽的客户资料可以使我们更清楚地知道对方的情况，在心理上做好充分的准备，从而“知己知彼，百战不殆”。同时，详细的客户资料还可以完善我们与客户沟通的细节，寻找给客户打电话的理由，以便在打电话的过程中不至于让客户觉得唐突。
在打电话之前，如果没有对客户的资料有详细的掌握，那么在你认为万无一失的情况下仍然会漏洞百出。下面的对话就是一个典型的例子。
“喂!您好!我这里是××公司，请找采购部的刘梅小姐。”“是的。先生，可是我们这儿没这个人啊!”“怎么可能没有？等一下，我查一下。”用脸夹住听筒，一手急忙地翻开名片簿找寻名片，终于找到了，才“啊”地大叫了一声，原来打到别家公司了。“小姐，对不起打错了。”匆忙挂上电话，确定了公司名再拨一遍，“小姐，您好!这里是××公司，请问采购部的刘梅小姐在吗?”“请等一下!”过了几秒钟之后电话传来怀疑的声音：“先生，您确定是采购部吗?很抱歉，采购部没这个人，业务部却有一位刘小姐。”这时才搔搔头，瞄了一眼名片后，恍然大悟地说：“对!真是麻烦您了，原来是业务部的刘小姐。”这时你一定会觉得自己今天做事诸多不顺，其实不是运气的问题，而是事前对客户资料准备不周所致。如果事前早已把公司名、部门名、姓名搞清楚的话，就不会绕这么大的圈子了，而且也不会耽误他人的时间和自己的工作。
可见，掌握客户资料在商务沟通中非常重要，只有掌握了客户的资料并且灵活运用，才能保证沟通顺利进行。
通常，商务电话沟通中需要了解的客户资料的具体内容包括以下几个方面。
1客户名称、职务
准确记住客户姓名，以确保我们寄信时不会把对方的名字写错，这是对客户的一种尊重。而且我们只有了解客户的职务，知道他负责什么项目，才可以决定是和他谈下去还是通过他找到购买的决策者。因此我们要在电话中了解对方的职务。
“请问，您在公司负责哪个部门的工作?”
“我是负责销售的。”
“噢，请问公司采购的业务通常是哪一位负责?”
“是我们采购部王经理。”
“请问您知道王经理的分机吗?”
“王经理的分机是……”
“噢，谢谢您。如果方便，下一次去您公司一定拜访您。谢谢您告诉我王经理的电话。”这样，你下次打电话就很明确了。
2电话号码
我们要准确地记住对方的电话号码，包括对方的直拨电话、分机号码、邻座的号码，还要记住他的手机，另外你还应当记住他的家庭电话。你如果能记住他邻座的分机，会让对方觉得你办事非常认真仔细。
“××先生，您的电话号码是多少?您邻座的电话号码是多少?”
“咦，您问我邻座的电话号码干什么?”
“假如我有重要的事情找您，恰巧您不在，您的邻座在，他会很及时地转告您我要告诉您的事情。您说可以吗?”
“噢，是这样，当然可以，我的邻座是……”这样，客户会觉得你这是为他着想，以后的沟通也会更加顺利。
3地址邮编
不论客户是谁，规模较大的公司客户也好，实力稍逊的个人客户也好，电话销售人员都应把对方的地址邮编记好，这对日后的联系是必不可少的。
4 Email
internet改变了我们的世界，同样也创造了一个新世界，群发Email让我们在短时间内可以让十几万顾客收到邮件。
“有一种提升你工作效率的方式完全可以用在你的工作上，直到你看完这封Email。”诸如此类的话就能锁定他的注意力。Email，第一句话就要能吸引他看完，要让顾客有兴趣看下去。
5网址
现在一般的公司都有自己的网页。通过浏览网页可以帮助业务员详细地了解对方的产品、对方的个性、对方的定位。企业的网址可以帮助我们全方位地了解企业的信息，找到顾客的需求，与顾客建立良好的关系，并且可以详细地了解顾客销售的产品与服务。你销售什么样的产品以及提供什么样的服务，对准顾客来说是非常重要的一件事情。你销售什么样的产品或服务，顾客需要什么样的产品或服务，你都需要了解清楚。上网查询非常便捷有效，并且能提供详细信息。
客户资料数据库(包括潜在客户)是一切商务活动成功的基础，也是商务电话顺利沟通的关键性因素之一。正是由于准确完整的客户资料数据库，才保证了公司的电话沟通和销售等其他职能的顺利实现。
有一家成功的销售公司，就是一边着手整理自己现有客户的数据资料，一边从某管理咨询公司购买自己的潜在客户数据库，现在已经有了一个基本上涵盖了自己目标市场的客户资料数据库。而该公司的电话销售人员就是每天利用这个数据库保持与客户的接触，并随时把联系结果输入到数据库中，当然还包括了决策信息、客户的态度、销售进度等重要信息。现在，这个数据库包含了5 000个目标客户、30 000个联系人、近50 000条联系记录。想像一下，假如企业拥有一个这样的数据库，一切营销活动、一切沟通是否会变得更容易?结果是否会让管理者更满意?
戴尔更是一个成功的典范：
戴尔将电话与电脑加以结合，以方便消费者使用，并提高服务品质。当你打电话到戴尔电脑的服务专线时，与你交谈的不是那些低薪、心不在焉的电话营销人员或接线生，而是具有专业素养的“电话代表”。这些电话代表一进公司，即须接受为期五周的训练课程，经过一年的救援服务训练及国际电话培训后，才可以开始接听顾客电话。除了电脑技术性训练外，他们同时还接受“如何倾听”这类的课程训练。
戴尔电脑的工作人员必须通过考核之后，才能真正成为顾客服务的电话代表。这些代表除了具备完整的知识及训练有素的头脑外，他们还拥有一个巨大而又值得信赖的“大脑”——一部安置于电话代表座位前的电脑，储存有完整而充足的资讯。顾客的基本资料输入资料库后，他打来的每一通电话，都是以非常谨慎的态度处理的。戴尔的工作人员只要按下几个按键，就可以在荧屏上看到该顾客的完整交易记录，包括所在公司的职位、职业、第一次求助时间、购买电脑的日期、机型、购买电脑前对电脑系统所具备的概念、使用电脑的程度等。工作人员还可以通过顾客即将订购的机器，对确定该机器是否能满足其需求提供帮助，并考虑与顾客现有的配备调和搭配。
戴尔的成功就是因为使用了资料库管理。如果你使用计算机系统，那么记录和获取信息就容易得多，而且更简单明了。
实践练习
详细的客户资料将完善我们与客户沟通的细节，寻找给客户打电话的理由，以便在打电话过程中不至于太贸然。
你以前是否忽视了本细节，以后又将如何去做？（请写下来）
