为了表现有效的领导才能，管理者必须经常承担职责以满足人们对他颇有争议的期望。图８-３管理者模型尤其和会展业管理者有着直接关系，因此，他们一定要非常熟知这些职能以及核心能力，以期成为大师级的管理者。
作为一个“指挥者”，会议的组织者将重点放在制定计划和设定目标等工作上以明确预期。他们确立目标，譬如为一个特别的会议确立目标；他们明确职责和任务，譬如在和一个会议协调小组一起工作，归纳一切问题并寻求解决方案，制定规章、策略并给予指导（如会议座位预订办法），等等。同时，他们还需如图８-３中所要求的主要能力包括计划和确定目标能力，设计策略能力，组织团队能力，和有效授权能力。
（１）实施者。作为一个“实施者”，会议的组织者必须以任务为方向，以工作为重点。在这个职责上，他们需要运用自己的能动性和创造力，保持高度的兴趣、动机和精力，使团队中的其他成员也能被激励起来，帮助他们提高自己的工作效率以使他们达到预期的目标。它所要求的主要能力包括高效多产能力，管理时间和压力的能力，以及促进高效的工作环境的能力。
（２）监控者。作为一个“监控者”，会议的组织者必须认识到在他们的工作范围内正发生着什么，同时应保证组织成员都听从指挥并能完成工作所要求他们完成的任务。一个监控者是擅于分析的，他能独立处理各种数据，并能加以控制和分析。会议的执行方面就与这种监控职能有着密切关系，诸如会前登记事项和进程安排都有了，才能有效地执行下去。它所要求的主要能力包括监督自己和他人工作的能力，监督和整个组织的工作能力。
（３）协调者。作为一个“协调者”，要求会议组织者具有根据工作环境来安排，组织和协调的领导才能。不仅如此，他们还应当能解决一切矛盾，关心会议的技术，策划和后勤方面。它所要求的主要能力有管理项目能力、设计工作环境的能力和跨职能与环境管理的能力。
（４）架桥人。作为一个“架桥人”，会议组织者要鼓励大家一起努力去建设凝聚力和团队精神并能处理冲突，促进组织问题的解决和建设。要成为员工的“良师益友”，会议组织者必须是一个乐于助人，善解人意，和蔼可亲的人。它所要求的主要能力有善于倾听，在适当的时候不吝啬告状和表扬，帮助团队成员培养技能，提供培训机会和为每个员工设计成功计划的能力。他们必须要了解自己和团队里的其他人，有效地沟通交流和发展下属。
（５）创造者。“创造者”的关键在于适应变化和能动性。在管理者模型中会议组织者关心着环境的变化，从中发现重要的趋势并构思新的想法或情况。它所要求的主要能力有前瞻能力、忍受风险和不确定因素的能力、创新能力以及像前面提到的对一个专业会议组织者显然应具备的技能。如果要扮演经纪人的角色，那么会议组织者必须要在政治活动中表现得精明能干，具有说服力和影响力。他们代表着这个行业的形象，因此他们要具备与顾客或其他人谈判的能力，营销他们的服务产品，促进公共关系，发挥代言人作用的能力，等等。
对于下层管理者或监督者来说，模型揭示的管理领导职能就像对于高级会展管理者一样也是适用的。只是在范围和职能权限上，各组织级别有稍许变化。
比如同样在扮演经纪人角色的过程中，行业协会会长会为整个行业充当一个联络人或代言人，而一个会议的组织者只会就他们的会议与顾客联络和谈判。
如果会展管理者要领导并激励团队，他们必须对所有这些方面都了如指掌，还要熟悉什么时候他们可能要用到的合适的领导职能。在很多情况下，会议的组织者他们在同一会议地点要和会议委员会或几个不同部门一起工作的情况下，如在会议的开始筹划阶段，“创造者的职能”可能是最重要的，而当会议快要开始时，“实施者”和“指挥者”的技能也许更重要，因为要确保许多特殊的任务按时保质保量的完成。
二、人力资源的激励
在关注个人和团队利益的过程中，会议的组织者开始认识到领导职能中的激励部分。这是管理中最富挑战性的部分。它能够通过员工的士气、工作的成绩、出勤率、员工的努力程度，人员的更新与忠诚，以及任务的完成来表现。所有管理者必须清楚什么才能使业绩快速上升，为什么一些员工希望接受并完成更艰巨的任务而另一些人总是态度消极甚至有时候还不肯合作。激励对于每个人来说实行起来都是不一样的。但是，如果要让一个会展公司获得成功，那么它的员工必须要工作出色，这个公司必须要运行高效并且一定能提供给员工工作所必须的信息和资源。除此之外，员工应当不仅有尽力为自己的满足而努力的渴望，还应有尽其所能帮助公司成功的愿望。
什么是激励呢？它可以定义为在人们通过努力能够满足一定个人需要的前提下，鼓励他们心甘情愿地作出最大努力去实现组织目标的手段。
激励的定义表明了虽然人们可能会朝着团队或组织共同的目标努力，但人们的自愿程度取决于个人的需要。只有了解了这个员工的什么样的需要能激发他的行为，管理者和组织才能帮助激励他们的工作以利于完成组织的目标。每个员工的需要都不尽相同，为了要满足很多各种各样的需要，组织应当实施各种不同的激励战略。
关于激励理论存在着许多评价和讨论，由于篇幅有限不一一详述，只在这里讨论一下弗鲁姆的期望理论和如何将它运用到会议管理中来。弗鲁姆的期望理论是建立在工作努力，工作表现和工作成绩的关系的基础上的。
期望理论认为只有当员工预期到这些行为会给他们带来奖赏，他们才会去做。举个例子，如果人们相信一定量能够承受的努力就能达到满意的工作成绩，而且这样的成绩会带给想要的奖赏，那么他们就会被激励。激励理论表明了一个人能否被激励取决于两个“期望”和一个“价值观”。这里的“期望”是指人们预期某件事发生的可能性。“价值观”是指奖赏被认为的价值。
第一个“期望”是员工认为努力程度和由努力带来的成绩之间联系的概率。
为促成激励，员工必须相信只要他们作出一定量的努力，他们就很可能达到预期的工作标准。
第二个“期望”是员工会将工作成绩和由此带来的奖赏联系的概率。如果员工相信有了令人满意的工作成绩就很可能得到奖赏，那么激励就能最大程度地发挥作用。
“价值观”是关于奖赏的价值的。举个例子，如果一个激励者，能为奖赏赋予高价值，那么这个奖赏对于员工必定有着很高的吸引力。员工只有认为这个奖赏正是他们所想要的，他们才会被激励。图８-４总结了这个理论。
会展管理者如何将激励的期望理论应用到他们的团队中呢？有三种途径：
（１）把员工的努力和工作表现联系在一起。管理者必须要保证团队中每个成员都有必需的技能来很好地完成工作。这要么向社会招聘，要么让在职人员接受这方面的培训。管理者必须要确保员工都认识到是什么构成“满意的工作表现”。
（２）把工作表现和工作成绩联系在一起。员工必须清楚自己的工作表现可能会产生的工作成绩。这可以通过工作评定，目标设定和目标管理（ＭＢＯ）做到。
（３）明白员工想要的价值或工作结果。管理者必须认识到“工作结果”，因为它对团队很重要。管理者必须在报酬的分配上一视同仁，这样员工可以相信他们将会被充分地奖励。
“想要的奖赏”（价值观）可以有外在的奖赏（通常是金钱上的）和内在的奖赏（更多地体现在工作本身）。外在的奖赏包括直接的工资，奖金，利润的分得，退休金，医疗补助，公车借用和参加相关的培训项目，研讨会的费用和时间的减免。
其他外在的奖赏还可能是以诸如受到正式奖励和表彰，办公场所的地理位置和规模以及装饰的质量等身份象征的形式体现。内在的奖赏可以表现在诸如工作时间外的员工联欢会，非正式奖励，友善的问候和赞美或通过在工作中得到的自我奖赏（如人在做一项有趣并富有变化的工作时，会产生成就感，自我肯定，自我表扬，灵活的工作时间支配和自治感）等社会奖赏中。
在会展业似乎有许多机会可以让人得到内在的奖赏。例如，在有些部门许多工作都是富有挑战性，非常有趣并多变的。对于会议组织者来说，目睹整个会议工作从开始到结束，接受来自顾客和代表团对会议的圆满运营的赞美都是一种满足。另外，会展业让人有很多机会去接触大量各式各样的人，参加国内和国际的旅游，参与可能与会议有关的广泛的社会活动。在一些领域人们还有机会享受零散的灵活的工作时间。所有这些因素都可以被认为是提供了会展业人员想要的奖赏，并和外在性奖赏一起协助激励着员工。
思考题
１．如果你立志从事会展行业，在分析行业要求的前提下，你认为除了自身已具备的素质之外，还需要具备哪些技能或素质？
２．你能否提出某些建议来改善我国会展行业人才的现状？
３．在大学或其他教育机构中，若开设会展方面的专业，你认为哪些课程是必需的？
４．会展人才的资格认证应该具备哪几个层次？
５．采访一个在会展业第一线工作的人，如一个宴会的会议服务经理。然后确定：
（１）这个人的雇主采用的激励策略。
（２）这个人使用的激励。
６．如果你是一个宴会的会议服务经理，你会采取哪些步骤去最好地激励你的团队？解释一下这些步骤的重要性。
７．评价一下为什么有效的人力资源管理对于会展业组织很重要。
