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第20章 向上级报告应注意哪些问题(1)

向上级汇报是在职场中奋斗的每个人所经历过并且还要继续经历的。

报告是否是领导所需要的,是否能引起领导的重视,取决于你报告的态度、叙述方式以及报告时所选择的时间、地点等等一些需要审时度势的因素。

在第九、第十、第十一章中,我们主要谈的是在上下级关系中的一些非正常情况的处理,在以下各讲中,我们主要讲一些正常情况的处理。如下级如何向上级报告,在报告的过程当中应该注意哪些问题,上级如何给下级做指示,等等。

我们每个人每天都处在上下级的关系当中,在经意与不经意之间都在处理着这种关系,虽看似平常,但是实际上这其中还有很多的学问。我们每个人不仅是上级,而且首先是下级,要经常汇报、请示工作。如何做到向上级报告的时候,更主动、更有效果?应该怎样表达,注意些什么原则呢?

尊重领导,至少礼让三分

讲到上下级,就离不开上下级关系,这是上下级之间第一重要的问题,但是目前在讨论这一问题时,存在着一个误区,因此,我首先要提醒各位,我们没有人际关系这种东西。我们一直读西方人的著作,其中所说的人际关系,在中国就行不通。

在中国,人与人之间的关系是伦理关系,而我们所讲的人际关系是,我跟你平等——彼此平等才有人际关系。而在中国,谁跟谁都不平等。试想一下,你跟你的老板平等吗?因为我们讲伦理,老板没有坐下,谁敢坐下?谁先坐下,谁的前途就没有了。老板在那里说:“请坐、请坐。”但没有人敢坐。老板坐了还要老二、老三……按次序坐下。假如你排位在最后却先坐下去,别人会笑话你,其实就是指责你。

最常见、最明显就是在宴会上吃鱼,没有人敢轻易地去动鱼头。鱼一端上来,鱼头就一下被夹走,这个人就完全没有前途了,因为他没大没小,没上没下。所以,很多人不知道这个轻重利害。鱼头怎么没有人吃?鱼头最朴——“逢头三分补”,可就是没有人敢动它。

中国社会是个伦理社会,不可以没大没小。所以,我们只有人伦关系,没有人际关系。因此,我们首先要“自我修养”,对自己的老板要绝对做到礼让三分,起码要让他三分。任何人不能跟他平起平坐,也不可能和他平起平坐。

这是第一个要确立的法则。

大师名言

中国社会是伦理社会,不可以没大没小。我们只有伦理关系,没有人际关系。

上级想听才去说,要有方案才去请示

要确立的第二个观念是,不可以问上级问题。

因为问他问题,就等于把责任推给他。“经理,这件事情要怎么做?”所有当主管的都心知肚明,他心里很清楚:你厉害,你聪明,你用请示来推卸责任,要你这种人干吗?所以我们拿着问题去请示,老板心里很不高兴,他一定会说:“样样事情都问我,我去问谁?我要你们这一帮人难道只是吃饭的!”

那么,是不是不管有什么问题都不能问呢?什么情况下才可以问呢?

现在做部属的遇到问题都在问,因为作为部属不能不问,你不去问,上级就认为你擅做主张。我们不能误解了这个问题。中国人永远是左右兼顾——部属问他不高兴,不问他还是不高兴。在职场中,有经验的人是身受其苦,一些搞专业技术的人,在这些问题上也往往力不从心、无法应对。

我有几十年在职场积累的经验,我认为,遇到需要请示的事情要去跟主管报告的时候,先要说明,现在有一件事情,状况是这样的……然后再看主管要不要听下去。

第一种情况:他根本就不想听,表示他知道,就不用再哕嗦什么,他不讲话是给你面子;

第二种情况:他完全没有反应,就表示他都知道了,你也没有必要再说下去了;

第三种情况:他会看着你,很专心地听,就表示他不知道,或者他已经知道但还想听你怎么说(这就是为什么我们强调讲话的时候要眼睛看对方,因为你可以看出对方心里的想法)。这时,你就接着说你跟某某研讨过,结果是这样的,但是不敢决定,所以提出来请示。

这样做,主管会非常高兴,因为你有腹案。有答案不行,因为答案不是你做,而是主管给。这个原则大家要掌握——先有腹案再来请示他。

大师名盲

带着腹案请示上级是向上报告的重要原则。

报告只说过程和想法,不可替老板做决定

接下来,主管一定会问:“你觉得怎么样比较好?”

没有一个人喜欢伤脑筋,你整天让老板伤脑筋,要干部干什么?设身处地想想,一个人好不容易熬到领导的位置,他是坐轿子的人。坐轿子的人在里面要闭目养神,坐在轿子里面还一会儿一个事儿,坐一会儿就要下来,干脆不要坐了,下来就好了。旁边抬轿子的要抬得他很安心,这才叫好干部。如果抬轿子的一直问,现在要向右拐还是向左拐,坐轿子的不停地看,当老板的就完全不像老板了。

一个人不可以不劳而获,但是一定要坐享其成。我们一生努力就是要坐享其成,但是绝对不可以不劳而获。二者并不矛盾。你可以坐享其成,是因为你劳动很久累积的。积累这么多的经验,一有风吹草动,你根本不用动脑筋就知道如何处理,当然可以坐享其成了。部属的一动一静,你都清楚了,这样做大老板才有意思。

如果我是主管,我不允许部属空着脑袋来请示我,绝不允许。空着脑袋表示你没有尽责任。你的方案怎么样,把方案给我,让我判断,可以;你空着脑袋来找我,叫我伤脑筋,免谈。每个老板都是这种想法。

所以,作为部屑,一定要设身处地替老板着想。遇到问题要了解现状,然后有些腹案,带着腹案去让老板做决定。

大师名言

一个人不可不劳而获,但是一定要坐享其成。我们一生努力就是要坐享其成,但绝对不可以不劳而获。

报告不可从头说起,要分三段—层—层往下说

我们讲话不可以一口气讲完,凡是一口气讲完的人,都是惹人厌烦的人。这样的人大家都会笑话他,他一出现,所有人都不再讲话了——怕跟他讲话。他们永远都是这样开始:自从唐宋以来……从头来讲,讲到最后还没有讲到事实,别人已经都走光了。

一个人如果不能训练到3分钟内把要点说完,这个人就没有沟通能力。经常开会的人都知道,只要一个人的报告超过10分钟,所有人就都不想听了。说话简明扼要,这点非常重要。向上报告,一要尊重上司,还要简明扼要。

报告可以分三段。

第一段说出去,如果上司不想听了,后面就不必讲了,不必浪费时间;

如果上司继续要听,就说第二段;

上司还要继续听,再说第三段。

最后,上司会请你留下来研究,因为他感到此事重大了。

一个部属要做到让老板说“请你坐下”,那他就是公司里分量最重的人;还没说完话,老板就说“去、去、去”,这是最倒霉的部属。所以,我们相信感觉,而不是相信嘴巴讲的话,就是这个道理。

一个部属要想做到在向上级做报告的时候完全心中有数,而且要拿出自己的腹案来,就要在事前做大量的调研和组织工作。这才是好部属,才是能干的部属。

一个好的部属要做到既让老板不操心,又要很尊重老板,这两个缺一不可。一个部属让老板操心,老板就觉得这个部属不管用;而部属不尊重他,他就觉得你功高震主,就准备把你“干掉”。所以,当副手也很难。

大师名言

一个人如果不能训练到3分钟内把要点说完,这个人就没有沟通能力。

方案与老板的想法有分歧,要想尽办法做调整

常常有这种情况,部属准备的解决方案与老板心目当中可能产生的方案有出入,这种情况下该怎么办呢?

一个会当领导的大老板,他心里想什么,不会让其他人知道,这才是有水平的老板。我们一定要牢记,我们所想到的都是很有限的。“我们想到的都很有限”这句话非常重要。真正好的答案,常常是我们没有想到的那一个。我们所想到的方案基本上都不能完全解决问题,这是人类思维的局限性所致。

我们常常安于现状;我们常常把自己的经验拿出来;我们常常把所见所闻总结起来,以为就是这样了,其实不是。因为内外环境变动,同样的问题,每一次都会有不同的答案。所以,你是部属,只要你胸有成竹,就会受到局限;你是老板,只要你赞成部属的想法,你也会受到局限。

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