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第11章 学会科学合理地安排时间(1)

一不沉湎于过去

目前的时代是一个庸人苦恼万分的时代。一些人在冥冥中等待着上帝赐予其人生之契机,祈求着未来那即将出现的万分美好的光明前途。其余的人则常常念叨着,希望时光能够倒流,回到以前那种“美好的古老时光”中——当时理发只要2分钱。空气也清新宜人,生活简单却美妙。

今天,如果你拿起报纸,翻到社论版,你可能会看到像以下这样的东西:

这个世界对我们来说太大了。你全力以赴,却总是落在人后。你不断地遭受压力,想要跟上别人……然而,到头来,你将迷失方向,科学上的发现及发明不断地推陈出新,令你惊愕万分,不知所措。政治舞台的变化是如此之大,你虽然努力要记住谁上台了和谁下台了,却总是徒劳无功。一切事情都使人承受沉重的压力。人类再也没办法承受更多压力了。

这篇社论读起来,就像是上周或昨天晚上才写的。但事实上,它却是写于150多年前,刊登于1833年6月16日的《大西洋日报》上。那正是许许多多的人的所谓的“美好的古老时光”。

对你我来说,这又有什么意义呢?我们能从这里面学到什么呢?我相信,这篇简单、不完整的社论,虽然已经有150多岁的高龄了,却能教导我们明白一切成功秘诀。

拿破仑·希尔在美国各地高中学校的研讨会上及毕业典礼上演讲时,总喜欢把学校外面的真实情况告诉学生。并对他们说,我们不会被“熔毁”或被“炸成碎片”,这些将成为我们明日领袖的年轻一代,似乎也并不相信他说的话。拿破仑·希尔告诉他们:“你们是我们历史上最幸运的人,你们一年看到的变化,比我们的祖父一生所看到的还要多。所谓美好的古老时代,事实上并不像大家所说的那么美好。”他们听到拿破仑·希尔的这些话,眼睛瞪得如铜铃那般大。

拿破仑希尔向这些年轻人解释所谓“美好的古老时光”,就是第一次和第二次世界大战,以及朝鲜战争中的那些日子。拿破仑·希尔谈到本世纪之初,马匹因为染上霍乱,而在纽约街头暴毙的情景。

拿破仑·希尔告诉他们:“在那些古老的日子里,我们总是用一个大木桶洗澡,用的是在烧炭或烧煤的炉子上加热的热水。在那些古老的‘美好’的岁月里,我们洗澡的水就是在我们之前洗澡的人所留下的同一桶热水。如果在你前面洗澡的是你的叔叔,而且——命运很会作弄人的——他是一位养猪的人,那么,你的衣领虽不会留下一圈污垢,但是你的身体会留下一身污垢,愈洗愈脏。在那些‘美好’的古老的岁月里,流行小儿麻痹、白喉以及猩红热等可怕的疾病。那时期的人从来不曾听过沙克疫苗这种东西。在40年代以及50年代初期,在酷热的夏季里,我们竟然不敢到社区游泳池游泳,或者是去电影院,因为我们担心会被感染小儿麻痹症,以至半身不遂、残疾、甚至死亡。”当拿破仑·希尔这样告诉这些年轻人时,他们甚至不知道他到底在说什么。他们也从没听说过,在大战期间实行配给制度,必须在汽车挡风玻璃上贴上A、B、C的贴纸,凭这些纸条在每个月内购买若干加仑汽油。

拿破仑·希尔向他们出示1857年11月13日《波斯顿环球报》的头条标题,结果他们都目瞪口呆。这个标题是这样写的:《能源危机如火如荼》,下面小标题则写着:《全世界将陷入黑暗?汽油短缺》。同时向这些美国高中孩子描述了一个典型的美国家庭在那个阴冷、严寒的11月早晨,头一眼看到这个头条标题时的反应情景。“嗨!玛莎”,那位男子可能会如此向他可爱的妻子大叫:“你看到报纸了吗?我们看来已经遭遇到有史以来最严重的能源危机了。”

这些可怜的孩子开始了解,并开始强调这个世界的阴暗面。从他们的父母双亲、老师以及朋友们的抱怨方式来看,仿佛这个世界愈来愈糟了。他们向拿破仑·希尔询问有关核子毁灭以及核能发电厂的一些问题。拿破仑·希尔十分诚实地回答他们。日本是一个十分依靠核能发电的国家,而苏联所需电力,将近6成,即60%来自核能发电厂。拿破仑·希尔本人则盼望这个世界能赶快进入镭射时代,确切地讲是镭射融合时代,因为目前的核子分裂发电是比较危险的。拿破仑·希尔同时也相信,著名的新闻播音员保罗·哈维对能源的看法是正确的。他说:“如果世界上使用电力的第一种产品是电椅,那么我们今天甚至不敢插上我们的烤面包机的插头。”

我们回头到历史中去寻找时,可以得知最坏的时代中也能发现最美好的事物。这完全要看我们所寻找的是什么。

成功的秘诀就是:抓住现在,不要沉湎于过去。

每一代人都会哀叹他们生活在历史上最困苦的环境下,他们只想抱怨这个残酷的世界,并且像逃难的鸵鸟一样,以为把头深埋在沙中,就可以永远不需要挽起袖子来解决他们自己的问题了。他们可以把问题归咎于长辈或政府,然后大玩美国当前最流行的游戏——“捉迷藏”。在这种游戏中,每个人都要拼命奔跑,并且想方设法地躲藏起来,被捉到的人只好当倒霉的“鬼”,然后再去找另一个人来代替他。

拿破仑·希尔对年轻朋友发表演讲,或在研讨会上,总要对这些未来的领袖们说:“所谓美好的古老时光,就是今天。就因为这才是我们的生活、我们的日子,也是我们在历史上惟一一段生存的时间。这是属于我们的时代。我不曾向你们描绘生活中美好的一面,也不曾向你们诉说生活悲惨的一面。我不会向你们灌输过度的乐观主义,只是要告诉你们,生活中的变化是无可避免的。

那么如何才能抓住今天呢?我们要心存这样的信念:

就在今天,我要开始工作。

就在今天,我要拟订目标和计划。

就在今天,我要考虑只活今天。

就在今天,我要锻炼好身体。

就在今天,我要健全心理。

就在今天,我要让心休息。

就在今天,我要克服恐惧忧虑。

就在今天,我要让人喜欢。

就在今天,我要让她幸福。

就在今天,我要走向成功卓越。

二制订先后顺序

所有功成名就的人都会为自己将要办的事情订立先后顺序。

《世界主义者》编辑海伦、格利、布朗,总会在桌子上放一本杂志。每当她想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事时,看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说:“你可能会非常努力地工作,甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜,但除非你知道事情的先后,否则可能比开始时距你的目标更远。”

你必须了解,你的日程表上所有的事项并非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多将成为时间策略专家的人会因此而误入歧途的地方。他们会尽职尽力地列出所有的日程表,但是当他们开始进行表上的一项一项的工作时,却不能按照事情的轻重缓急来处理。

标出急需处理事项的方法有:

(1)限制数量;

(2)可制成两张图表,一张是短期计划表,另一张则是长期优先计划顺序表。你可在最重要的事情旁边加上着重号、星号或英文A、B、C亦或阿拉伯数字1、2、3等。

在确定了应该做哪几件事之后,你必须按事情的轻重缓急开始安排活动或实施计划。但大部分人是根据事情的紧迫感,而非事情的优先程度来安排先后顺序的。这样的方法太被动、不积极、欠缺主动精神,成功人士决不能这样工作。如何按优先程度来开展工作呢?以下两个建议可供参考:

1.每天开始都安排一张先后表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普先生承认自己曾会见过效率专家艾维·利。会见时,艾维·利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他懂得如何管理,然而事实上效果却常不尽人意。他说,我需要的不是懂更多的知识,而是要赋诸于更好的行动。他说:“应该做什么,我们自己是明白的,如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理的范围之内,价钱由你说了算。”

艾维·利说可在10分钟之内给舒瓦普一件东西,这东西能使他公司的业绩提高至少50%,然后他递给舒瓦普一样东西,是一张空白纸,说:“你把明天要做的6件最重要的事写在这张纸上。”过了一会儿又说:“现在用数字来标明每件事情对于你和你公司重要的优先顺序。”这大约花了5分钟。

艾维·利接着说:“现在把这张纸放入你的口袋。明天早上的第一件事就是把纸条拿出来,做第一项,别看其他的,专心致志地着手办这一件事,直到最终完成而止;然后用同样的方法做第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事,那也不必担心。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验随你做多久就做多久,然后你再给我寄支票过来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见过程历时不到半小时。几星期后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万元的支票,还附了一封信。信上说,从金钱的观点来看,他上了这一生中最有价值的难忘的一课。后来又有人说,5年之后,这个当年鲜为人知的小厂一跃而为世界上最大的独立钢铁企业。艾维·利提出的方法功不可没,这个方法还曾为查理斯·舒瓦普赚取了1亿美元的利润。

人们有个不按事情的重要性顺序办事的错误倾向,多数人宁可做些令人感到高兴或方便的事。但是没有其他办法比按事情重要性办事更能有效地利用时间了。试用这个方法一个月,你会取得“士别三日,当刮目相看”的惊人效果。人们会忍不住地问,你从哪里得到那么多精力?但你知道,你并非得到了精力,而是懂得了应把精力放在最重要的地方。

2.按时间的先后顺序给事情制定进度表

合理安排好一天的时间,这对于你的成功十分关键。这样,你就可以每时每刻集中精力处理需要做的事。但把一周、一月、一年的时间进行合理的安排也是非常重要的。这样做会给你一整体方向的把握,使你看到自己的宏图,有利于达到你想要的目的。

坚持每个月开始,都静下心来看本月的日历和主要任务表,然后把这些任务填入日历中,再定出一张进度表,依照这种方法去做,你就不会无意中错过一段时间的最后期限,抑或忘记一项任务。

三写出你的目标

想知道做事的优先顺序,最关键的一个问题就是:是否能帮助我达到人生的某些重要目标?著名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归于目标的魔力。但在目标达到之前,康拉德·希尔顿还要写出他做事的先后顺序。下面来介绍一下关于他的故事。

经济萧条曾一度使希尔顿遭受身心的巨大打击,自1929年股市大崩盘以后,没有人想要出去旅行,就算少有的那么一些人,他们也决不会住进希尔顿在20年代收购的那一些旅馆。到了1931年,他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典,更为潦倒的是他甚至不得不向门房借钱聊以糊口。在这时,一个偶然的机会,他看到了沃尔多夫饭店的照片:自此就被保存在他的皮夹里,6个厨房、200名厨师、500名服务生、2000间房间,还有附属的私人医院以及地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪切下来,并在照片背面写上了“世界之最”。

希尔顿事后回忆道:“这段迷失而混乱的日子真是让人想都不敢想。”但那张沃尔多夫饭店的照片自此就珍藏在他的皮夹里,激励着他鼓舞着他,使他没有消沉下去,而当他再度拥有了属于自己的书桌后,他就将照片压在书桌的玻璃板下,以便随时看到它。当他的事业渐有起色,而又买下了新的大桌子后,他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18年后,1949年10月,功夫不负有心人,希尔顿终于如愿以偿,他买下了沃尔多夫饭店。一张照片给希尔顿的梦想画下了具体的雏形,让他有了一个明确的、可全力以赴的目标。这张照片就像一张提示卡,不断地激励着他向目标一步步地靠近。

荷马·赖斯同希尔顿一样,也是在一明确的目标鼓舞下而成功的人。荷马·赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就突出,美国全国大学运动协会的同僚们便以他的名字设立了一奖项,每年分别发给那些全国最优秀的运动总监。

赖斯曾在肯塔基一乡下中学任教,后又转到一较大中学继续他的教练生涯。在那儿,他缔造了十分辉煌的纪录:101胜、9负、7平、7季全胜,50场全胜及连续5年的冠军!在目标达到之后,他又当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

他是如何取得这么辉煌成就的呢?

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