从信息论角度看，领导活动过程实质上是信息的处理过程。领导者听和看，就是向自己的头脑里输入信息；思考、分析、判断、筹划、谋策就是信息加工过程；决策、方案、主意、计划、办法等就是信息加工后的产品；领导者作报告、发指示、提要求、下达计划、布置任务等就是信息传递；听汇报、深入检查就是信息反馈。
领导者书写和说话，要占一天工作时间的35％左右，更重要的是，写的怎样，说的怎样，集中反映了领导者的思想、智慧、知识、专业、经验、才干等方面的水平。显然，一个领导者不会动笔行文，或者说不清道不明，是连起码条件都不具备的。因此，领导者应努力提高自己的文字表达力和语言表达能力。
一、实用文的一般要求
领导者工作中常用的文件非常广泛，不下三十种，主要的有工作计划、工作总结、调查报告、讲话稿、会议报告、简报、典型经验这几种。实用文具有内容明确扼要、语言简明准确、风格庄重可信、有特殊的适用范围、格式约定俗成、突出实际应用等特点。实用文的写作应符合下述要求：
（一）观点明确，前后连贯
观点是文章的灵魂和统帅，在全文中起主导作用，它是作者对某个问题从正面提出自己的主张、看法和表示的态度，也可说是对某一问题所下的结论。
观点在全文中起“纲领”作用。“纲”是网上的大绳；“领”是衣服的领口。古语说：“举网以纲，千目皆张；振裘持领，万毛自整。”这话是说，抓住了细绳来提网，上千的网眼都张开了；要整理皮袄，抓住领口一抖，多少万根毛都理顺了。写文章，主题、观点确立了，就有了纲领，然后取材用材，布局谋篇，遣词造句，才能顺理成章，形成一个整体。
观点的确定要符合下述要求：
1．正确 要符合客观实际情况，符合事物的发展规律，符合国家的法规政策。
2．鲜明 观点力求明确而不含糊，就象列宁说的那样，“一语道破真实情况”。赞成什么、反对什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么，都要非常明白地表述和交待。
3．深刻 要有思想深度，写出新见解、新发现、新道理，因而作者要有高度的思想水平、敏锐的观察力和对情况的了如指掌。
4．集中 领导者工作中常用文体要求内容单一集中，不能多中心，否则就会“意多乱文”，影响文章的表达效果。
5．连贯 文章的观点、语言表达的意思必须前后一致，不能自相矛盾。
（二）论据充分，言之有物
论据也就是用来证明观点的材料。任何一个观点，只有当它被充分的论据证明了的时候，才能被认为是正确的，才能具有说服力。作者对占有的材料要进行鉴别、筛选，把最有价值的材料选进文稿。选材注意以下几点：
1．真实 材料必须真实可靠，要经得起实践和历史的检验。要反对主观编造、平空想象；道听途说，以讹传讹；移花接木，任意拔高；以偏概全，一叶障目；引据失实，数据失真等不良现象。有的材料虽然是真实的，但是不具有普遍性，不能反映事物的本质，因此就不能写入文章作为说明观点的论据。对此，列宁说的十分深刻：“在社会现象方面，没有比胡乱地抽出一些个别事实和玩弄实例更普遍更站不住脚的方法了，罗列一般例子是毫不费劲的，但这是完全没有意义的或者完全起相反的作用，因为在具体的历史情况下，一切事情都有它个别的情况……如果不是从全部总和、不是从联系中去掌握事实，而是片断的和随便挑出来的，那么事实就只能是一种儿戏，或者甚至连儿戏也不如。”
2．准确 选用的材料应从不同侧面有针对性地说明观点。与观点无关的材料，那怕再生动也不能乱用，否则会与观点南辕北辙，破坏观点鲜明性和集中性。
3．典型 选用材料精而不在于多。只有选用那些同类事物中最有代表性、最能揭示客观事物本质的材料，才能使文章言简意赅，更有表现力，选材精，但必须首先搜集大量材料，在多中选精。
4．新颖 这是应用文实用性所决定的。新颖的材料，是指那些反映客观事物的发展变化趋势，说明客观事物的最新面貌，回答现实生活中人们最关心、最迫切的新问题的新人、新事、新成果、新数据、新经验、新思想等材料。
（三）文风端正，感情真挚
作者必须有真情实感，发自肺腑之言。古文说：“文如其人”、“言为心声”，就是说，写的文章、说的话反映人的品格、思想。著名文人沈宗骞说：“笔格之高下，每如人品，笔墨出于手，实根于心。”法国作家罗曼·罗兰说：“要散布阳光到别人心中，总得自己心里有。”这就要求作者的立场、思想态度、作风都应当端正、纯真、朴实，“写文先做人”，以便写出对人有教益的文章来。老舍先生对文风不正的文章十分反感，称这种文章为“洋八股”。其表现：一是知道的少而说的多，不下笔万言，似乎就不算高才；二是文字晦涩，读之头痛；三是字句越别扭越好，思想越不明确越好，引证越多越好，自己的明确意见越少越好；四是公式化概念化；五是看不起普及工作，看不起通俗作品；六是说洋话，现成的话不说，硬学外国人说汉话的样子；七是只顾文字花梢，不顾逻辑；八是好用不必要的土话。
（四）独立思考，写出新意
文章贵在创新，作者要有真知灼见。不能因袭套用和拾人牙慧，尽力做到：疑前人所未疑，想前人所未想，发前人所未发，道前人所未道。这样才能给人以教益，给人以启迪，也才能给人留下深刻的印象。但是，要求一篇文章所有内容都是新意，那是很难做到的。古人说，明理之文，也可以阐前人所己发，扩前人所未发。扩大和发展前人的论点，结合现实需要，阐发前人的论点，也应该看作是有新意的。要写出新意，首先要看出新意；要看出新意，这就要求作者提高观察能力和分析判断能力。
（五）布局合理，结构完整
在主题的统帅之下，安排好内容的先后次序、主次详略，筹划好文章的层次、段落、开头、结尾，前后衔接照应等，使全篇成为条理清楚、和谐统一的有机整体。
安排文章的结构、层次必须符合客观事物内部的逻辑关系，即必须合情合理；必须从属于表现主题的需要进行安排；必须符合人们对客观事物认识的规律性，即便于人们阅读、理解、接受；要有利于成功地表达作者的思想意图。
段落是文章内容在表达时由于转折、强调、间歇等情况造成文字上的停顿，它体现了文章的层次。一个段落尽可能表达一个完整的意思，既不能太长，也不能太短。太长，表达的脉络显得不清楚、冗长。太短，显得零碎，断断续续，上气不接下气。但也不是绝对的。
对文章结构要求有以下八个字：完整：即结构齐全、有头有尾，有起有伏，有呼有应，有分有合，就像人体一样，头、身、手、足等器官都很完全，而没有残缺不全的毛病。谨严：结构要紧凑、细密，没有松散、脱节的毛病。层次、段落的安排，材料与材料的组接，都要有紧密的内在联系，读起来让人感到无懈可击。统一：结构要通篇连贯，前后一致，形式匀称而又和谐。自然：即结构要顺理成章，合乎自然。详略的处理，长短的安排，层次的划分，都要自然、适度。
（六）道理讲透，逻辑严密
一篇文章，只写空道理，当然毫无力量；但只有事实，缺乏具体分析，也是乏力的。因为没有说清道理，又岂能以理服人呢？文章的观点、材料应有机地结合起来，这就需要进行论证。论证的过程，就是提出问题、分析问题、解决问题的过程。分析时要求说理具体、深入、透彻；论证必须有条理，使材料能够充分有力地阐明观点，具有无可辩驳的逻辑力量。
论证的方法主要有：（1）归纳法，即由特殊到一般；（2）演绎法，即由一般到特殊；（3）比较法，有比较，才能有鉴别。通过对彼此有某种联系的事物的对照，确定它们之间的差异点、共同点，获得新认识。（4）因果论证法，即说明事物原因和结果的关系。（5）反证法，如“马克思主义是真理，真理是不怕批评的，如果怕批评，被批评倒了，那就不是真理了。”这就有力地论证了“马克思主义是真理”这一个论点。（6）归谬法，即把被批驳的观点加以引申、扩展，以暴露其荒唐无理。
（七）重点突出，语言精炼
文章只有一个主题，所写内容都应体现主题思想。不要面面俱到，拖泥带水。古人强调“文约而事丰”，用现在的话说，就是用简洁精炼的语言，表达丰富的内容。莎士比亚说：“简洁的语言是智慧的灵魂；冗长的语言则是肤浅的藻饰。”老舍说，最精炼的文字才是有生命的文字。古人云“惜墨如金”，实用文更忌啰嗦、累赘。
有人提出，公文语言有三戒：一戒不庄重，比如写“×月×日函悉”，而不写“来信知道了”。二戒不平实，公文一般少用比喻，夸张、双关、反语等修辞手法。三戒不得体。公文一般都有特定的读者范围，其语言要反映出正常的工作关系。给上级的用词要谦恭诚挚；给下级的用词要肯定平和；给平级单位的用语要谦敬温和。无论对上对下，公文经常用“请”字，体现了我国社会主义精神文明。
语言大师提出语言质量要具有如下十条标准：语言要正确，语言要准确，语言要明确，语言要有逻辑，语言要朴实，语言要丰富，语言要精炼，语言要纯结，语言要生动，语言要谐美。
（八）深入浅出，通俗易懂
文章内容深刻，哲理邃密。但行文措辞应当浅显易懂。群众最欢迎的决不是那些从理论到理论的冗长的空话连篇，而是要求既有深入浅出的理论，又有鲜明生动的事例，有血有肉，爱不释手频频点头的好文章。“浓酒不在浓烈，而在纯真。”写文章力戒堆砌大话、空话、套话，不要装腔作势、吓唬别人。
（九）书写工整，标点准确
对写的字基本是两点要求：一是写对，二是写好。不要写错字、别字，要写规范化的字。怎么算好？一要清楚，二要整齐，三要熟练，四要美观。标点符号是书面语言不可缺少的辅助工具，它能够帮助作者正确、精密地表达思想感情。因此，绝对不可忽视标点符号。
（十）文面整洁，合乎款式
各种文体均有其特殊的格式规定。如公文就有以下组成部分：标题、收文单位或机关、编号、正文、秘密等级、急缓程度、附件、发文单位（机关）、日期、印章签署、抄送单位、附件等。
在文面上，从字形的笔画、结构到行文的行款格式安排，都应讲究一番，做到和谐、匀称、清晰、整洁，给人以美的感受。这有助于文章内容的准确、鲜明地表达，能使人们喜欢读。
二、实用文的写作过程
写文章如同工厂生产产品一样，要有一定的工艺操作过程。
（一）确定标题
标题应符合确切、醒目、简洁、生动、集中等要求。公文一般包括三个方面的内容：发文单位、事由、文件名称。如《中共中央、国务院关于进一步做好计划生育的指示》，其中，“中共中央、国务院”是发文机关，“关于进一步做好计划生育工作”是事由，“指示”是名称（或文种）。这样就使收文单位一看就知道文件来自什么单位，办理什么事情，属于哪类公务文件，就能及时加以处理。
论说性文章标题一般有以下几类：（1）直接揭示文章主题，如《反对党八股》。（2）提出问题，发人深省，引导读者深入理解文章的主要问题，如《人的正确思想是从哪里来的》、《谁是最可爱的人》。（3）形象地概括文章的思想意义，在一定程度上暗示文章的主题，如，《星星之火，可以燎原》。（4）概括文章的主要内容或范围，如《论十大关系》。以发问句为题，如《我们的文艺是为什么人的》，这可以发人深思，醒人眼目。此外，有些文章除标题外，还有副标题。
（二）意在笔先
在未写文章前，要进行构思，也就是对写文章的酝酿过程。构思主要是依靠作者本人，在作者思考的基础上，可以与别人探讨、征求他人的意见，听听上级领导者的看法。
构思包括对文章的主题、材料、结构、语言风格等，都必须预先通盘考虑好。重要的是对文章有个“整体设想”，有个“草图”。好像雕刻人像，先设计好身体的四肢，头部各占多大比例，什么姿势，从而先砍出一个轮廓，然后再精雕细刻。
我国古代文学理论批评家刘勰认为构思是写作的首要之道，是谋篇的重大问题。他在《文心雕龙·神思》中写道：“此盖驭文之首术，谋篇之大端。”可见构思是写好全篇文章的关键。
（三）占有资料
没有材料，就说服不了读者。作者必须积极地搜集所需材料。材料来源，一是直接材料，即作者日常工作生活中直接得来的经验，这是从观察、体验、感受、实验、试验中得到的材料；二是间接材料，即从文件、文献、书藉、报刊及其它信息资料中取得的材料；三是直接通过专门的调查、了解得到的材料；四是加工整理的材料，即经过作者分析、研究得到的材料。作者必须多方面搜集材料，鲁迅说：“必须如蜜蜂一样，采过许多花，这才酿出蜜来，倘若叮在一处，所得就非常有限，枯燥了。”
领导者平日要注意积累资料，以便写文章或讲话时信手拈来，提高文章与讲话的说服力。积累资料注意以下原则：（1）指向原则，不要太杂，而要有明确的目的。（2）优选原则，尽量撷取具有实用性、典型性的资料以及佳作中闪光的思想、观点和方法。（3）价值原则，所搜集的材料在较长的时间内都可运用。（4）及时求新原则，一发现有价值的资料就如获至宝，马上摘下来。（5）认真原则，资料、数据要准确无误。
（四）分析研究
即对占有的材料经过“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”地分析研究，使作者对自己原来的观点进行修正、补充、丰富、深化和条理化；对研究的问题获得更正确、更全面的认识；对要写的主题得到进一步地提炼；并根据主题、观点的需要，筛选所占有的资料。
（五）详列提纲
这是在上述四项工作的基础上，精心细致地设计文章的布局、结构。作者在立意明确、材料齐备之后，就要采取恰当的方式编排材料：先写什么，后写什么，怎样连贯，怎样转折，怎样伏笔，怎样照应，哪里详写，哪里略写，哪里强调，哪里点题等，都应该根据主题的需要和一定的规律，创造性地做出处理。
文章提纲实质上是由序码和文字组成的一种逻辑图表，是文章的蓝图，这是无数作家或文豪实践中成功的经验。所列提纲要突出表现作者的主张、见解、观点，这是非要下一番苦功夫不可的，一定要胸有“成竹”之后，才能形之于笔端。详细写出提纲也称谋篇布局。篇章需要谋划，全局需要布置。通过谋篇布局，使全文组成一个紧密的、统一的、有机的整体。文章的线索、脉胳要清楚、连贯；层次和段落要分明，条理性强；通过过渡与照应使文章前后联系紧密、文气贯通起来；文章的开头要新颖、漂亮、有气势，能使读者为之一振，急欲读下去；结尾巧妙、简洁、有余味，使读者不忍释卷，深长思之。开头与结尾巧妙安排，要互相照应好。
（六）动笔行文
起草过程也是作者对要表达的思想、观点继续深入、完善的过程。作者对一段的内容应通过精心盘算，才能动笔，如这一段表达几层意思，前后的次序如何安排，上下两段如何衔接，等等，都要考虑周详，不要想起一句写一句，有了上句而没有下句。如一句一句地往出挤，就会重复啰嗦，前言不搭后语，作者的思想、见解、情感就难以表达清楚。写初稿要集中时间一气呵成，可使写的内容文脉贯通，思路顺畅，使文章的段落、层次之间，环环相扣，丝丝相连，前后一致。
（七）反复修改
