1.2 会计凭证
1.会计凭证都有哪些种类？
会计凭证是多种多样的，按其填制的程序和用途，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。
（1）原始凭证。
原始凭证，亦称单据，是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以载明经济业务的具体内容，表明某项经济业务已经发生和完成，明确有关经济责任，具有一定的法律效力的重要凭证，是会计核算的初始资料，是编制记账凭证的主要依据。
（2）记账凭证。
记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录，按照会计制度规定的核算内容，对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证，就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程，将普通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。
2.原始凭证的主要用途是什么？
原始凭证按其形成，分为以下几种：
（1）外来原始凭证。
外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证，如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。
（2）自制原始凭证。
自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员，在办理经济业务时所填制的凭证，如商品入库时，由仓库保管人员填制的入库单；商品销售时，由业务部门开出的提货单等。
除上列原始凭证外，企业实际工作中还有许多其他凭证，在此不做一一列举。企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类：
[1]一次性凭证。
在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，已填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。
[2]累计凭证。
在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证……如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余。使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。
[3]记账编制凭证。
在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证，如月末确定已销商品成本时，根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表；
月末计算产品生产成本时，所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等。
[4]汇总原始凭证。
实际工作中，为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证，如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。
汇总原始凭证所汇总的内容，只能是同类经济业务，即：将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制成一张汇总原始凭证，不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。
通过以上按不同标准对原始凭证进行分类，我们可以从中看出它们之间是相互联系的，如“收据”对收款方来说是自制凭证，但对付款方来说是外来凭证，同时它又是一次性凭证和通用凭证，所以，有些原始凭证也同许多事物一样具有多重性。
3.自制原始凭证应具备哪些内容？
会计人员在处理会计业务时，经常要直接填制一些原始凭证。自制原始凭证由于自身的特点，在内容上与外来原始凭证有一些差别。但作为原始凭证，应具备以下基本内容：
（1）凭证名称。
如“工资表”、“入库单”、“领料单”等。
（2）经济业务的内容。
如“收取款项”、“发放工资”等。
（3）经济业务的数量。
一是实物量；二是价值量。有些业务需要反映实物量和价值量，有些业务只需反映价值量。
（4）经济业务的当事单位和当事人。
如工资表上要注明某科室或某车间的职工工资，转账凭证所附原始凭证的当事单位就是本单位。
（5）责任单位和责任人。
每一项经济业务的发生，都有其特定的责任人。如发工资，责任单位就是车间、劳资科和会计部门；责任人是考勤员、工资制表人、领工资人和发工资人。收款收据反映的经济业务的责任人即收款人和付款人。
（6）经济业务发生的日期和原始凭证的填制时间。
4.填制原始凭证应注意哪些问题？
原始凭证是具有法律效力的证明文件，是记账的原始依据。因此，原始凭证的填制是记账的起点，会计核算的基本原始凭证填制得正确与否，与整个核算工作的质量有着密切的联系。因此，在填制原始凭证时，必须做到记录真实、内容完整、书写清楚、填制及时。具体地说，必须符合下列要求：
（1）填制原始凭证要真实。
填制原始凭证上的经济内容和金额，必须真实可靠，要符合有关经济业务的实际情况，不允许歪曲或弄虚作假，也不能乱估计数字。
（2）填制原始凭证要内容齐全。
各种凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，必须符合手续完备的要求，经办业务的有关部门和人员要认真审查，并签名盖章。内容不齐备的不能作为经济业务的合法证明，也不能作为有效的会计凭证。
凡是填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为登记账簿的依据；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一同保存，不得撕毁。发生销货退回时，除填制退款发票外，退款时，必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据或退还借据副本，不得退还借款收据。经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准的文件作为原始凭证的附件，若批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
（3）凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。
若填写错误需要更正时，须划线更正，即将写错的文字或数字，用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章。对提交银行的各种结算凭证上的数字大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。
（4）书写格式要规范。
原始凭证要用蓝色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，合计的小写金额前应加注币值符号，如“￥”“HK＄”“US＄”等。大写金额有分的，后面不加“整”字，其余一律在末尾加“整”字，大写金额前还应加注币值单位，注明“人民币”、“美元”、“港元”等字样，且币值单位与金额数字之间，以及各金额数字之间不得留有空隙。
阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯数字金额前面应写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字金额之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的，数字后面不再写“元”字。所有以元为单位的阿拉伯数字，除了表示单价等情况外，一律填写到角分。无角分和分位可写“00”或符号“-”，有角无分的，分位应写“0”不得用符号“-”代替。
汉字大写金额，一律用正楷字或行书字体书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整等易于辨认、不易涂改的字样，不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自选简化字。
阿拉伯数字金额中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如“￥101.50”，汉字大写金额应写成人民币壹佰零壹圆伍角整。阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如“￥1004.56”，汉字大写金额应写成人民币壹仟零肆圆伍角陆分。阿拉伯数字元位是“0”或数字中间连续有几个“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字，如“￥1320.56”，汉字大写金额写成人民币壹仟叁佰贰拾圆零伍角陆分，或人民币壹仟叁佰贰拾圆伍角陆分。
5.如何审核原始凭证？
为了正确地反映和监督各项经济业务，确保会计资料真实、正确和合法，必须对原始凭证进行严格认真的审核。
各种原始凭证除由经办业务部门审核以外，还要由会计部门进行审核。审核的内容主要包括下述三个方面：
（1）审核原始凭证的内容和填制手续是否合规。
主要核实凭证所记录的经济业务是否与实际情况相符；凭证必须具备的基本内容是否填写齐全；文字和数字是否填写正确、清楚；有关人员是否签字盖章。
审核中若发现不符合实际情况、手续不完备或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办部门或人员，要求他们予以补办手续。
（2）审核原始凭证反映的经济业务内容是否合理、合法。
主要查明发生的经济业务是否符合国家的政策、法令和制度，有无违反财经纪律等违法乱纪的行为。
（3）技术性审核。
根据原始凭证的填写要求，审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确，数量、单价、金额、合计是否填写正确，大、小写金额是否相符。若有差错，应退回经办人员予以更正。
6.原始凭证如何粘贴？
原始凭证粘贴的规定一般是：
（1）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。
（2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。
7.记账凭证主要有哪几种？
（1）记账凭证按其用途的不同，可分为专用记账凭证和通用记账凭证。
[1]专用记账凭证。
专用记账凭证是指分类反映经济业务的记账凭证。这种记账凭证按其反映经济业务内容的不同，又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
收款凭证、付款凭证和转账凭证是分别用来记录货币资金收入事项、货币资金支出事项和转账业务（与货币资金收支无关的业务）的，为便于识别，各种记账凭证一般都印制成不同颜色。在会计实务中，某些经济业务既是货币资金收入业务，又是货币资金支出业务，比如现金和银行存款之间的划转业务。为了避免记账重复，对于这类业务一般只编制付款凭证，从银行提取现金时，编制银行存款付款凭证。
[2]通用记账凭证。
通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证，为各类经济业务所共同使用，因此也称标准凭证，其格式一般同转账凭证的格式相同。
在实际工作中，那些业务比较单纯、业务量也较少的单位，非常适宜使用这类记账凭证……
（2）记账凭证按其填制方式的不同，可以分为复式记账凭证和单式记账凭证。
[1]复式记账凭证。
复式记账凭证是把一项经济业务完整地填列在一张记账凭证上，即该项经济业务所涉及的所有会计科目在一张记账凭证中集中反映。前面我们讲到的专用记账凭证和通用记账凭证均属于复式记账凭证。
[2]单式记账凭证。
单式记账凭证又称单项记账凭证，它是在一张记账凭证上只填列每笔会计分录中的一方科目，其对应科目只作参考，不据以记账。填列借方科目的称为借项记账凭证，填列贷方科目的称为贷项记账凭证。这样，每笔会计分录至少要填制两张单式记账凭证，用编号将其联系起来，以便查对。
由于一张凭证只填列一个会计科目，因此使用单式记账凭账便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账，但填制工作量大，在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账。
（3）记账凭证按货币资金的收付业务设计的不同，可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
[1]收款凭证。
收款凭证是用以反映现金和银行存款收入业务的记账凭证，根据货币资金收入原始凭证填制而成。
[2]付款凭证。
付款凭证是用以反映现金和银行存款支出业务的记账凭证，根据货币资金支出原始凭证填制而成。
[3]转账凭证。
转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。
8.怎样填制记账凭证？
会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行，除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚之外，还必须符合下列要求：
（1）“摘要”栏是对经济业务内容的简要说明，要求文字说明简练、概括，以满足登记账簿的要求。
（2）应当根据经济业务的内容，按照会计制度的规定，确定应借应贷的账户。账户使用必须正确，不得任意改变、简化会计账户的名称，有关的二级或明细账户要填写齐全。
（3）记账凭证中，应借、应贷的账户必须保持清晰的对应关系。
（4）一张记账凭证填制完毕，应按所使用的记账方法，加计合计数，以检查对应账户的平衡关系。
（5）记账凭证必须连续编号，以便考查且避免凭证散失。
（6）每张记账凭证都要注明附件张数，以便于日后查对。
9.怎样写好会计摘要？
（1）简单明了，一看便知。
有些财务人员单纯追求“简单”，但却不明了。如收、付款凭证，只写“收款”、“付款”二字；转账凭证，只写“转成本”、“调整科目”等。根据要求对收付款业务，摘要应写明收、付款的性质，即写明收什么款，付什么款，如写明“收东升厂销货款”、“收华强公司投资款”；“付包装物押金”、“付购料款”等。对于转账业务，应写明转账内容，如“结转材料成本差异”、“转入库材料成本”、“收入转本年利润”、“购设备未付款”等。
（2）字迹清楚，语句通顺。
字迹不能潦草，尤其要注意语句通顺，不能有语法错误，如“某公司收我公司款已付”、“某公司欠款收入账”、“某厂退款”等容易让人误解。严格地讲，如第一句应写成“付某公司货款”，第二句应写成“收回某公司欠款”，第三句应写成“收到某厂退款”。
（3）根据附件，提炼摘要。
在实际业务中，有的记账凭证摘要写着“归还某厂的垫付款”，可原始凭证是汇出购货款；有的将收入款计入应付款。附件应真正表明业务的发生及完成情况，填写会计摘要时，应根据附件的内容写明业务的性质，概括其业务内容，让人一目了然，但是不能照抄。如有的会计人员将原始凭证的内容全部写入记账凭证“摘要”栏，“摘要”文字过于烦琐。会计账簿的“摘要”栏应有重点地摘录记账凭证的“摘要”内容。
（4）红字冲账，摘要明确。
财务人员更正错账时，其红字冲账内容没有原始凭证或附件，应在摘要栏写明冲账原因或业务内容，如写明“更正某年某月某号记账凭证错账”、“冲减退货进项税额”等。
总之，会计摘要的书写虽然不能像会计科目那样规范、标准，但会计人员应努力提高自己对会计业务事项的表达和概括能力，力求使会计摘要的书写标准化、规范化。
10.怎样审核记账凭证？
所有填制好的记账凭证，都必须经过其他会计人员认真的审核。在审核记账凭证的过程中，如发现记账凭证填制有误，应按照规定的方法及时加以更正。只有经过审核无误后的记账凭证，才能作为登记账簿的依据。记账凭证的审核主要包括以下内容：
（1）记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相同。
（2）应借应贷的会计科目（包括二级或明细科目）对应关系是否清晰、金额是否正确。
（3）记账凭证中的项目是否填制完整，摘要是否清楚，有关人员的签章是否齐全。
11.如何整理与装订会计凭证？
会计凭证一般每月装订一次。装订好的凭证一般是按月保管归档。
（1）整理工作。
会计凭证装订前的整理工作：
[1]分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。
[2]按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数。
[3]摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）。对大的张页或附件要折叠成同记账凭证的大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整。
[4]整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。
[5]记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
（2）装订要求。
会计凭证装订时的要求：
[1]用“三针引线法”装订。装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活扣。并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位。使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
[2]凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证。
[3]装订凭证厚度一般为1.5厘米。方可保证装订牢固，美观大方。
（3）注意事项。
会计凭证装订后的注意事项：
[1]每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。
[2]在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
12.如何保管会计凭证？
会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个单位都要建立保管制度，妥善保管。
对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序整理，装订成册。封面上要注明会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。
要妥善保管好会计凭证，在保管期间会计凭证不得外借，对超过所规定期限（一般是15年）的会计凭证，要严格依照有关程序销毁。需永久保留的有关会计凭证，不能销毁。
