经理人不能事必躬亲，否则即使有三头六臂，也不可能应付企业成千上万的业务，然而，经理人又必须对企业所有的财务活动负责，即所谓的“授权不卸责。”因而，经理人需要一套科学、合理、健全、有效的财务内部控制制度，帮助您做好本企业的财务管理。
目标
本章结束时，你应该能够：
※了解财务管理机构的两种形式
※理解内部控制的构成要素和主要内容
※掌握企业财务内部控制制度
第一节 建立健全财务管理机构
△内容提要
1.财务管理机构的作用
2.财务与会计并为一体的组织形式
3.财会与会计设置不同管理机构的平行组织形式
△关键词语财务管理机构、模式
一个现代化的企业必须设立合理、健全的财务管理机构，并配备相应的人员，每个问题和每位员工的责任、权限都应该明确规定。这样一来，各个职能部门便可以各司其职，既互相联系，又互相制约，从而可以大大提高工作效率，并最终有效地实现企业的财务管理目标。建立一套健全合理的组织机构可以使你从那些程序化的、规范化的日常工作中跳出来，更好地抓住主要问题来开展工作。
由于各个企业的性质以及内部管理模式等差别很大，各自设立的财务管理机构也不尽相同。目前，我国企业财务会计机构的常见组织形式主要有以下两种：
一、财务与会计并为一体的组织形式
在这种形式下，企业的财务管理和会计两套机构合并在一起，这是目前多数企业采取的形式。一般情况下，企业设一个财会科室，由总会计师或主管经济管理的副总经理来领导，负责全公司财务和会计两方面的管理工作。
一体化的财务会计组织形式优点在于关系简明，便于财务业务集中管理，并能提高工作效率。但是，随着社会主义市场经济体制的建立，企业已逐步成为自主经营、自负盈亏的经济实体，企业所面临的理财环境越来越复杂，财务管理的内容越来越丰富，财务管理对企业的重要性日趋增强，在这种情况下，这种一体化的组织形式有些跟不上目前财务管理的发展形势。
二、财务与会计设置不同管理机构的平行组织形式在这种形式下，企业将一体化的财务、会计分开设置机构，各司其职。财务和会计部门各有各自的一套组织机构。在平行组织结构中，会计主任主管包括会计核算的所有工作，如编制预算、业绩评价和业务咨询，负责内部会计控制、会计核算、办理纳税，编制财务报告、会计报表等，而财务主任则全盘主管财务管理的所有工作。
这种平行组织机构在实际运行中，有利于财务、会计各自发挥各自的作用，权责明确，既保证财务工作又保证会计工作，可以适应市场经济下管理的要求。
在这种财会管理机构下，企业的职责是参与企业经营决策，管理资金；组织财务活动，对经济活动实行财务监督，更好地履行财务管理的职能。
与其职责相适应，在企业的生产经营活动中要完成以下任务：围绕处理好各方面财务关系和努力提高经济效益这个中心，为促进企业生产提供资金，并想方设法合理、节约地运用资金，保证资金的使用达到最佳效果；制定本企业的成本和利润计划，确定最优利润指标及其实施方案，督促有关部门执行降低成本和增加生产的技术经济措施，严格执行财经纪律，及时、足额上缴有关税金；积极利用奖金等经济手段调动公司员工的生产积极性；参与有关生产、销售、产品开发以及对外投资等计划的编制与决策。
以上两种管理模式在我国的各类企业中是比较常见的，你可以根据本企业的实际情况，建立一套适合于本企业实际状况的规章制度，进行合理的岗位设置与分工，这会帮助你所做的各项工作得以准确、高效地完成。
第二节 完善的内部控制制度
△内容提要
1.建立内部控制制度的必要性
2.内部控制制度的要素
3.内部控制制度的设计
△关键词语
内部控制制度
一、建立内部控制制度的意义
为适应现代经济社会环境的需要，任何一个企业，不论其规模大小和业务繁简，都必须建立一个强有力的、高效率的组织指挥机构和先进有效的管理体系。内部控制制度就是这个先进有效管理体系中不可缺少的一个重要部分，您作为经理人，一定要意识到这个问题的重要性。
内部控制最初起源于内部牵制，即为维护企业财产物资的安全性、完整性，保证会计资料及其他有关资料的正确性，确保各项财务收支的合理性、合法性而建立起来的业务分管责任制。随着社会经济的发展和现代化科学管理方法的产生和运用，内部牵制的范围得到扩大，逐步发展到经营决策目标的建立和贯彻，经济效益的实现和评价等诸多领域，并由此形成了一套比较完整和科学的内部控制制度。
如何建立和健全企业内部控制制度是一门很精深的学问，也是经理人应当认真对待的问题之一。
二、内部控制制度的构成要素
（一）内部控制制度的目标
总的来说，企业的内部控制制度的目标是：保全资产，提高会计信息的准确性，完善经营管理制度，追求最佳效益。具体可以分为：
1.保证会计信息及其他信息的正确可靠；
2.保护企业财产物资的安全与完整；
3.保证各项管理方针、制度和措施的贯彻执行；
4.保证企业各项生产和经营活动有秩序、高效率地进行。
（二）内部控制制度的主体
由内部控制制度的目标我们可以看出该制度涉及到企业的方方面面，因此实施这一控制制度的主体只能是企业管理者。这里我们有必要提及会计人员，他们不是内部控制的主体，但他们却是内部控制信息的制造者，是内部控制效果好坏的反馈者。
（三）内部控制制度的客体
内部控制制度的客体即内部控制所指向的对象。广义的内部控制制度是把企业做为一个整体，针对各项经济业务和各个管理层所进行的协调和控制，狭义的内部控制对象把企业细化，针对某一管理部门或某一经济业务的内部展开控制与管理。
（四）内部控制制度的措施
内部控制制度的措施是各种手段、方法的集合，其目的是为了保证内部控制制度在企业内部的有效运行，以实现控制的目标。
三、内部控制制度设计
由于各个企业的规模、性质、组织、业务范围与管理水平的不同，各企业在建立内控时的方法与构成的内容方面也有所不同，通常其构成可以分为以下几类：
（一）组织机构控制
即经理人应如何将企业内部的各项工作进行有效的分工，从而使员工们能够各司其职，各尽其责。就如何分工问题，经理人应当注意以下几个方面：
1.授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分工；
2.执行某项经济业务和记录、审查该项业务的职务要分工；
3.保管某项财物和记录该项财物的职务要分工；
4.保管某项财物和将实存数、账存数核对的职务要分工；
5.记录总账和记录明细账的职务要分工。
（二）业务记录控制
即经理人应规定若干制度来要求会计人员或相关业务记录人员必须认真、严谨地按照规定的制度去执行，以保证会计记录达到真实、及时和准确的要求。
那么你应从哪几个方面来建立记录控制制度呢？
1.建立严格的凭证制度。凭证是记录经济业务发生的依据。严格的凭证制度，要求设计良好的凭证格式和传递程序，并要求所有凭证均按顺序编号。
2.规定会计记录的程序。要求以书面形式表明从填制会计凭证，到登记账簿、编制会计报表的全过程。
3.规定和健全记录的复核工作。对已完成的会计记录进行复核，是控制会计记录，使其正确可靠的又一种方法。
（三）业务处理程序控制
即经理人在考虑某一经济业务如何得以有效时对其制定的若干措施，其基本目标是任何一项经济业务从发生到完成的全过程均不由某个部门或人员单独处理。这样，既有效地发挥群体的智慧，又有效地进行了内部牵制，防止营私舞弊行为的发生。
如何保证业务处理程序高效公开地进行，你应该注意每一项业务活动都划分为授权、主办、标准、执行、记录和复核六个步骤。这些步骤分别交给不同部门或人员来处理。
第三节 具体制定各项业务的内部控制制度
△内容提要
1.现金收付的内控
2.存货的内控
3.固定资产的内控
4.采购业务的内控
5.销售业务的内控
△关键词语
内部控制制度
一、现金收付内部控制制度设计
现金收付控制是企业内部控制系统中最为重要的环节，它包括现金收入的内部控制和现金付款的内部控制。
（一）现金收入的内部控制制度
主要应该注意以下几个方面：
1.聘用可靠、富于竞争力和有职业道德的职员，公司应仔细审查职员是否有不良的个人品质。此外，还需花费大量资金实施培训计划。
2.合理分工，指定特定的职员分别担任出纳和现金收入会计人员。
3.合理授权，只有指定的职员（如部门经理）才可批准顾客的特殊情况，即同意超过支票限额的支票收入和允许顾客赊购商品。
4.职责分离，出纳和分管邮寄现金的职员不得接近会计记录，记录现金收入会计不得兼管现金。
5.内外部审计。内部审计人员检查公司的业务是否与管理政策相符。外部审计人员检查现金收入的内部控制，确定由会计系统产生的与现金收入相关的营业收入、应收项目和其他项目是否准确。
6.凭证和记录。顾客要收到业务记录的收据，银行对账单要列示现金收入用以调整公司记录（送款单）。顾客的邮寄付款记入汇款通知单，用以反映公司收到的现金数额。
7.电子及其他控制。现金出纳要进行业务记录，出纳受会计人员制约。现金要存放在保险柜和银行里。每天的收入应与顾客的汇款通知书和从银行取得的送款单相一致。雇员应在不同工作岗位上轮换并按期休假。
（二）现金支出的内部控制制度
与现金收入的内部控制制度相对应，你应当主要注意以下几个方面：
1.聘用可靠、富有竞争力和职业道德的员工。现金付款应由高层职员管理，大额付款应由或CFO助理经办。
2.合理分工。专门的职员批准需付款的购货凭证，高级管理人员批准签发支票。
3.合理授权。大额开发必须由业主或董事会授权，以确保与企业目标相一致。
4.职责分离。计算机程序员和其他经营支票的职员不得接近会计记录，登记现金支付的会计不得有经营现金的机会。
5.内外部审计。内部审计人员审查公司业务是否与管理制度一致；外部审计人员审查现金支出的内部控制，以确认会计系统所产生的费用及资产和与现金支出相关的其他项目的金额是否准确。
6.凭证和记录。供应商开出的发票和支付现金所必需的凭证；银行对账单上列示的现金支出（支票和电子通汇付款）用以调整公司的账面记录；支票要按顺序编号，以说明付款的顺序。
7.电子计算机及其他控制。空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责控制。为了安全和控制支出，许多企业要求支票要有两人签名。为了避免凭证的涂改，某些企业还用机器在支票印制擦不掉的金额。付款后，支票签发者要在付款袋上打孔。这个孔表示发票已被支付，防止不诚实的职员用已付凭证重复付款。
二、存货内部控制制度设计
存货是企业经营过程中的流动资产，包括原材料、辅助材料、燃料、包装物及劳动保护用品等。存货被誉为是商业企业的血液，所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面：
1.无论采用什么盘存制度，每年至少实地盘点一次存货；
2.保持高效的采购、验收和运输程序；
3.保管好存货，以防被盗、损坏和腐烂；
4.仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货；
5.对贵重商品保持永续存货记录；
6.按较经济的数量购买存货；
7.保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入；
8.不要保留过多的存货，以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。
以上是有关存货内部控制的框架性要求，在一些内部控制制度比较完善的企业，在实际工作中，按照他们的做法，存货的收入与发出都应办理凭证。存货收入需填制采购材料验收入库单、自制材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等；存货发出需填制的凭证包括材料领用单、材料发料单、委托加工材料发料单、产品销售运货单、原材料退库单等。月末应编制收料汇总表和发料汇总表。
存货的领用、发出、审核、保管、记账均要贯彻分工负责要求。
存货不仅要进行金额控制，而且应实施实物控制。会计部门一般控制金额，供应部门或销售部门分别控制金额和实物，仓库一般进行实物管理。
每年实地盘点存货是必要的，因为确认库存存货的唯一方法就是盘点。再好的会计系统也会有错误，盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。当发现错误时，应调整会计记录，使其与实地盘点数一致。
使存货经手人远离会计记录是必要的职责分离。一个既可接近存货，又可接近会计记录的职员会有机会盗窃存货，并编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。例如，在存货实际被盗时，职员可增加冲销的存货数，以使存货金额降低。
计算机存货系统能使公司将存货短缺的可能降至最小。在竞争日益加剧的企业环境中，公司不能负担将现金拴在过多存货上所增加的费用。
三、固定资产内部控制制度设计
曾有一段时间，我国国有企业的固定资产流失严重，不知沦落何方，于是关于加强固定资产的内部控制的呼声越来越高。的确，内部控制的不健全与薄弱是资产流失现象的一个重要原因，我们是否都曾私用单位或公司的一些小型文具用品呢，大的就更不用说了。因此，加强固定资产内部控制就日益成为一件迫在眉睫的事情了。
固定资产的内部控制包括确保资产安全和建立适当的会计系统，其中保证资产安全包括：
1.分配保管资产的责任；
2.资产的保管与资产的会计处理分离（这是各方面内部控制的基础）；
3.建立防范措施（如看守和限制接近资产），防止被盗；
4.保护资产，防止自然环境（如雨、雪等）侵蚀；
5.培训操作人员适当使用资产；
6.购买足够的保险，以防止火灾、暴风雨和其他灾害损失；
7.建立定期维修制度。
固定资产的控制与价格较高的存货的控制有许多类似之处，都要借助辅助记录。对固定资产，应建立固定资产明细账。每项资产都要在目录中列出，并指明其地点和负责人，这些细节都属于会计系统控制制度之一，有助于确保财产安全。明细账记录还应列出历史成本、使用期限及其他会计资料。
四、采购业务内部控制制度设计
采购业务是企业进行生产的第一个重要环节，因此一个良好的内部控制系统也会对这一业务进行比较严密的监控。采购业务主要由商品、原材料和固定资产三个部分的采购供应组成。
它一般包括签订供货合同，验收材料或商品入库，结算支付货款三个环节。
（一）采购内部控制所应达到的要求
1.采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责；
2.采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、规格、数量进行采购；
3.除零星采购外，采购业务均需签订采购合同；
4.购货款必须在认真审核、核对合同之后，方可付款结算；
5.购货款除小额采购外必须通过银行结算；
6.采购的物资必须经过验收方可入库；
7.采购过程中的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理；
8.应付账款明细账与总账应定期核对并保持账目一致。
（二）采购内部控制的主要手段
1.采购前先填写“物资采购申请单”，办理申请手续。企业各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓储部门认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“申请单”的方式，申请购货。采用这种方式，使每一次采购业务都能有相应的依据，并建立在有计划的基础之上，对于提高采购的计划性，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有比较好的作用。
“申购单”一般采用一式两份的方式，详细注明申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容，一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后，将其中一张退回申购部门，以示答复。
2.采购时要签订“采购订货单”，规范采购活动。企业中除零星物品的采购可随时办理外，大量购买业务应尽可能签订合同并采用订货单制度，以保证采购活动的规范化。“采购订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约，这不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下，而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。
“采购订货单”可根据实际情况，采用数张复写方式，其中一张送交供货单位，请求发货；
一张转交仓库保管部门，作为核收物品时与发票核对的依据，即验收货物的依据；一张留做存根，由供应部门归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。
3.采购物资到达时应填写“入库单”，严格验收之后方可入库。采购部门购回的各种材料物品，都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证正确、相符的基础上填写“入库单”。
“入库单”是证明材料或商品已经验收入库的会计凭证。“入库单”由仓库验收人员填制，并取得采购人员的签字后，一张留存，登记仓库台账；一张退给采购部门进行业务核算；
一张送交会计部门。严格的验收制度，有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性、安全性。
4.规范审查制度、严格审核采购业务的各种凭证。会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发货票、运货收据、入库单以及订货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一张凭证的采购数量、金额计算的正确性，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。在此基础上，编制付款凭证，由出纳员结算支付货款，并按货币资金支出业务的内部控制制度要求和方式实施内部控制，使两种业务的内部控制统一起来。
五、销售业务内部控制制度设计
销售业务也是企业内部控制应当着重注意的一个环节，采购业务是企业各项物资的“入口”。
而销售业务则是企业各项物资的“出口”，这两个“口”一个也不能放。销售业务一般要经过签订销售合同、填写发货单通知仓库发货、办理发货、办理货款结算四个环节。
销售业务内部控制一般情况下应达到以下要求：
1.发票和发货单应顺序编号，如有缺号须经批准方可注销。
2.销售合同、发票和发货单，必须经过审核批准方可注销。
3.要按规定价格销售，未经授权不得改变售价。
4.废残料的出售必须按一般销售同样处理。
5.销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续。
6.收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核，有销售合同的必须与合同核对。
7.开单、发货、收款必须分工负责。
8.应收账款明细账应与总账核对相符。
销售业务分为现销业务和赊销业务两种类型。
现销业务是指企业在销售产品或商品的同时，收取货款，强调钱货两清。工业、商业批发等企业对现销业务实施内部控制的主要手段是开具“销货单”，并确定其合理的传递程序。具体做法是：
1.客户购货时，由销售部门填制一式数联的“销货单”，注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等，经负责人审核签章后，留一联作为存根，进行业务核算，其余交客户办理货款结算和提货。
2.客户持“销货单”向财会部门交款。财会部门对“销货单”认真审核后，办理收取货款的手续，并加盖财务专用章和有关人员的签章，留一张编制入账凭证，其余退给客户。
3.客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”复核，确认已办妥交款手续后，予以发货，并将提货联留下登记仓库台账。
赊销业务是指企业先办理产品或商品发出，然后在规定时间内收取货款。一般情况下，赊销业务的内部控制除符合前述要求外，还应采取以下程序和方式：
1.严格订货单制度，强化销售合同的作用。凡赊销业务，最好采用订货方式，订单确定后列入销售计划，作为日后发货的依据，防止无计划地发出货物。
2.建立赊销业务批准制度。赊销业务应该经过财务负责人批准，未经批准，销售部门不得指令仓库发货，以防止因不了解客户信用度而可能造成的损失。
3.及时登记销售明细账和应收账款明细账。在发出货物后，会计部门应对销售部门开具的“销货单”以及相关的合同、订单等进行审核查对，正确无误后编制记账凭证，并及时登记销售和应收账款明细账，以充分发挥账簿的控制作用。
4.定期与购货单位核对账目，并按有关规定及时收取货款。对账中发现的问题应及时查明原因并加以处理，收回货款应及时登记应收账款明细账，确保双方账目相符。
小结
1.财务管理机构的设置有两种形式：财务与会计并为一体或财务与会计设置不同管理机构
2.内部控制制度主要包括组织机构控制、业务记录控制和业务处理程序控制
3.应该分别针对各项具体业务制订详细的内部控制制度
思考题
1.组织机构控制的内容有哪些？
2.现金支出控制的关键是什么？
3.如何做好销售业务的内部控制？
