传统的时间管理一味要求在最短时间内事情做得越多越好，却忽略了依照自己对事情的重视程度来安排时间，所以，忘掉墙上的闹钟，学会认清急迫性与事情的重要程度，遵循心中的罗盘行事，做生活的主宰者。
很多人心里的罗盘常与时钟有很大的时差，也就是说，我们并不是依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序的。传统的时间管理要求在最短时间内做最多的事，结果不但无补于时差的拉近，反而欲速则不达。
假设某人一挥魔杖，能让你做事的效率骤然提高15%～20%（这正是传统时间管理的目标），从此，你的时间便能得到最完美的运用了吗？刚开始你也许觉得很兴奋，到后来你可能会和我们碰到的多数人一样，发现这是提高效率但无法解决面临的挑战。
在日常生活、学习、工作中，人们最关注的还是时间。无论是面对重大的人生转折或芝麻绿豆的生活琐事，难免要做一番抉择，而且必须自己承担抉择的后果。当然，结局不一定都是甜美的，尤其是在时间的安排无法符合内心的罗盘时。
你的生活非常紧张，开会、接电话、看文件、见客户，整天忙个不停。你把精力发挥到极限，回到家筋疲力尽，倒头就睡，隔天一大早就起来，然后又开始忙碌的一天。你的效率惊人，每天都可以做一大堆事。但有时候心里不免自问：“所为何来？这样忙碌的意义究竟何在？”真的连你自己都没有答案。
你觉得自己好像快被撕成两半。家庭对你而言很重要，但工作也不能忽视。费尽心力想要两头兼顾，心里总是矛盾得不得了。众多事例表明，不仅忠孝难两全，家庭事业亦是如此。
时间根本不够用。公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得你满头是包。同事们争权夺利，你总是担任和事佬的角色。另一方面，负责公司的品质提升计划，也让你备感压力。偏偏属下士气低落，你又因为没有时间倾听他们的心声而感到愧疚。更糟糕的是，家人总是看不到你的人，几乎把你登报作废。
出于种种原因，你根本无法主宰自己的生活。当你拟订目标，逐步完成自认为重要的事时，你的老板、同事、老婆却不断地插手，结果是你的计划总是受制于别人的要求。别人的价值观反客为主，你的价值观反而被淹没了。
人人都渴望成功，你也不例外。你辛辛苦苦地工作、牺牲个人生活，才爬到今天的地位，但你并不快乐。内心深处总有一股空虚感，就像有首歌的歌词：“人生就是这么一回事吗？”
多半时候你根本无法享受人生。每做一件事情，你都会想到另外还有十件事没做，因而愧疚不已。每天面对众多事情，你必须很快决定做哪一件，这对你几乎构成一种长期的压力。你如何知道哪件事最重要？知道后又应如何着手去做？如何能进而追求快乐工作的境界？
我们必须周密地计划自己的人生。把确实重要的事情写下来，并制定目标以逐步实现。但在理想与现实之间，目标却渐渐模糊。究竟要如何才能使理想落实？
“把最重要的事视为当务之急”是人生一大课题。每个人几乎都会被理想、责任、别人的期望撕扯得痛苦不堪。我们每时每刻都要接受时间的挑战。
如果时间的运用只需在“好”“坏”之间选择其一，问题当然很简单。我们很容易辨别某些事情是浪费生命、麻醉心灵，甚至自甘堕落。然而，时间的运用往往不是在好坏之间取舍，而是好与最好的抉择。“最好”的敌人，常常便是满足于“好”的心态。
某人受聘担任某大学商学院院长。他一上任先研究商学院的大概情形，发现当前最迫切需要的是资金。他知道自己募款能力很强，于是很明确地将募款列为首要任务。
这时难免会出现问题。过去的院长都是以院内的日常事务为工作重心，而这个新院长却总是神龙见首不见尾，因为他正在全国巡回募款，以充实院内的研究费、奖学金等。但在日常事务方面，他便不如前任院长那么事必躬亲。教授们有事找他，必须通过他的行政助理，这样一来总觉得有损自己的面子和身份。
教授们对院长的意见越来越大，终于派代表去见校长，要求院长彻底改变领导方式，或是更换院长。但校长明白新院长的作为，便说：“别把事情看得太严重。院长不是有个很不错的行政助理吗？再给他一些时间吧。”
没多久，外界的捐款开始源源不断涌进来，教授们才了解院长的远见。之后，他们每次看到院长都会说：“你忙你的去吧，待在这里干什么？尽管去募款吧！你的行政助理能干得很。”
这位院长后来说，他的确犯了几项错误，例如没有好好凝聚团队精神，在募款之前没有好好地对同仁解释和沟通。如果从头来过，他一定可以做得更好。但他也带来了一个很大的启示，即人必须不断地自问：“目前最迫切要做的是什么？我最大的本领和才华在什么地方？”
如果这位院长一心只想迎合旁人最迫切的期望，反而比较容易。但如果他对当前的情势看得不够远，不了解自己的特长，无法制定有远见的目标，最后的结果对他自己、教职员工、商学院而言，便不可能是“最好”的。
你的“最佳选择”是什么？你为什么没有倾注更多的时间与精力在“最佳选择”上？是因为时间、精力都花在其他“不错”的选择上了吗？很多人正因如此而常觉得没有把最重要的事情视为当务之急，自然难免烦躁不安。
时钟和罗盘是我们生活中两个必不可缺的工具，它们对我们的生活有重要的指引作用。两者的对立正可说明如何把最重要的事情视为当务之急这一问题。时钟代表的是我们的承诺、时间表、目标，也就是我们为要做的事所采取的方法与时间管理。罗盘则代表远见、价值、原则、信念、良知、方向等，也就是我们的价值观与生活方式。
当我们感受到时钟与罗盘之间存有时差时，问题便产生了，这表示我们没有对生命中最重要的事付出应有的心力。
对某些人而言，这种时差是很痛苦的。那是一种“只能坐而言，不能起而行”的无力感。仿佛老是被其他人或事所局限、控制，因而只能被动地应付突发状况。一个永远为琐事所困的人，只能担任救火队队长，绝对无法有大作为。这种人的生命是为别人而活的。
多数情况下，人们会因这种时差而感到不安。在理想、现实与责任之间永远找不到平衡点，只能在其中进退两难，对于未完成的事愧疚难安，对正在着手的事却又无法乐在其中。
有些人不免会产生空虚感。人们向来对发挥潜能的定义就是功成名就，然而成功却未能带给我们预期的满足感。我们辛辛苦苦一级一级爬上成功的阶梯（学历、加班、升迁是垫脚石），没想到爬到梯子最顶端才发现付出的代价是破碎的人际关系，错失了生命中最美好丰富的经验。因为在往上爬的竞赛中，我们根本无暇停下来想一想生命中最重要的是什么。
现实中，有些人总是无所事事，整天混日子，不懂得珍惜时间，更不知生活的意义何在。人生成了机械地一个动作接一个动作，只是偶尔不禁怀疑自己所做的到底有什么意义。
有些人知道自己的生活已经失衡，但对选择其他的生活方式又没有把握，或是认为改变的代价太高，或根本没有改变的勇气。维持失衡的现状总是比较容易。
●警醒
我们可能会在一场巨变后，才警觉问题的存在。人们常说，只有失去才懂得珍惜。至爱的人突然去世，我们才发现过去自己忙于攀爬成功的阶梯，对于一份深挚的情感竟疏于呵护与珍惜。
或者我们突然发现正值青少年的儿子吸毒，于是脑海里浮起一幅幅情景———过去几年来原本可以花更多时间与儿子共处共享的———只是由于我们急于成功，却忽略了人间最美好的东西———亲情。
又或者公司要裁员，你的饭碗不保；医生告诉你只剩几个月的生命；婚姻面临破碎边缘。往往在某种危机出现时，我们才警觉到对时间的安排与自己真正的价值观多么不符。
丽蓓嘉就对此讲述了自己的亲身经历：“几年前我在医院看到一个年轻的妇人，她只有23 岁，家里有两个年幼的小孩。那时她刚得知自己得了不治的癌症。我记得我握着她的手，心想怎么安慰她才好，她哭着说，‘只要我有机会回家帮小孩换尿布，我什么都肯做。’我回味她的话，又想到自己带小孩的经验，想到有多少次我帮小孩换尿布时，都是匆匆忙忙在尽一份责任而已，甚至会因为忙碌而觉得不耐烦，却不懂得珍惜生命中的片刻情感，这片刻一旦消逝，谁知道还能不能再拥有？”
说得严重一点儿，有的人总是不见棺材不落泪。在警钟未响之前，多数人根本感觉不到问题的严重。因此，我们不懂得找寻长期的病根，一有疼痛宁可用OK 绷带或阿司匹林，只求短暂的止痛，接着又为了各种“不错”的构想忙得晕头转向，却永远无法停下脚步来问自己，生命中最重要的是什么？
罗杰有个朋友是企管顾问，几年前他要搬新家，决定请一个女性朋友帮他做庭院设计。这个设计师是园艺学博士，学问好又聪明。
这个主人很忙，所以一再向她强调，庭园的设计一定要让他不用经常维护，自动混水装置等省力的设计便非常重要。总之，他一直设法减少需要花在维护庭园上的时间。
最后她忍不住对他说：“我懂你的意思。但有个道理你应该事先明白，没有园丁，就不可能有花园。”
其实多数人都有过类似的想法，如果花园（甚至生活）能有自动维护设备，不必去理会，结果却繁花似锦，仿佛经年累月有人在细心照应一般，那该有多好。
可是现实总是事与愿违。我们不能撒几颗种子，什么都不管就走开去做别的事，却期待回来时能看到花团锦簇，然后悠闲地去采一篮子的花生、玉米、马铃薯、萝卜。惟有平常不断地灌溉、栽培、除草，才可能享受丰收的快乐。
当然，无为而治是可以生活，花园中总会长出点什么。不同的是辛勤的园丁会有美丽的园圃，散漫放任的结果必然是荒草蔓生。
在这里要告诉你的，就是要找出最重要的花草，全力去栽培。而且播种、灌溉、除草，每个关节都不能忽略，也就是将人生的圆满建立在“重要性”的观念架构上。
●认清角色
生活是由各种角色组成的。我们可能在工作单位、家庭等各方面扮演很重要的角色，角色代表的是责任、人际关系以及贡献心力。
人生有很多痛苦，常是因为我们自知虽然成功地扮演某一角色，却牺牲了另一个可能更重要的角色。比如你可能是某家公司的副总裁，而且做得有声有色，但却不是一个好爸爸或好丈夫。你可能善于满足客户的需求，却常无法满足个人发展与成长的需求。
如果你对各个角色间的关系有清楚的认识，生活自然能维持秩序与均衡。而清楚的信念可自然衍生各个角色的定位。要在不同角色间取得均衡，并不是指花在每个角色的时间要均等，而是指这些不同的角色能共同促进个人信念的实现。
现在请你用你觉得最简单可行的方法，列出几种所谓的角色。第一次不必太急于把每个角色都说对，可能要几周以后你才会觉得真正抓住生活中的每个层面。角色的定义并不是一成不变的，即使两个人做完全一样的事，所定义出来的角色也可能不一样。此外，角色也会随着年龄而有所不同，你可能会换工作、加入某个社团、结婚、生子、当祖父母等等。
比如说，你可能将你在家庭中的角色简单定义为“家庭成员”。但你也可能身兼二职，如“丈夫兼父亲”、“妻子兼母亲”、“女儿兼姐妹”等。工作上的角色也可能是多重的，如涵盖行政、行销、人事、长期规划等。此外，你也可能定义一个与个人发展有关的角色。
一个产品研发主管可能会做如下的角色定义：
角色1.丈夫———父亲；角色2.经理———新产品；角色3.经理———研究；角色4.经理———员工培训；角色5.经理———行政；角色6.经理———社团负责人。
一个兼职的房地产销售员则可能列出下面几种角色：
角色1.家庭管理；角色2.母亲；角色3.销售———开发客户；角色4.销售———财务、行政；角色5.销售———房地产；角色6？？
经过医学家的研究表明，人的大脑一次最多只能对7 类事物进行处理，超过这个数字则效率极差。因此我们建议你把类似的合并在一起，例如行政与财务、人事与团队精神的建立，这样有助于让我们凝聚注意力于同一范围。但这并不表示你一定要想出7 种角色，5 个、6 个都无妨，7 只是代表人脑轻松运作的上限。
角色的定义能让我们对人生的成功有整体观，我们会知道生命中不只是工作或家庭或某种情感，而是全部的综合。此外，角色的定义也可突出我们所忽略的“重要但不急迫”的范围。
俗话说，台上1 分钟，台下10 年功。一个运动员，如果想参加奥林匹克运动，不知要用多少年的时间，10 年，或是更长的时间。在这段时间中不知要流多少汗水。
●找出每周角色中的第二象限目标
现在你已经明白了自己所扮演的不同角色，请思索下面这个问题：
这一周内当你扮演每一种角色时，有哪件最重要的事能产生最大的效果？
思索这个问题时，你应该同时听从理性和感性的声音。什么事情对你所扮演的角色有重大影响？比如说什么事会影响你扮演妻子、朋友、父母、员工角色？你应该利用罗盘来帮助你寻找答案，而不是时钟，仔细倾听你的良知，答案的关键是重要性而非紧迫性。
现实生活中，无论人是哪个角色，都有不只一个目标要实现。但是你选择的越少越好。最好一个，最多两个。内在罗盘可能也会告诉你，不宜在一周内设定每个角色的目标。第二象限的特色就是非常有弹性，你大可依照内在罗盘的指示，决定最重要的是哪件事。
现在请在一周计划表的目标栏中填上你的目标。
如果你考虑得够周详，所选定的目标应该都是你认为有助于角色实现的。
现在请你思索下面问题：
（1）如果你在下星期完成这些目标，会有什么结果？
（2）你对自己的生活会有什么不同的感受？
（3）如果你只完成部分目标，结果又如何？
（4）会对你的人生产生积极的影响吗？
（5）如果你持续每周都这么做，会有什么结果？
（6）会比现在过得更好吗？
●确立一周的决策依据
假如我们想有效地实现第二个象限的目标，就要确立一套切实可行的方案。多数人的生活因第一、三象限的事务而拥挤不堪，却又不断想挤出一点时间来完成，无非是要为“最重要的事”挪出一些时间。其实根本解决方法不是把时间都排满了再来腾挪，而是先确定轻重缓急，再安排时间。
下面是一位时间专家和大家分享的一段经验：
“我参加过一场讨论会，课题是《时间》。讲到一个段落时，讲师说：‘下面我们来一段问答时间。’他从桌下拿出一个宽口罐子放在桌上，旁边有一个盘子，盘子上放了拳头大小的石头。他问大家：‘你们认为可以放进去多少石头？’大家猜完以后，他说：‘好，我们看看谁猜得对。’他拿起一个石头放进罐子里，然后是第二个、第三个？？我不记得他放了几个，总之最后放满了。他问：‘这个罐子是不是放满了？’每个人看了看罐子都答‘是’。他说：‘是吗？’他从桌下拿出一小桶小石子，把一些倒进罐子里，摇了摇，小石子纷纷跑到大石块之间的空隙。他笑了笑又问大家：‘现在罐子满了吗？’这次我们都不敢大意了，‘不一定’。‘很好’，说着，他从桌下拿出一小桶沙倒进罐子里，沙子纷纷跑进大小石块的空隙。他再一次望着大家问：‘罐子满了吗？’大家齐声喊：‘没有！’他说：‘好极了。’说完拿出一瓶水来倒进罐子里。然后他说：‘我这么做是什么意思？’有人回答：‘意思是我们总能找到空隙，只要肯用心，生活中总可以填进更多东西。’他说：‘不，这不是重点。重点是如果你没有先放那些大石块，你会放小石子、沙子和水吗？’如果我们的观念是‘做愈多愈好’，我们永远都想在一段时间内填入更多的事。但如果你填入的不是最重要的事，做再多又有什么意义？’”
可以这样认为，第二象限的目标犹如上面例子中的大石块。如果我们不那样做，而是先放别的东西（水、沙、和小石子），然后再放那大石块，这样，很可能搞得乱七八糟。
但如果我们知道大石块在那里，而能够先摆进去，不但可以放进非常多的石块，更可以在空隙间填进无数的小石子、沙和水。不管其他东西放进多少，大石块（即第二象限的目标）先放进去才是最重要的。
现在再来看你的一周计划表，把你的第二象限目标填进去。你会发现表上的每日行事有两种空栏，一种是依据时间分配的，一种则是要列出当天的最重要事项。你应该在一天中设定一个时间来实现第二象限目标，或者把它列为当日重要事项。
做一件事前，我们通常要对这件事进行具体的计划。譬如，你认为本周中最重要的目标是完成某个程序的编排，这时你就要把大部分精力集中在你的目标上。除此之外，还要排开其他不重要的事情，或另选时间参加。
有些目标则不适宜安排在一天中的特定时间，而将其列为重要事项效果较佳。比如说你的目标是要改善与女儿的关系，你应该知道改善关系的适当时机是很难预测的。因此与其列出一个特定时间，不如只把女儿的名字写在“其他重要事项”最上面，然后静候时机到来。比如说你在星期一写下来，但时机一直没有到来，你可以画个箭头拉到星期二，如果仍然没有适当机会，再延到星期三。如此，这件重要事项会一直在你脑海，同时你也可以观察你们之间的关系在这周内的变化。
于是在星期三晚上，当你在看报纸时，女儿走进来想和你说话，你便有足够的动机推开报纸，而不是推开你女儿。
当然安排与子女从事共同的活动也很重要，亲人间最自然的交流通常都是发生在打保龄球、看电影时。你必须对你的目标有深切的认识，才能选择最适合的方式。
要把最重要的事摆在第一位。安排时间实现第二象限目标是很重要的。如果我们不先排定第二象限的活动，一周的时间会很容易被第一、三象限的事情填满，因为这些事情总是不断吸引我们的注意力，这时候重要的第二象限活动反而很难再找空隙填入。
但如果先把大石块摆进去，结果便会截然不同。我们不但可以把心力放在重要的事情上，更可循隙填入其他事项。
等大石块都填入后，你就可以安心安排别的活动了。安排一项活动时最好先思考这活动究竟属于哪一个象限。有些事乍看之下似乎很紧急，实际上是否只因别人对你造成压力，所以才产生急迫感？考虑一下，这件事情是否真的很重要？或者因为感觉急需处理才以为它很重要？
前面已说过，如果你是个习惯处理紧急状况的人，很可能会误以为你所做的每件事都属于第一象限，仔细分析后可能发现很多时间其实都是花在第三象限上。如果你苦于找不到时间投资在第二象限，最值得改善的地方应该是第三象限。
一旦你开始投资的时间在第二象限，在其他象限所花的时间会大量减少。当你倾注更多心力在计划、准备、建立人际关系、享受建设性休闲中，你将不再急于收拾第一象限的烂摊子，或是为了第三象限中别人的紧急需求而忙得不可开交。你应该朝着减少三、四象限的目标努力。方法是尽量多花时间在一、二象限，而慢慢地把重心移向第二象限的准备、预防、充实自我等。
记住，你在安排一周的计划时，不要采取“多多益善”的观念。要留下一点空间。当然你要尽力安排生活中最重要的事，但不要忘了，不管安排得多周详，真实的生活绝不可能像计划表那样有规律和一成不变。如果你忽略了生活的不可预测（其实是很难做到的），必然会丧失机会、变化和生命中最重要的时刻。
学习第二象限的时间安排，并不是为了设计一套严密无缺点的行事计划，而是要建立一种基本态度，让你在每时每刻的选择都能以事情的重要性为原则。
如果你正在作一周计划表，可以第二象限的目标为主，再将其他重要活动列入特定时间或编入“其他重要事项”。
通过每周计划，你是否从中学到了什么？与以前有何不同？对你有何意义？你不妨先思索下面的问题：
（1）做完计划后，你对这样的一周生活有何感受？
（2）如果你每周都计划好每一种角色的第二象限目标，并确实实行，对生活会产生什么影响？
（3）你是否认同“先放大石块”的道理？这个道理如何帮助你完成重要的事情？
如果你刚好在忙一件更重要的事，原来那件事当然应该另外安排时间。关键在于你必须能分辨当时两件事情孰轻孰重。
一天中一定会发生很多事情迫使你重新评估计划的可行性，比如老板突然要开会、朋友送你两张音乐会的票、女儿在学校意外骨折、客户突然取消约会等等。
通过第二象限组织法，你才能根据重要性的原则做最佳时间的安排，而不是绕着急迫的事团团转。当发生突发变化时，你应该停下来请示内在的罗盘，以决定时间与精力如何安排最恰当。如果突发状况不如你计划中的事情重要，第二象限的原则能帮助你坚持原订计划。反之，也可让你毫不犹豫地因时制宜，因为你知道自己所做的是真正重要的事情。
如果你想在短期内获得成功，就得靠走捷径。就算我们可以给别人留下很好的印象，我们学会了为人处事的法则，但收获总是无法伪造的。诚如布瑞姆博士在《阿波罗神》一书所说的：
“自然自有其均衡，这是人力所无法破坏的，因为我们知道因果律是自然界最无情而又报应不爽的。然而，无论是国家或个人常常不知自己的均衡点，这是因为我们仍然执迷不悟，不知道我们的人生与社会一定躲不过自然的规律：怎么栽种，必怎么收获。”
