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第26章 处理特殊问题的技巧

任何中层领导都会遇到一些特别难处理的特殊问题。如:下属突然提出加薪要求怎么办?下属盗用公物怎么办?下属恶习不改怎么办?等等。这些问题常令新任中层领导措手不及,虽冥思苦想却找不到妥善的处理方法。其实,任何问题都可能发生,也都会过去。遇到问题沉着冷静是最重要的。只要你掌握一定的技巧、方法,抱着一颗平常心去对待这些特殊问题,你就一定会成功。

●如何对待下属提出加薪要求

也许有一天你正在处理一件重要的事务,而一位下属走进你办公室,郑重地对你提出加薪要求,并陈述给自己加薪的理由。

这时应该怎么回答好呢?

如果你的公司有系统的考核机制,有详细的根据绩效决定的加薪制度,那么这个问题就很好回答了。你可以很详细地告诉他有关加薪评定制度的细节,包括下次评定的时间,到目前为止他的绩效和表现等等,接着拍拍他的肩膀,带着鼓励的语气对他说:“如果你能够继续不断地努力的话,我想这一次的加薪机会你肯定会争取到的。”

然而,如果你的公司没有定期加薪的制度,而是依照你的推荐的话,问题就比较棘手了。

此时应该告诉他,你推荐的加薪标准是什么,并让员工谈一谈对自己近期表现的看法,之后你必须回答的两个问题是:

该员工工作是否出色?

与其他员工相比,该员工的薪酬水平是否公平而合理?

如果第一个问题的答案是“是”,第二个问题的答案是“不”,就应该考虑推荐他加薪了;同时应该对自己的疏忽而向该员工表示深深的歉意,并鼓励他再接再厉。

但是,在许多情况下,你不会立即给他加薪的,因为他的表现并不出色,这是异常尴尬的事情,因为员工自己并不这么认为。在这种情况下,你应当:

对他取得的成绩给予肯定,重申该员工的表现,并对照你推荐加薪的条件加以比较。

向他明确指出需要在工作中做哪些改进。

对提高他的工作绩效提供帮助,并且为他设立特别的奖励目标。只有这样,你的员工才会感到你在重视他的需要并且是在帮助他。

●下属不服从命令怎么办

对于中层领导来说,他们可能遇到的最难处理的一种情况就是一位员工不接受指示或者干脆把它当成耳旁风,或者在开会时当着其他员工的面儿对中层领导做出不礼貌的举动。这种无礼的做法经常发生在那些曾经为部门做出过重大贡献的老资格员工身上。而新被任命的中层领导面临这种情况的可能性又最大。某位员工可能会试图影射或者暗示新任中层领导解决不了手头的问题。如果这种行为受到指责,这位员工又会做出让步并声称所说的话都是在开玩笑。这到底是怎么回事?难道中层领导连开玩笑也受不了吗?

别受愚弄。下属这样的行为是对中层领导权威的一种直接攻击。这些员工就像一个不听父母调教的孩子一样,实际上是在试探中层领导究竟能容忍他到什么程度(这恰恰说明了为什么这种事更经常地发生在新任中层领导身上)。这些员工想看看他不听命令的做法究竟能被许可到一种什么样的程度以及这样做下去的后果将会如何。

员工采取这种行为的原因是多种多样的。也许是这名员工刚刚错过了一次提升机会。也许是他心怀不满或嫉妒心理,也许他只不过想引起别人的注意。

总之,导致这类行为的原因并不重要。重要的是一定要对这种情况加以重视。忽视它就意味着中层领导将会逐渐失去部门中所有员工的尊敬。如果一个员工不服从命令的做法得到了允许,那么其他人就会认为他们也可以这样做。

别让问题成堆再去处理(如果不引起重视,它们会反复发生的)。

在部门内把问题解决掉。高级管理层希望中层领导有能力对本部门的人员进行有效控制,而不需要上级提供帮助。

把有这类行为的员工叫到你的办公室,开诚布公地与其谈一谈所发生的事情。在会面之前要有所准备,弄清楚自己想要说什么,直接而简明扼要地阐明问题(拐弯抹角是一种错误的做法)。

在遇到员工不服从命令的情况时,中层领导可采取以下步骤:

(1)立即与下属讨论这一问题。

(2)让下属知道违抗命令的行为是无法被接受的。

(3)让下属知道这种行为方面的问题应当由他自己去解决。

(4)告诉下属如果他们能改正其行为,自己是不会对他们怀恨在心的。

●下属工作不力该怎么办

下属工作不力,该怎么办?身为中层领导最明智的做法是深入调查,找准下属工作不力的原因,从而对症下药,帮助下属优质高效地完成工作任务。具体地说,有以下几种方法:

(1)中层领导应该头脑冷静,耐心细致地加以引导。一要放下架子,亲临下属,听取意见和呼声,把准思想脉搏,缩短上下级之间的心理距离;二要帮助下属理顺思想,消除疙瘩,振奋精神,开动机器;三要帮助下属正确认识自己所承担的工作的重要性,勉励其积极主动地把工作做得又快又好。

(2)中层领导在分配工作的同时,教给下属一些基本的工作方法和办事程序,使其举一反三,渗透其中之道。安排品性好、能力强的下属与之共同承担某项任务,既为其了解工作难度,又为其提供学习榜样,还可以使其在实践中获得成功,找回自信,激发斗志;经过一段时间的培养锻炼,安排其独立承担工作任务,鼓励其消除顾虑,充满信心,大胆工作,争创佳绩。

(3)有的下属工作不力,完全是因为惰性太强,懒散成性。但这样的人往往脑子好使,行动起来爆发力强。他们之所以不能按质如期完成工作任务,主要原因是律己不严、自由散漫、工作缺少紧迫感,习惯于到“火烧眉毛”之时方欲认真“作答”,无奈时间所剩不多,只得硬着头皮交差。中层领导调教这种下属,最有效的办法就是增加压力、加强督促、时常鞭策。

(4)中层领导除非在不得已的时候,不得给那些工作不力的下属调换岗位,换个环境。在适当的时候,让下属特别是在某个岗位上工作的下属挪一下,不仅必要,而且可行。只是在交流之前,一定要做好他们的思想工作,说明调动的原因,征求他们的意见,决不能搞简单的行政命令。否则既容易伤害其自尊心,又不利于其在新的岗位上重塑自我、展示自我、实现自我。

●如何对待下属上班时间办私事

员工的工作时间,在很多领导的眼中,就等于员工对公司的价值。因为公司聘请员工,目的是为了他能在工作时间内为公司服务,如果他在办公时间经常处理私事,自然是损害了公司的利益。

作为中层领导,要处理员工在工作时间办私事的问题,得先找出原因,然后可就不同的情况,作弹性的处理。

有些职员在工作时间办私事的原因,是因为工作岗位过于清闲,他没有别的事情可做,惟有找别的方法打发时间。中层领导可安排较多或较有挑战性的工作给他,情况会自然地改善过来。

现在有不少打工仔有数份兼职,由于在公余以后,没有足够时间应付兼职工作,于是便利用了正职的工作时间。或许他的工作能力较高,尚能应付工作“量”的要求,但在“质”的方面,可能是马虎了事。对待这些员工,你要清楚表明立场,要求他不要在办公时间另赚外快;在下班后,如果他的兼职工作没有与公司利益发生冲突,你便毋须提出严格的要求。

令员工遵守公司的纪律,当然是中层领导的职责,但切勿忘记你要做一个有人情味的中层领导。有些情况下,员工办理私事是情有可原的,例如员工家庭发生事故,或者只在工作较清闲时,偶然打私人电话。如果在上述情况下,仍要严格执行纪律,终会招致员工的反感,在有需要时,很难要求他们通力合作。

●如何对待下属提出不可行建议

假如你的一个下属员工老是向你提出不可行的建议,并且语调傲慢,这几乎等于是说,如果你是个够格的中层领导,早就迫不及待地采用了。你希望员工提出改革方案,但他的行为却真让你难以忍受。

如果不断受无用的建议侵扰,中层领导一般都会仔细考虑后一口回绝,但这回绝也应注意自己的态度。

其一,要意识到相当一部分员工的建议都会有偏差,在成百个建议中也许只有一个浮出水面。如果让员工感到自己的建议是负担和干扰,那么汹涌澎湃的士气就会变为涓涓细流,并逐步趋于干涸。

同样重要的是要认识到,员工在组织、提交建议方面并没有经过训练。你可以举出一些被采纳的建议以供参考。这有助你采纳、实施员工的建议,同时帮助员工在提交建议前,对自己的意见进行归纳总结。

其二,无论建议是杰出的还是拙劣的,你都应该表示感谢。即使不予采纳,也要给员工一个说法,同时鼓励他继续改进,提交更多更好的建议。

如果员工提建议时的语调已不再平和,那他就不是在向你提建议,而是提意见——他也许受到挫折,感到不满、不安。你应当与他谈谈工作该怎样继续。

因为他如此喜欢提建议,你应当鼓励他对自己的工作多提建议,这无疑会增加他的工作满足感,促进他个人发展。

●如何对待下属盗用公物

某厂有个工人盗窃了厂里的木材,数量虽然不很大,但性质肯定是偷盗。因为这人是木工,平时上上下下找他干点零活的人很多,都与他有点交情,于是,便都出来求情,只有厂长坚持要依法处理。

有人就说:“少数服从多数嘛。”厂长理直气壮地说:“厂规是厂里最大多数的人通过的,要服从,就服从这个多数。再说盗窃是不可饶恕的行为。”

一时间,厂长似乎有点孤立,但时间一长,理解和赞同他的人便越来越多,而偷盗厂内财物的情况从此大为减少了。

盗用公物的毛病,是可大可小的。不论职员所窃取的只是一些文具,还是公司的客户资料,从法律的观点来说,都是一种盗窃行为,侵犯了公司的利益,中层领导是不可坐视不理的。但是,一些中层领导经常心慈手软。如果下属偷取公司的圆珠笔、记事簿,或许你会这样想:这是一件小事,又没偷多少东西,于嘛哪么认真呢?干脆睁一只眼闭一只眼算了。再说了,为这么点儿东西就和员工翻脸,显得我太没有大将风度了。结果,偷窃的员工没有得到惩罚,一切看上去似乎风平浪静了。然而过了一段时间,你就会发现更多的员工参与到了私拿公司财物的队伍中。这下你不能再犹豫了,可是怎么惩罚呢?你已经记不起来最先偷东西的员工了,处罚这些新犯的员工也不是那么理直气壮,员工们反而在底下嘲笑你是一个无能的领导者。

盗窃公物看上去是小事,却反映了一个人最基本的品德修养。领导者要防止盗用公物的情况,最重要是制定有效而合理的制度。例如:设有登记制度,让使用复印机的次数留有纪录,避免职员印私人文件,或私自取用公司的文件复印作私人用途。对于较贵重的物件或较机密的公司资料,就需要更安全的措施。当然,中层领导也要注意,对于一些小的东西,比如日常使用的文具,如圆珠笔、记事簿等,就不宜作过分的管制。因为这些常用的物品,也要实施登记制度,领导天天看着的话,职员会感到很麻烦,也觉得单位不够人性。文具的用量,最好每个部门均有适度的分配,只要情况不太过分,便不宜在一些小事情上花太多时间。中层领导也不用小题大做,只有确实发现下属在不断地占公家便宜时才考虑痛下杀手。

古代有个县令。一天,他发现有一个管库房的小吏偷了一枚铜钱,县令勃然大怒,命衙役把小吏抓住痛打。小吏很不服,就喊道:“我不过是拿了一枚钱罢了,你还能杀掉我不成?”县令听了,立刻拿起笔批道:“一日一钱,千日一千,绳锯木断,水滴石穿!”然后下令斩了小吏。从今天的角度看,这个县令做得比较过分,但是他的判词很有深意。中层领导虽然不能太挑剔员工的行为,但是如果员工一再偷窃的话,你必须采取行动,不然的话,给公司造成的损失和影响是很巨大的。

最后要提的是,如果你要求下属公私分明,中层领导必须以身作则,即使一般人认为是微不足道的事情,你自己也最好依循规矩做事,别给人留有话柄,也别给下属留下不良印象。

如果下属盗用公司的名誉,或盗用商业资料,你为了维护公司的利益,可立刻解雇该名职员;如果情况严重的话,你甚至可以考虑采取法律行动。

●优秀下属提出辞职怎么办

没有什么事情会比一位关键员工提出辞职更让中层领导震惊的了。谁能代替他?工作如何进行?在感到慌乱之前,要找出该员工辞职的原因是什么。

在许多情况下,中层领导对此毫无办法。也许是由于该员工离开本地区,也许是其他单位提供了本单位所不能提供的条件。在这种情况下,要对员工所做的工作表示感谢,并在他离去时表示良好的祝愿。

在其他一些情况下,员工则是由于感到不被赏识而跳槽。也许是没有获得加薪或得到提升。也许作为中层领导的你来说,对有价值的员工没有给予足够的重视。在这种情况下,你应与他进行一次长谈,或承诺在你的职权范围内给予他额外的津贴,最重要的是对工作成果给予肯定。这样做可能会留住他。

要注意到,许多员工的去意并不坚决。他们对离开一家公司去另一家公司工作的的决定并不很确定。如果一次长谈不起作用,那就多谈几次,第一次不起作用的论据可能在第二次起作用。但一定要强调:

(1)你对该员工工作的高度评价。

(2)长期工作所带来的稳定性。

(3)再次对该员工的工作给予高度评价。

(4)从一个熟悉的工作环境换到一个不熟悉的工作环境可能遇到的问题。

(5)你对员工工作的再一次高度评价。

但不要做你所不能兑现的空头许诺。除非你有权做到,否则不要许诺加薪、提升或增加其工作责任。

如果你的这些策略都不起作用,该员工最终辞职了,而且他所具有的才能无可比拟,他的工作也无人能替,这时你该怎么办?

(1)你应对这种局面的出现感到惭愧。不要出现只有某一人掌握某些知识与技能,而没有培训其他人掌握相关知识与技能的情况。你要为他休假、生病或辞职做准备,不要让他把重要的公司经营信息装在脑子里带走,而一定要让他留下书面材料。

(2)要知道部门内没有谁是必不可少的,包括你自己在内,没有了谁,公司都不会倒闭。如果把这个问题看做是无法解决的,这会影响全体员工的士气。

(3)对该员工的工作要做详细调查。如果可能的话,在他离开之前与他坐下来回顾一下他所做的工作。先列出重要的问题,然后再列出不太重要的问题,因为一些工作细节将来很可能会对你造成困扰。找个人替换辞职者,并让这个人与你一起工作,一起按现有的文件记录开展工作。

(4)把他的工作分给几个人干,这会避免给一个人增加太重的负担。这样做也会给每个人充分的时间来熟悉工作。

(5)别再让类似的事件发生!保证每个员工都接受交叉培训。对公司内每个职位的工作都有预备人员。

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