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第12章 统筹兼顾,高效处理各项工作(4)

克服拖延的习惯,将其从自己的个性中根除。这种把你应该在上星期、去年或甚至十几年前该做的事情拖到明天去做的习惯,正在啃噬你的意志,除非你革除了这种坏习惯,否则你将难以取得任何成就。有许多方法可以克服这种恶习:第一,每天从事一件明确的工作,而且不必等待别人的指示就能够主动去完成;第二,到处寻找,每天至少找出一件对其他人有价值的事情,而且不期望获得报酬;第三,每天要将养成这种主动工作习惯的价值告诉别人,至少要告诉一个人。

现在就动手做吧!

如果你想逃避某项杂务,那么你就应该从这项杂务着手,立即进行,否则,事情还是会不断地困扰你,使你觉得烦琐无趣而不愿意动手。

对于校长来说,时间很宝贵,办事拖延可能会影响办事的效率。所以,校长一定要革除办事拖延的不良习惯。

二、校长清除拖延习惯的方法

(一)清除“延后办事效果好”的观念

有人办事拖延是因为老是担心事情做不好,觉得往后拖一下可能有助于该问题的解决,而且总是这样交代自己——这事情以后办会比立即办效果更好。也有人嫌事情麻烦,往后拖,可以暂时逃避一下。

其实恰恰相反,往后拖延并不能把事情办得更好,往往还会把事情弄得更糟。自己分内的事情总归是逃避不了的,况且当时接手事情后,对情况比较熟悉,如果拖到以后,必须再花一些时间去熟悉情况。这样不仅浪费了时间,甚至耽误了事情,更为重要的是您会因此养成遇事拖拉、能拖就拖的不良习惯。所以,在任何时候都要有一种意识,办事情不能拖拉。校长可以搜集并牢记自己在工作中几个典型的因为拖拉而带来不良后果的事例,想拖拉的时候,就想一想这些事例造成的后果。

(二)养成立即动手的习惯

立即动手不仅省去了记忆、记载或从头再干所花的工夫,而且解除了老有一件事挂在心上的心理负担。要把“能做的事情,可以立即完成的,绝不往后拖”定为自己的一条铁律。

(三)给自己定出一个期限

校长在学校的工作中无论做什么事情,都要给自己定出一个期限,在期限到来之前一定要完成工作。最好能在每一天晚上都问问自己究竟做了什么工作,有没有把该做的事情漏掉或拖延。

(四)校长应学会舍弃,砍掉工作中无关紧要的枝节校长要养成在某一段时间内集中精力做某一件事情,不要让一些细枝末节的小事来打扰自己,分散自己的注意力。在放下一件事情之前,都要力求把它了结。

(五)学校的工作很多,校长在处理事情时不要贪多有的校长办事贪多,认为每一件事情都重要,恨不得所有的事情都由自己一个人完成。但一个人的精力是有限的,这样做的结果常常是揽了很多事情,却一样也完成不好。所以,对必须完成的任务要通盘考虑,分清轻重缓急,可以将一个大目标分解成若干个小目标,分期限定完成。

(六)校长在处理工作时要做到有条不紊

有时,自己想立即完成任务但又忍不住要拖延时,不妨花5分钟时间坐下来想想自己即刻要做的事情,设想一下拖延工作和按计划完成所带来的情绪和身心上的不同后果。当您做过这一番思量后,只管做自己认为最好的,不必后悔或优柔寡断。

无论怎样,办事拖延是一种不良的习惯。要革除这个不良的习惯,除了掌握正确的方法以外,坚忍不拔的毅力也是必不可少的因素之一。

(第六节 )如何提高会议的整体效率

如何检查校长的开会效率?

1.是否有与会者分心(在桌上涂鸦或者打瞌睡)。

2.会场中有人不提建议,却一再批判别人的点子,做负面评论。

3.出现一个人废话连篇而其他人意兴阑珊的情况。

4.会议结束后才突然想到:今天的开会结论是什么?

5.会场中有人还不知道开会目的。

7.会开了半天,既无结论,也没人提出新点子。

8.与会人数太多,根本无法讨论事情。

9.发言品质太差,没有理性讨论,只能比谁大声。

10.没有事先做摘要也没有提供白板,讨论变成泛泛空谈。

11.有一种:“还没开会就先有结论”的感觉。

13.只要用E-mail就可完成报告与确认的工作,却大费周章召集许多人一起开会。

14.报告与资料说明耗时太久,讨论重要事项的时间明显不足。

15.有人提出意见,就被批评:“那你去做呀”,会场气氛冷淡,没有人愿意多言。

出现以上的任何一种情况,就足以证明您参加的会议效率与品质有待改善。如果不幸打钩的格子超过一半,恐怕您所召开的会议已经病入膏肓,非进行大手术无法拯救。

会议是校长进行学校管理的一种手段,如果会议过多或会议效率不高,就会占去管理者大量的时间。因此,要提高管理效率,就必须提高会议的效率。如何提高会议效率,应从以下几个方面抓起:

一、走出观念误区

目前,在人们思想深处,对开会问题的认识有三大误区,即“领导就是开会”、“开会就是工作”、“开会多就是成绩大”。这些观念不破,就难以提高会议效率。这就要从思想深处走出,领导就是开会的误区,树立“领导就是服务”的新观念;走出开会就是工作的误区,树立“开会的目的是解决问题”的新思想;走出“开会多就是成绩大”的误区,树立有效益才是成绩的新观念。不走出会议观念的误区,就难以提高会议效率,走出误区天地宽。这就为提高会议效率奠定了牢固的思想基础。

二、制定会议制度

常言说,无规矩不成方圆,要提高会议效率还必须有制度来保证,会议制度一般应包括的内容是:(1)各种会议权限、议题范围;(2)一定时间内的会议次数和会议召开的大致日期;(3)会议议题的确定,议题的安排,会议的通知;(4)会议材料的准备;(5)会场的布置和会务的安排;(5)会议的组织、调度;(7)会议的善后处理:(8)会议决定事项的催办、落实;(9)改进会风、制定并遵守会议制度,可以正确运用会议这一管理手段,有效的提高现代管理效率。

三、增强效益观念

邓小平在南巡讲话提出了衡量改革开放“三个有利于”的标准。一个会议开得好不好,质量高不高,同样要用这个标准来衡量。也就是说,开会要注重效益,因此,对会议既算政治账,又算经济账;既算会议投入,又算会议产出。要提高人们的会议效益观念,会议时间要用“分”钟来计算,不能再用天来计算。同时要大力提倡并逐步推广开“现代化”会议,尽可能使用电话、电视、电脑等现代化高新技术手段召开会议。一个人可以同时参加几个会议。节省校长宝贵工作时间的同时还提高了办事效率。

校长在开会时还要对开会的时间进行明确控制,要开短会,讲短话。会议的题目要集中,议程要一环扣一环,使与会者集中精力讨论问题。每个议题用多少时间,要计划好,不能让会议长短变得漫无边际。对发言者的时间要做出限制。

少开会,开短会,议大事,是提高会议效率的重要保证。效率低下的会议不仅浪费了自己的时间,而且也浪费了别人的时间,严重影响校长的工作效益。

四、做好会前准备

要开好一个会议,并不像人们想象得那么简单。特别是大型重要会议,要开好更不容易。因此,必须做好充分准备,做到不开无准备、无把握之会。从通知的拟定,到具体组织服务,都力求周密细致。稍有不慎,出点差错,都会影响会议效果。会前的准备工作很多,除了筛选确定议题外,很重要的是搞好会前通气。只要不是特别紧急的情况,一般都要在会前把研究的议题、有关情况和提交讨论的方案告诉参加会议的同志,使大家早有准备。

五、讲究开会艺术

开会应讲究艺术,否则就达不到应有的目的。我们有的会议搞疲劳战术,把短会开成了“马拉松”会,“长尾巴”会,发表讲话,不分轻重缓急,你一篇,我一篇,一念就是一、两天。有的会拖拉疲沓,使人疲劳不堪。有的甚至争论不休,不欢而散,这样都收不到应有的效果。为了提高会议效率,做到正确决策,就要让大家充分发表意见,把话讲完,多讨论,缓拍板,慎表决。尽可能把正确的意见集中起来,把有分歧的意见统一好,把没有把握的意见论证好。

另外会议的目的要明确,一般来说,开会的目的有三个:一是为了研究和做出某项决策;二是为了布置、协调、宣布某项任务;三是为了澄清某项观念,统一认识。开会目的必有其一。召集者在确定开会之前,应当反复地推敲会议的目的,弄清开会要解决什么样的问题,然后围绕着会议目的认真准备。会议要议大事,要有实效。

六、抓好议定事项的落实

很多学校在开会时出现过这样的现象:会议上校长和教师讲得很生动,听了很感动,回去无行动的问题。这就是在落实这一重要环节上出了问题。会后不落实,会开得再好,也等于零,势必导致形式主义。有人写了一副对联:“今天开会,明天开会,天天开会;你也讲话,我也讲话,人人讲话”。横批是“无人落实”。这是对会议形式主义的一种辛辣嘲讽。为了促进会议决定的贯彻落实,会后起码还要做两方面的工作:一是继续做好统一思想认识的工作,尤其是要做好那些意见被否决的同志的工作,使他们心情舒畅地服从和执行集体谈议。二是做好会议议定事项的落实工作,及时了解反馈在执行落实过程中出现的新问题,以便对症下药,加以解决。

此外,良好的会议规范与技巧也有助于提高会议效率。

1.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

2.准时开始,准时结束。

3.所有参加会议的人应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意。

4.意见不同是好事,议论才能面面俱到。

5.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

1.一个中心是指整个会议的议程。包括:

会议的开始,具体包括:致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。

进行会议讨论,可以分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流资讯;产生主意、做决定、确认行动;总结。

结束会议,具体包括:总结;安排下次会议。

2.两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易被忽视的。但是,它们却是保证会议成败的关键。具体包括:写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安排下次做汇报的人选等。

学校会议经常出现的弊病:

1.与会人数太多,还得一个一个轮流报告。

2.事先准备工作不足,没有备妥所需资料,或者资料太庞杂,未能提纲挈领指出重点。

3.会议多半有点强迫性质,能自主决定是否参加的很少。

4.会议没有明确目标,只说要开会,到场才开始思考要讲什么。

5.开会时间过于冗长,气氛沉闷,令人想睡觉。

6.开会空间给人不舒服的感觉,有的地方太小,有的气氛冰冷。

7.会议主持人技巧太差,出现群龙无首或一个人握着麦克风不放的状况。

8.会议结束了,却没有得到具体结论。

怎样提高开会效率?建议从以下几个方面做起:1.保证会议要有内容,明确要解决的问题。开门见山,直奔主题。

2.及时开会。在得到重要情报或要求做出决策时应立即召开,以保证有充分的时间采取行动。

3.主持人和参会者都要守时。

4.主持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点,让参会者有所准备。正式会议,还要把议程发给参会者。

5.出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人,只能通报情况或布置工作,更多的人只适合于报告会和表彰会。

6.一般会议时间以一小时为宜,大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为,脑力的最佳状态只能保持45分钟,人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时。

7.会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案。

8.会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛,有利于思想的交流与沟通,提高会议效率。

9.会议结束前要做总结,建议行动方案,明确责任和规定期限。不能落实的会议是无效的。

如果想缩短会议,一是临下班开会;二是站着开会;三是限定会议时间,到时就鸣铃。如果做不出决议,说明这个问题不适合在会议上解决。

(第七节 )如何正确对待教师的公开课

校长在学校教学管理中处于核心地位,对公开课持什么样的态度和行为,是公开课教学研究能否有效开展的关键。校长如何对待教师的公开课呢?

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