作为打电话者应尽量为接话一方着想，这样既表现出一个人的风度，同时也是理所应当的事。在你所有的电话中，更多的可能是商业电话。这就要求你必须具备一定的商业基本常识和礼节，但有时你也会遇到一些令人不大愉快的紧急电话。以下几点是你打电话时应该考虑的几个方面：
1.理清自己的思路
当你拿起电话听筒之前，应先考虑一下自己想要说些什么？不要在毫无准备的情况下，给他人打电话，可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题或草草写下想说的事情。
2.养成随时记录的习惯
在你的办公桌上，应时刻放有电话记录用的纸和铅笔。一手拿话筒，一手拿笔，以便能随时记录。
3.立即表明自己的身份
当你拿起电话时，首先道出自己的身份以及自己所属的组织的名称。然后以“您好！你最近怎样？”或者“一切都还顺利吗？”或类似的问候作为你们谈话的开场白。称呼对方的名字，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。
4.确定对方是否具有合适的通话时间
当你给他人打电话时，他们也许正忙于自己的某一事情。你应当表明自己尊重他们的时间，并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方问一下：
“您现在接电话方便吗？”、“您现在忙吗？”、“您现在有时间同我谈话吗？”、“这个时候给您打电话合适吗？”、“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”等等。
5.表明自己打电话的目的
当你接通电话时，立即向对方讲明自己打电话的目的，然后迅速转入所谈事情的正题。职业专家们认为，商场上的机智就在于你能否在三十秒内引起他人的注意。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间因为任何事情进行讨论。
6.给对方足够的时间做出反应
即便你想迅速解决某一紧急的事务，也应该给对方足够的时间，让他们对你的要求做出反应。如果你拿起电话说个不停，那会使对方误以为你正在朗读材料呢。
7.避免与旁人交谈
当你打电话时，如果你中途与身边的其他人说话，这是极不礼貌、也不合适的行为。如果你万一这时有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这些事情，不要让他人久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会长，你可以向对方道歉，然后过一会再打过去。但在你打电话时，最好要避免这种情况的发生。
8.设想对方要问的问题
当你在电话中与他人进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先准备好如何做出回答。一位公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打去电话，请他参加总公司的会议，那个专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一个拙劣的回答可能是：“我想您最好来这儿。”但如果你事先预想到了这样的回答，并且能十分机智地给予反馈，你就可以回答说：“您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”听了这些话，那个分公司的专家当时就改变了态度“好的，我会准时参加的。”
9.道歉应该简洁
有时，你不在的时候会有人给你打电话，并且要求他人记下电话转告你。当你回这些电话的时候，不要在一些繁文缛节上浪费时间。例如：“我尽早给您回电话，”或“我昨天想给您回电话”或“接到您的信我就立即给您回电话，但是您一整天都不在。”所有这些只是过去的事情，只能耽误你目前生意的时间，过多的解释也是毫无意义的。
10.不要占用对方过多时间
当你主动给别人打电话时，尽可能避免占用对方时间过长。如果你要求对方查一些资料或说出某个问题的答案，就可能占用电话时间过长。因为在大多数情况下，对方不一定马上就能替你找到资料，或者立即给你做出一个肯定的答案，你必须给予对方一定的时间。如果你给他人打电话时间过长，对方可能十分反感。因为也许他正等着处理某一事情，他内心期望你立即放下电话。因此，当你考虑到对方可能过一段时间才能给你答复时，你可以先挂上电话，要求对方回电告知你，或者你过一会儿再打过去，这样就不会过长时间地占用他人的电话线，以影响他人的正常业务。
11.拨错了号要道歉，决不可挂上了之，因为这样是很不礼貌的如今有了拨号追踪技术，对方很可能借助该技术找上门来，兴师问罪，这样会给你个人和所在的公司带来不良的影响。道歉的态度要诚恳，话不必多，只说“我可能拨错号了”就行。切记不可盘问对方为什么不是自己要找的人。放下话筒前，最好问一下对方的号码，看是不是与自己所拨的号码相同，以免再次拨错。同时，别忘了要道声“再见。”
12.要报出本人的姓名和单位名称
说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？”如果是秘书接的，等本人来接时，还需再报一次姓名和单位。为使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。
即使是经常通话的人，也不可省去自报姓名这一道手续。不应想当然地认为对方能听出自己的声音，以致对方在接电话时还得分神猜想是谁打来的电话。
报名字时也不可只说“我是约翰”，因为天下同名的人甚多，人家也许弄不清你到底是张约翰，还是李约翰。所以即便自己的名字相当古怪，也应报出全名。这实际上是一种自我推销的方式，可以使对方加深对你的印象。
13.如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码，这是最基本的礼仪。
即使对方是熟人，双方经常通话，这样做，也至少能使对方不必分神再去查电话号码簿。同时别忘了告诉对方回电话的最佳时间。在你有可能外出时，记住这一点尤为重要。如果对方是在外地，则最好说明自己将于何时再挂电话，请其等候，切不可让对方花钱打长途来找你。
14.要问对方此时打去电话对方是否方便
突然打电话，成为“不速之客”，也是不文明的做法。要弄清是否有必要在电话中讨论这些问题。有些问题面对面地交谈更为合适。
对必须在电话中讨论的问题，还应考虑何时去电话于对方更方便。有的公司希望一上班就接这样的电话，以便能有一整天的时间可做其他事情，而有的则宁愿在一天工作即将结束的时候再来这样的电话。如果想定期和对方进行这种讨论，应征询对方定在哪一天、哪一个钟点更为方便。这样做，既是为了使对方定下心来与你从容讨论，同时也是个风度问题。在别人正忙时去电话打扰是不礼貌的行为。
在电话中要说明打电话的目的以及需要多长时间，应实事求是，即不可多报，也不能少说。明明需占用一刻钟，切不可只说：“可以占用你几分钟时间吗？”应该说：“汤姆，我想和你谈谈分配方案的事宜，大概需要一刻钟。现在就谈，你方不方便？”
有时你可能只是为了和对方约定一个对双方都方便的时间再去电话，但如果对方说“现在不行”，则不宜再推迟。
如果不得不在对方不方便的时候去打搅，应当先表示歉意并说明原因。
15.要让对方知道通话时是否另有人在听，或一会儿有人要来。
如拟用扬声电话，尤其需要事先说明。可以这样说：“王明，现在李强也在，他可以随时回答有关生产方面的问题。”
16.妥善组织通话内容
最好事先把有关资料（如报告文本）寄去或电传过去，使对方能有所准备。通话时，双方可对照资料交谈，以便节省时间。采购人员可事先发去“意向函”，扼要说明基本建议，让对方加以考虑，甚至标明有疑问的地方，以供讨论时参考。
通话时，要把本方意见分为若干个部分，每部分之间稍作停顿，使对方能及时做出反应。不要长篇大论，否则，到头来却发现原来对方已经另有想法，白费工夫。
通话前应写出发言要点，不可临时现想，致使说话缺乏逻辑性。开始时应扼要说明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，解决问题。
通话前要把所有资料都准备好，不要临时东翻西找乱抓一气。对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以避免分心或遗漏。
17.心听
在电话中交谈时，常有听不清的时候，所以应特别注意集中注意力。有人打电话常爱东张西望，动动桌上的东西，心不在焉。这种习惯很不好，容易影响通话的效果，最好边谈边做笔记。
18.思想不可开小差
这样才能提高通话效率，同时也是尊重对方的表现。切不可边打电话边和身边的人交谈，这是很不礼貌的。万不得已不得不暂时中断通话时，应向对方说：“对不起，请稍等一会儿。”
通话时如有人无意中闯入，此人应自觉退出。否则，你可向话筒说声“对不起”后，有力而坚决的请那人退出，可以说：“等我打完这个电话后再和你谈。”
如果办公室有来客时电话铃响了，可以暂时不接，除非你一直在等这个电话。如属于这种情况，则应向来客说明情况。
19.注意自己的语言
措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。
称呼对方时要加头衔。如：“博士”、“经理”等。有的妇女喜欢被称为“小姐”，就不要用“夫人”来称呼。切不可用“亲爱的”、“宝贝”之类轻浮的言语。无论男女，都不可直呼其名。即使对方要求如此称呼，也不可用的过分。
说“你”字开头的话时应慎重。像“你忘了”、“你必须”、“你忽略了”之类的话，即使语调再平和，在电话中听去也使人有被质问的感觉。提意见时不妨用发问的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送来？”或“那份报表您搞完了吗？”等。或者用“我”字开头，说：“我星期四需要那份报告。”
听话时，最好插用一些短语以鼓励对方。如，“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”，或“好，好”等。
对对方的要求做出反应或对方提出要求时，态度应积极而有礼貌，比如：“我将乐于关注那件事”或“请别忘了……”等等。
20.适时结束通话
通话时间过长意味着滥用对方的善意。你以为对方正听得津津有味时，也许他正在抓耳挠腮，揉眼睛，恨不得早点挂下话筒。爱在电话里夸夸其谈的人，最好在桌上放一台闹钟，以便控制通话时间，及时提醒自己：“该结束了。”
结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。比如说：“我将在星期五中午告诉你最后的数字。”或：“我看双方还需要再做些调查才好定案。找时间再谈一次如何？下星期二你方便吗？”等。不要把问题挂在那里，说了大半天等于没说。
最后应说几句客气话：“很高兴和你交谈”，“谢谢您打来电话”。以便显得热情些。
放话筒的动作要轻，话筒没放稳前，千万不可发牢骚，说怪话。
手机礼仪
随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合放肆地使用手机，已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。在国外，如澳大利亚电讯的各营业厅就采取了向顾客提供“手机礼节”宣传册的方式，宣传手机礼仪。
公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，不可以旁若无人地使用手机。
在会议中、和别人洽谈的时候，最好的方式还是把手机关掉，起码也要调到震动状态。这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路。而那种在会场上铃声不断，并不能反映你“业务忙”，反而显示出你缺少修养。
在一些场合，比如在看电影时或在剧院打手机是极其不合适的，如果非得回话，或许采用静音的方式发送手机短信是比较适合的。
在餐桌上，关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。不要正吃到兴头上的时候，被一阵烦人的铃声打断。
无论业务多忙，为了自己和其他乘客的安全，在飞机上都不要使用手机。
使用手机，特别是在公共场合，应该把自己的声音尽可能地压低一下，而绝不能大声说话，以“赢取”路人的眼球。
在一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。无论如何，都不要在并没使用的时候放在手里或是挂在上衣口袋外。
放手机的常规位置有：一是随身携带的公文包里（这种位置最正规）。二是上衣的内袋里。
有时候，可以将手机暂放腰带上，或是开会的时候交给秘书、会务人员代管，也可以放在不起眼的地方，如手边、背后、手袋里，但不要放在桌上。
手机短信的越来越广泛地使用，使得它也成为手机礼仪关注的焦点。在一切需要手机震动状态或是关机的场合，如果短信的声音此起彼伏，那么和直接接、打手机又有什么区别？所以，在会议中、和别人洽谈的时候既使用手机接收短信，也要设定成震动状态，不要在别人能注视到你的时候查看短信。一边和别人说话，一边查看手机短信。
在短信的内容选择和编辑上，应该和通话文明一样重视。因为通过你发的短信，意味着你赞同至少不否认短信的内容，也同时反映了你的品味和水准。所以不要编辑或转发不健康的短，特别是一些带有讽刺伟人、名人甚至是革命烈士的短信，更不应该转发。
使用手机时勿扰他人，手机即“移动电话”，又称“大哥大”，是灵活、现代化的通讯工具。使用时除了应遵守电话礼仪外，还应注意一些特殊规范。例如：不应专拣人多处使用。在餐厅、酒吧、歌舞厅、影剧院携带使用，由于比较引人注意，容易给公众以轻浮、摆阔的印象。在宾馆大堂、会议室、洽谈室使用，则明显会打扰他人。如必须携带，则应将其关机后装进公文包或小型提包内，如急需在公共场所、正式活动过程中使用，应起身离开，找一个不影响他人的地方。如不得不当众使用，应向周围的人致歉。
具体地说使用移动电话，有四个点要注意。第一，不要借用别人的手机。现代人都有个人空间，一般来讲，讲究的人名片上是不印手机号码的，所以不要主动问别人手机号，也避免借打别人的手机。第二，使用手机要注意安全。驾驶车辆乘坐飞机按照有关规则不要去用。第三，使用手机不要制造噪音。开会也好，观看演出也好，工作场合也好，不要让手机发出铃声。要养成习惯，进入公共场合手机调为振动或者关机。最后一点要注意，就是手机放置的位置有讲究。一般手机别别在腰上，不要挂在脖子上，正常情况下，手机放在自己公文包里是比较合适的。
