递烟时,应轻轻将盒盖打开,将烟盒的上部朝着客人,用手指轻轻弹出几支让客人自己取或抖出一两支让客人自取。不要自己用手指取烟递给客人。如果为客人点火,则最好是打着一次火只为一个客人点烟;如果连续点火,打一次火最多也只能为两人点火,绝对不要打一次火后为客人“点转转火”;即使你的打火机再好也不能这样做,因为这是一种失礼的行为。如果用火柴点火,每划燃一根火柴,也不能为两人以上的人点火。点过以后,应先吹灭以后再丢进烟灰缸中。如果为多位客人点烟,点烟的顺序应是身份高的、年长的、女士在先。
请客人吃水果前,应请客人先洗手。将洗净消毒的水果和水果刀交给客人削皮。如果代为客人削皮,一般只应削到你的手指即将碰到已削过的果肉为止,剩下部分最好向客人致歉后请客人自己削掉,以保持水果的清洁卫生。
其他注意事项
1.在客人来访时看表,总会给人以下“逐客令”的感觉,因此,要特别谨慎,如果特别需要了解时间,也应回避客人。
2.在与客人交谈过程中,不应将两肘抬起,双手支于椅子扶手上。从体态学角度讲,这是一种急于结束交谈的体语。如果客人有这种体姿出现,就应主动询问客人是否还有别的安排,是否愿意再多坐一会儿。
3.当客人起身告辞时,应尽快想想还有没有要紧事告诉客人,确信没有了,应起身相送,并邀本机构的相关人员或家人热情相送。如果是贵宾、远客,应送至车站、码头或机场。分手时应说一些诸如“慢走!”“走好!”“再见!”“欢迎您下次再来。”“以后常来玩!”“感谢您给我们带来了新信息。”“感谢您为我们全家带来了欢乐。”“祝一路顺风,万事如意”等等。
4.为了表达对客人及客人的同事、亲人的友好感情,给他们以一定的精神扶助,临别时别忘了告诉客人代表你向他们问好。可以这样说:“请向贵公司全体同仁问好!”“祝贵公司生意兴隆,财源茂盛!”“请代问令尊令堂大人好!”“请向你姐姐代好”等等,必要时还应为客人或客人的亲友赠送一份土特产或纪念品,请客人笑纳。
5.客人离别时,应提醒他们检查一下,该带的东西是否都已带走;还有没有其它需要商谈、讨论的问题等等。6.如果是将客人送至门口,应在客人的身影完全消失后再返回。否则,当客人走完一段再回头致意时,发现主人已经不在,心里会很不是滋味。同时,送客返身进屋后,应将房门轻轻关上,不要使其发出声响。那种在客人刚出门就返身“砰”地关上大门的做法是极不礼貌的,并且很有可能因此而葬送在客人来访时你精心培植起来的所有情感。7.如果是送客至车站、码头,则最好是等车船开动并消失在视线以外后再返回,送客至机场,应待客人通过安检处之后再返回。如果你有很特殊的原因不得不提前返回,也应详细向客人说明理由,请客人谅解,否则,都是失礼的。到车站、码头或机场送客时,尤其不要表现得心神不宁或频频看表,以便客人误解成你催他快快离开。
拜访礼仪
无论是公事还是私事,无论是大事还是小事,无论是有事还是无事,人际之间,社会组织之间,组织与个人之间总少不了相互拜访。没有拜访的公共关系是残缺不全的,没有拜访的人际关系是不幸的。登门拜访他人在时间选择、衣貌修饰、言谈举止方面都应注意一定的礼仪规范。
选好预约的时机
公关活动中的拜访有三种:一是事务性拜访,二是礼节性拜访,三是私人拜访。其中,事务性拜访又可根据内容称为业务商谈性拜访和专题交涉性拜访等等。
拜访的地点可能是拜访对象的写字楼,也可能是他们的私宅。
通过拜访人们可以交流信息,沟通思想,统一意见,发展友情。因此,任何一个社会组织和个人都不应当忽视拜访这种社交活动形式,而应适时地考虑安排必要的拜访活动。不能只在“有求于人”的时候才想到拜访,而应当多站在交际对方的角度考虑一些问题,使拜访经常化。如果当你知道对方迫切需要物质帮助或精神扶助的时候,能急对方之所急,想对方之所需,及时地登门帮助分析原因,解决问题,搞出乎意料的感情投资,从长远来看,无疑是最佳的拜访时机。与此相反,那种“有事常登门,无事不见影”的拜访原则是不受欢迎的,结果也是不太好的。
拜访应选择在比较恰当的时间,不能搞“突然袭击”。在一年四季中,春夏秋冬都可以找到探亲访友的好时机,不过,夏天因天气炎热,穿戴举止都不太方便,如果可能,应尽量避免在夏天安排太多的拜访活动。在具体的拜访时间选择上,最好是利用对方比较空闲的时间。到写字楼拜访,最好不要选择星期一,因为新的一周开始的时候,往往也是大家最忙的时候。如果是到家拜访,最好选择在节假日前夕。由于中国人普遍有午休的习惯,登门时间最好不安排在中午。从我国目前的实际情况看,晚上7点30分至8点也许是到私宅拜访的较好时机。因为这时不仅各家一般都吃过晚饭,而且电视的新闻联播节目刚结束,“黄金时间电视剧”又还没有开始。
注意,选择拜访时机无论如何应尽量避免对方的用餐时间,如果不是对方请你赴宴的话。
拜访之前应写信、打电话或捎口信预约,并把访问的重要目的告诉对方。这样既可避免吃闭门羹,又可以让对方有所安排和思想准备,“不速之客”在绝大多数普通关系的社交场合都是不受欢迎的。预约的语言、口气应该是友好、请求、商量式的,而不能是强求命令式的。如果对方答复说,在你选择的时间内他已另有安排或应酬,应主动表示歉意,然后再与对方商讨下次接待你的机会。这样既有礼貌,又有风度,对方在感动之余会尽早考虑你的访问的。如果你一旦发现对方并无其它安排,只是托词拒绝,那对方一定有什么难言之隐,你也应当理解,而不应直接迁怒对方。
如果因事情紧急,或无法预约而做了“不速之客”,则应在相见时及时详细地道出事情的原委,表示自己的歉意,求得对方的谅解。否则,对方很可能反感你的突然来访,因为你有可能打乱了人家原订的工作或生活的安排。
按约定进行的访问必须守时,如因故不能及时到达,应尽早通知对方,并讲明原因,无故迟到或失约都是不礼貌的。
服饰整洁,言辞合礼
出门拜访之前,应根据访问的对象、目的等,对着镜子将自己的衣饰、容颜适当修饰一下。衣帽应整洁,该扣的衣裤扣子应扣好,鞋带应系好;蓬头垢面、衣冠不整的形象不但给别人不愉快的感觉,而且是不尊重主人的表现。整洁的衣帽反映的是你对访问者的尊重程度。与恋人幽会,探访远方至亲,一般人都会讲究自己的衣饰打扮,但在其它社交访问中,尤其是在访问老客户、老熟人、老同事时,这一点却往往容易被许多人忽视。即使到再好的朋友,再近的邻居家访问,也不应穿背心、拖鞋或者睡衣、裤衩,因为倘若你访问时只有你的朋友一个人在场,你穿得随便点,他不会在意,但假如他的家人都在,或正好有其他的亲朋好友来访时,就会引起主人和其他来宾的难堪,当然就是对主人的不礼貌。
进门访问前,应当先轻声敲门或按门铃。不能不停地转动门的把手,或使劲敲门。如果主人讯问“谁呀?”除了天天见面的熟人,主人能辨别你的声音外,应通报自己的姓名,或姓名加单位,而不能只是回答“我”。
主人开门请你进屋时,应礼貌询问主人是否要换鞋。夏天进屋后再热,也不应脱掉衬衫、长裤;冬天进屋再冷也应脱下帽子,有时还应脱下大衣和围巾,并切忌说冷,以免引起主人误会。雨天携有雨具拜访时,进屋前就应向主人征询雨具该放在什么地方。
进屋以后,应主动向所有相识的人打招呼,问好,或适当寒暄;对陌生人也应点头致意,如果主人不主动介绍,不应询问他们与主人的关系以及来访的原因等等。
主人请你入坐时,应道声“谢谢”,并随主人指点的座位入坐,不可以见座位就坐。
当主人上茶水时,应欠身双手相接,并致谢。如茶水太烫,应等其自然晾凉了再喝;必要时也可将杯盖揭开;放置杯盖时,盖口一定要朝上。切忌将茶水用嘴边吹边喝,喝茶时应慢慢品饮,不要一饮而尽,也不要啜出声响。
主人递烟时,如果你不会抽,也应致谢,要说“谢谢,我不会抽”。如果主人没有递烟,而自己又特别想抽时,应征得主人同意,说“对不起,我可以抽烟吗?”待主人说“请”或“可以”,你道完谢之后再抽,抽烟时,应将烟灰弹入烟灰缸内;如没有烟缸,应自己主动用一张小纸卷成一个小筒,将烟灰弹入,待出门时扔进垃圾箱里,千万不可将烟灰随处乱弹。吸烟时不可四处走动,即使在公众场合也是如此。当吸烟过程中,主人招呼你进入餐厅、会议室、娱乐室等场所时,应立即将烟灭掉。烟头一定要掐灭后再放进烟灰缸里,不可让它在烟缸里自行熄灭。吸剩的烟蒂要适度,以留一厘米左右为宜,一直吸到滤嘴才罢休的方式在社交场合是不得体的。吸烟时应注意烟雾的走向,如果你吐出的烟雾直冲你旁边的某位不吸烟主人或客人,就应该主动请求换位或挪动一下坐椅。
体谅主人
无论是到办公室还是到家中拜访,一定要“客听主安排”,虽然不是“不可多说一句话,不可多走一步路”,但也应放弃一些自治,应充分体谅主人。例如:主人没有邀请你参观他们的其它房间或设施时,不应主动提出参观;更不能未经主人许可就到处乱窜,特别是到人家里访问时更应注意这一点。因为一般来说每个再爱整洁的家庭都有自己的“死角”,这样的地方会比较零乱一些。例如,有的家里客厅布置很有秩序,卧室则不太讲究,几乎所有的主人都不愿把属于“死角”的地方暴露在众人面前。
有的人到别人家就像在自己家一样乱翻乱动。这也是对主人的不尊重的表现。翻阅朋友家人的书刊杂志,也最好征求一下主人的意见,否则一旦因翻取书报杂志而无意中暴露了主人夹在报刊中的隐私,也会使双方都觉得难堪。当然更不可随童拉开主人的抽屉、衣柜,不要轻易打听主人的东西值多少钱,在哪里买的等等。
如果是第一次登门拜访或主人的会客厅、门面等刚经过装修,就应对主人的办公室或客厅等有一个概括性的夸赞。如:“您的办公室真整洁”,“您家的客厅布置很典雅,很别致”等等,当然,如果能对主人的陈设中独具特色的安排、饰物等有比较准确的发现和评价,那一定会引起主人的特殊好感与兴奋。即使是“常客”,也不要对主人家的布置麻木不仁;要善于及时发现在上次拜访之后所发生的一些细小的变化,再予以真诚恰当的“捧场”,主人一定会因为你对他的生活和情趣的细致的关心与尊重,对你产生进一步的好感。如果接待你的是女主人一定不要忘了对女主人的勤劳、贤惠、持家、审美力、雅兴等方面给以适当的崇高的评价。需要特别注意的是,无论是对人或物的赞美,应当尽可能具体一些;特别是对熟人的访问,更应该注意不要每次赞赏同一样东西,同一件事情,也不要每次都是“你们的房间布置得真漂亮”这样过于抽象的话,因为这样主人很可能以为你是在说客套话,或者以为你是没话找话。这不仅不会引起主人的好感,有时,只会引起他们的反感。假如你觉得确无什么特别之处,甚至房间显得比较零乱,不太整洁,也应当体谅主人,切忌“快人快语”,有话“直说”。遇到这种情况,主人往往也比较尴尬,你不妨说一点“一看你们的房间,就知道你们平时一定很忙”之类的话,效果也一定不错。
有人到别处拜访时,专门挑三拣四地说人家的不足:这里不整洁,那里很俗气,也许这种人的评价并不是一点道理都没有,但是,主人的一切布置、摆设一定都有主人家特殊的原因和理由,妄加指责是很不礼貌的,会直接伤害主人的自尊心,产生很不好的访问效果,弄不好只能是大家不欢而散。对方在潜意识中就会对这样的人形成一个定论:不受欢迎的人!