俗话说：“巧妇难为无米之炊。”一个餐馆要想做出精美的菜品，首先要有过硬的原材料，原材料采购工作至关重要。同时。原材料采购还决定了菜品的定价。这在很大程度上影响着餐馆的发展。因此，创业者必须全面掌握原材料采购工作的特点、规律、方法，掌握采购工作的技巧、措施、办法。
第39招建立完善的餐馆采购制度
“要想饭菜香，原材料要过硬”，这是餐饮界众所周知的道理。因此，创业者必须把抓好原材料采购工作放在餐馆各项工作的首位，制定和完善原材料采购制度，让货真价实的原材料保证菜品质量和菜品价格，让就餐的消费者感到满意，最终形成回头客。
一、采购应遵循的基本原则
采购原材料必须遵循以下几条基本原则：
1．适量原则
适量的目的，就是为了“保证经营，节约至上”，所采购的原材料，既要保证经营活动的正常运转，又要最大限度地减少资金积压，这是原材料采购的基本原则。
2．优价原则
在保证原材料质量的前提下尽量压缩成本，是餐馆良性发展的重要条件，因此，创业者应尽可能以最少的资金购买最多的原材料。
3．适时原则
适时原则是指在最有利于餐馆之时，采购其经营所需要的各种原材料，而不能当“马后炮”，丧失采购良机。
4．优质原则
采购原材料时，在价格相同的前提下，要货比三家，从中采购优质原材料，用优质原材料烹调菜品，菜品质量上乘、味香色正，一定会受到消费者欢迎。
以上这4点，是餐馆采购原材料的基本原则。作为创业者，无论通过什么渠道采购原材料，这4条基本原则是不能偏离的。
二、建立完善的采购制度
要使餐馆原材料采购工作标准化、规范化，必须通过建立采购工作制度来实现。
一般来说，一份完善的采购制度，应当包括以下几方面内容：
1．原材料采购计划和审批
通常情况下，原材料采购都由专人完成，因此，创业者必须要求采购人员每天晚上根据餐馆的经营收支、原材料储备情况确定第二天的原材料采购数量，并填制采购单，经过餐馆负责人审批，再到市场上采购，这样就能有效防止浪费现象出现。
2．建立采购询价报价体系
由于采购直接关系到经营成本，所以，创业者应当要求采购人员定期对日常消耗的原材料进行市场价格咨询，坚持货比三家的采购原则。通过对采购的原材料报价进行分析反馈，采购的原材料才能做到优质廉价，使采购成本降至最低。
3．有严格的验货程序
在采购过程中，采购人员必须对原材料数量、质量进行验收。对于不需要的超量进货，质量低劣、规格不符及未经批准采购的原材料，坚决予以拒收，对于价格和数量与采购单上不一致的要及时进行更正。
在验货完毕后，采购人员还应填写验收凭证，然后提交给创业者，创业者可以据此进一步验货，以检验其中是否有纰漏。尤其是鲜活品种，创业者更要做到二次验货，并做出详细记录。
对于外地或当地供货商提供的鲜活品种，当夜死亡或过夜死损，创业者应事先与供货商制定好退货或活转死折价收购协议，这样就能使风险降为最低。
4．严格控制库存量
餐馆最大的忌讳就是原材料积压或缺少，因此，必须做好库存量的控制。创业者可以根据自己的经营情况，合理设置库存量的上下限，保证原材料既充足又不囤积。
有条件时，创业者还可以通过计算机进行管理。通过软件设置，当出现原材料缺少时，计算机会自动报警，提示及时补货；对于滞销菜品，通过计算机统计出数据及时减少采购数量，或停止长期滞销菜的供应，以避免原材料变质造成的损失。
5．建立严格的出入库及领用制度
有一些餐馆由于管理不善，内部店员随意拿取库存原材料，这就导致了成本的增加。因此，创业者应当制定严格的原材料出入库手续，对烟酒、鲜活、肉蛋、调料、杂品等规定不同的领用手续，以防止内部店员的不当领取。
6．报损报丢制度要完善
由于气候、季节等客观原因，原材料有时会出现变质、损坏现象，创业者应当制定完善的报损报丢制度，按品名、规格、重量填写报损单，报损品种由采购人员鉴定分析后，由创业者签字报损。
总之，餐馆的各种原材料采购制度是餐馆经营管理的重要规章制度，它和餐馆的经营效益密切相关。要想成功经营餐馆，就必须有一套严密完善的采购制度，从而堵住采购过程中的漏洞，提高餐馆的经营效益。
第40招餐馆采购进货方式“面面观”
有了完善的采购制度后，餐馆就可以进行正式的采购工作了。由于目前信息的高速化及便捷化，为创业者提供了众多采购方式。对于这些方式，创业者可以自行选择，只要适合自己即可。
1．定点采购方式
绝大多数餐馆选用定点采购方法。餐馆选定某一供货商并与之签订长期供货合同，以保证原材料的供应。
定点采购方式一般适用于短缺原材料和特殊原材料。有时餐馆需要的某种原材料在市场上奇缺，或者仅一家供货商有这种货供应，此时，餐馆就必须采用定点采购的方式。
除此之外，餐馆为了保证某种特殊原材料的品质和供货的稳定性，往往也会和供货商签订长期的供货合同，这种供货方式把供货商作为餐馆的原材料生产基地。
采用此种采购方法，餐馆要注意考察所选择的供货商是否应具备提供和满足所需原材料的品种、数量、质量和价格的能力。
2．公开采购方式
公开采购是95％以上餐馆都会用的方法，餐馆通过与供应商直接接触，获得所需的原材料。
由于公开采购具有很高的透明度，采购人员一般对每种原材料至少掌握3个供应商的报价，分别将它们登记在市场订货单上，随机选择其中原材料质量最好、价格最优的供货单位。
3．电话采购方式
对比其他采购方法，电话采购具有便捷的特点，可以减少采购人员平日亲自去市场或商店采购的压力。
所以，除了有些货物必须自己亲手经办外，采购人员都可以用打电话的方式订货、送货。平时采购人员多选择一些供货商，多记一些供货商的联系方式，并与他们搞好人际关系，在特殊情况下可让供货商送货上门，以减轻采购人员不必要的劳动强度，达到进货及时保证需求的目的。
4．成本加价采购方式
通常情况下，成本加价采购方式应用较少，它主要适用于某一原材料价格涨落变化较大或者其价格很难确定的情况。在某些情况下，供货商和餐馆双方都把握不住市场价格动向，于是便采用这种方法成交，即在供货商购入原材料成本上酌加一个百分比，作为供货单位的赢利部分。
这种方式的优点在于，对供货商来说，减少了因价格骤然下降可能带来的亏损危险；而对餐馆来说，加价的百分比一般比较小，仍然有钱可赚。当然，这种方式的缺点也显而易见：餐馆很难确切掌握供货商提供原材料的真实成本是多少。
5．招标采购方式
一般来说，招标采购的方式最为正规，因此这种方式很受推荐。餐馆把所需采购的原材料名称及规格标准，以招标方式向社会公布或以邀请招标的形式寄给有关供货商，供货商接到招标信息或招标邀请书后，在投标的有效期内向餐馆寄送投标单，餐馆根据客观、公正、科学的原则，对投标书（单）进行综合评定，选择信誉程度高、原材料符合质量规格、供货及时、价格合理的单位作为中标人或单位。
招标采购的方式一般适用批量大、数量多、价格高的原材料，它会给创业者带来各家最直观的信息，因此较为容易判断市场平均水平，从而轻松作出判断。
当然，尽管这种方法较为科学，但创业者也应提高警惕。在招标过程中，要注意防范投标人相互串通报价，哄抬物价，同时，也要避免低于成本的报价竞标，因为这种供货合作往往难以持久。
6．即时采购方式
即时采购是指餐馆采购人员按照当日的市场行情，对餐馆所需的原材料进行选择性购买的一种方法。它的优点在于：原料新鲜、当日购买、当日使用，能较好地保证原材料质量。但缺点同样也十分明显，那就是货源和供货价格不稳定，特别是价格往往会受到货源、天气、交通、节假日等因素的影响。
对于普通原料来说，即时采购方法并不是特别适合，它主要适用于一些价格起落频繁、不宜储存的原材料，如新鲜的肉类、禽类、水产品、蔬菜、豆制品、水果等。
7．外地采购方式
外地采购方式一般适用于那些档次较高的餐馆。这种餐馆由于经营需要，经常需要到原材料的原产地进行采购，如较为高档的山珍海味、干货、菌类和野味，以减少中间环节、降低成本。尤其大宗进货，在订货时既直观又可防止假冒，价格上也便宜。
要想使用外地采购方式，采购人员就必须具备分辨和识别原材料的能力和知识，不但要保证原材料质地，还要了解其出成率，这样才能保证采购到的原材料货真价实。
8．临时采购方式
除了以上7种常规采购方式外，临时采购也会经常出现于餐馆之中，临时采购是为应对临时出现的特殊情况而采取的一种紧急采购方法，这在一般中小型餐馆经营中很难避免。
对于临时采购到的原材料，不但要保证原材料的质地，还要保证原材料的出成率。以下两种情况出现时，可采用临时采购措施：
（1）发生紧急特殊情况，库房中没有备用的急需原材料。
（2）在头一天采购时被遗漏的原材料，或由于上座率突变导致短缺的原材料，急需临时采购以保证经营正常运行。
无论出现哪种情况，采购人员都要尽快行动起来，采取相应补救措施。只有这样，餐馆才能在第一时间恢复营业，使经济损失降至最低。
第41招认真挑选采购人员和供货商，科学制定原材料采购流程
有一套科学的原材料采购流程，有一支能力很强的原材料采购队伍，有一批诚信度较高的供货商，就能使采购工作事半功倍。其中，挑选采购人员、确定供应商及签订供货协议，都是采购流程中最为重要的环节。只有抓住这几个环节，采购工作才能顺利实施，餐馆经营才能正常进行。
一、采购人员的确定及职能
在采购工作正式开始前，首先要挑选采购人员。由于采购人员决定采购工作是否顺利，因此，必须从以下几个方面对采购人员进行考察和挑选。
1．了解市场行情
采购人员应当了解市场行情，能对市场变化作出科学预测。当今，市场瞬息万变，采购人员只有准确了解和把握市场行情，才能适时掌握采购时机，作好原材料采购工作。
2．具有较强的公关能力
在采购过程中，采购人员不可避免地要与各类人员打交道，应对各种复杂的场面，因此，采购人员要有较强的应变能力和一定的公关能力。
3．具有职业道德
不假公济私，不营私舞弊，不徇私情，坚决抵制不正之风，这是采购人员必须具备的基本素质。不具备这一条，即使采购人员能力再强，也不能担任采购工作。
4．具有采购经验
采购人员应当具备丰富的采购经验，有随机应变的能力，能随时应对和处理采购过程中出现的各种问题。同时，了解和掌握各种手续的办理程序。
5．具有广泛的人脉
采购人员要有广泛的采购渠道，保证供应适用、适时、适量的原材料，做到餐馆不缺货、不积压货物。
6．懂得原材料知识
采购人员将直接对各种原材料的采购做出决定，因此，应当知道各类原材料品质特点、性能、应用、产地及一般的保存和加工方法，会识别原材料新鲜程度及等级标准，尤其会识别一些高档原材料，这样才不至于上当受骗。
7．具有一定的政策水平
采购人员应当懂得国家政策和法律规定，当出现纠纷时，能够依据法律、法规维护餐馆的合法权益。
当采购人员具备以上素质时，就可以从事采购工作了。采购人员要将各有关部门需要采购的原材料编制一份采购预算，供创业者参考，并对各项原材料采购成本、售价进行分析研究，以降低成本，保证获得一定利润。等创业者在这份采购预算单上签字之后，采购人员立即组织实施，一般原材料应在3天内采购。
二、对供应商的确认
采购人员经常同原材料供应商直接接触，必须全方位了解供应商，才能保障原材料质量、价格符合餐馆经营要求。所以，采购人员在采购原材料之前，应把本餐馆的采购规格标准发给供应商，再从不同的供应商手中获取原材料的报价单或价目表，然后进行对比。
当对各个供应商的报价、资金实力、供货信誉及职业道德等进行一番仔细考察后，采购人员就可以从中选定最佳供应商。
在征集价目表过程中，采购人员还应当让供应商知道征集价目表的目的，供应商往往为了获得供货机会而相互竞争，纷纷压低原材料销售价格，以保全自己的供货地位。这样，餐馆就可以从中购到质优价廉的原材料。
需要注意的是，尽管采购人员确定了最佳供应商，必须经过创业者同意才能与供应商签订原材料供货协议。
三、签订协议后的流程
签订协议，意味着餐馆与供应商达成原材料供货契约，采购人员必须及时开展后续工作。这部分的工作流程如下：
1．跟催订单
当与供应商签订原材料供货订单后，采购人员要跟催整个原材料供货过程直至收货入库，防止中间出现失误。采购人员需要不断与供应商沟通，了解供货的全过程。
2．处理订货单据并支付货款
当原材料接收并检验完毕后，采购人员必须开具验收单，并在供货发票上签字。同时，还要将供货发票、原材料订购单、验收单一起上交财务人员审核，经审核无误后，支付货款。
3．信息反馈
原材料采购完成后，为了对以后的原材料采购工作有所指导和帮助，采购人员还要进行信息反馈工作。其信息反馈工作主要包含两方面的内容，一是将市场供货行情反馈给厨房；二是将厨房使用原材料后的意见反馈给供应商。这样，厨师就能及时掌握市场的货源情况和价格行情，便于在制作菜品中有效控制成本和开发新菜品。
4．采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购到所需原材料，影响餐馆正常经营活动的，采购人员需填写“采购交货延迟检讨表”，说明原因及跟进情况并呈财务部及创业者批示。这样，采购人员就不敢粗心大意，而是努力做好采购工作。
5．采购订单取消
某些时候，因为各种原因，原材料采购订单可能需要取消。对于订单取消，创业者应了解具体原因，并找出解决方案：
（1）供应商取消订单。如果是供应商取消订单，采购人员必须在第一时间找到另一位供应商，并立即通知原材料需求部门。为保障餐馆利益，采购人员可以要求无故取消订单的供应商赔偿餐馆因供货商取消供货而给餐馆造成的人力、时间及其他经济损失。
