充分利用时间,包括做一章的最后几秒钟,对一章、一个人来说都是重要的。把时间利用到最充分的地步,然后带着这些好习惯,奔向心目中的理想之巅。
珍惜时间提高效率
人类关于时间的功利价值,最直截了当的话就是本杰明?富兰克林说的:“时间就是金钱。”
在商业中时间更是如此。虽然每个人每天都只有24个小时,这有什么分别呢?分别之处在于时间的单位价值。因此提高时间的价值就是提高单位时间的价值,这有两种办法,一是在单位时间内做更多的事情;二是在单位时间内做更重要的事情。
第一种办法是在单位时间内做更多的事情,这就要求我们做每一章情都要马上行动,杜绝拖延;要求我们今日事,今日毕;要求我们培养快速的节奏感,更要求我们控制完成一章情的时间。
就今日事,今日毕,我采用的措施是本杰明?富兰克林的工作卡片。在这工作卡片上,第一栏是制定一天所需要完成的事情,第二栏是一天实际完成的事情。两栏相比较,我们就可以发现自己在什么事情上浪费了时间,以此来加强自己的时间感。
要控制完成一章情的时间,这就要求我们,限定我们完成一章情的时间,也在工作卡片上写下,你所要做的每一章情所需的时间,这样可以加强你工作的节奏感。再次,你可以要求自己一次就把事情做好,不要留下其他残余的东西。更不要使工作留下缺陷,等待下次抽时间来解决。你只有将第一章情100%的做好,你才能够给第二章情100%的时间。
第二种办法,在单位时间内做更重要的事情。这就需要你分清事情的轻重缓急。首要的问题是,你要决定做什么事情是重要的,什么是不重要的。我曾经使用过一个非常有效的方法,它在我的事业成长过程中发挥了重要的作用,今天我非常愿意将它奉献给诸位。此方法运用的微妙之处,还望大家细心体会。这个方法我将它称之为“富兰克林时间表”。如下表所示,事情可以按它的时间程度分为“紧迫”和“不紧迫”,也可以按它的作用分为“重要”和“不重要”。将这四项排列组合,列入表格中,即为:
重要的事情往往都与工作的目标或者企业的目标有关,也可以与个人的目标相关。凡是有利于工作价值的增长,有利于工作目标的实现,有利于人生幸福的事情都可以认为是重要的事情。而紧迫的事情常常是那些时间上不容许推脱,要立即加以反映的事情。一般人的自然偏向是关注紧迫的事情,因此他常常集中在第Ⅰ类和第Ⅲ类的事情;一般人的自然偏向是忽略不紧迫且重要的事情不紧迫但重要的事情日常生计长远规划
危机关头开拓进取
关注这一类事情的结果关注这一类事情的结果
压力特大远见卓识
过于疲惫自制力强
处理危机长远目标
收拾残局未雨绸缪
紧迫但不重要的事情不紧迫且不重要的事情
不速之客繁琐小事
突发小事休闲娱乐
关注这一类事情的结果关注这一类事情的结果
急功近利无聊透顶
缺乏自制荒谬有趣
没有目标没有目标
紧迫的事情,因此他往往忽视了第Ⅱ类和第Ⅳ类的事情。
令人惋惜的是,由此人们忽略了第Ⅱ类,而正是第Ⅱ类决定了一个人成就的大小,富人和穷人的差别也在于此。这个表的作用就在于可以区别各类事情,从中选出第Ⅱ类的事情,并且贯彻实施它。我希望大家可以运用这个方法,花上几天的时间将你人生中所必须或者可能要做的事情进行分类,将它刻在工作卡片上,每天用它来检查自己的行动,确保自己所处理的事情大多数处在第Ⅱ类中,由此我相信你的工作能力就会得到不断的提高。而这是确保你事业发展的重要因素。
通过这两个办法,我相信你已经能够安排自己事情的日程了,可以做到一天25个小时。不要说,你忙得没有时间,而要关注你忙的是什么事情,你忙得有没有效率。往往最忙的人是最能够找得出空闲时间的人,因为他忙于做一些琐碎小事,忙于处理一些突发事情,或者把一件能够在一个小时之内做完的事情,拖到用两个小时来完成。
我们大多数人都有经验,往往影响时间效率的并不是那些难度大的事情或者重要的事情,而往往是一些繁琐小事,诸如寻找文件等。据统计,一般公司职员每天要花二至三个小时寻找乱堆乱放的东西。每年因东西摆放不整洁和无条理,要花20%的时间。因此在工作场合保持整洁和条理,实际上就是提高个人价值和工作效率的重要措施。
我常常向我的员工推荐一种日常整理方法:
(1)养成东西哪里拿哪里放的习惯;
(2)把同样、同类、同时使用的东西放在一起;(3)把储存库分类管理并加上编号;
(4)把所有的钥匙统一保管;
(5)把文件按照重要性分类保管;
(6)常用的东西放在随手可取的地方。
一个人能力和价值的大小就取决于他是如何使用时间的。为此,我提醒大家在工作卡片上写明:我的时间价值每天多少多少元,每个小时多少多少元,每分钟多少多少元。以此来提醒自己要最有效率地做最重要的事情。