你是不是每天都很忙,却老是忙而无功?是不是感觉付出很多,得到的却只是老板的责骂?是不是没有一刻空闲,到总结时却说不出所完成的成果?
如果你已身心疲惫,但是一无所获,那么,你可能不是工作不努力,而是没有掌握提高工作效率的正确方法,在无意中浪费了你的生命。
甲乙二人斗智,甲出了一个题目让乙来完成。这个题目看起来是不可能完成的,即在一个同时只能烙两张饼的锅中,3分钟内烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。这样算下来,最少需要4分钟才有可能把三张饼烙完。可是甲只给了乙三分钟的时间,这怎么办呢?
乙想了想,突然想到了在三分钟内烙三张饼的方法:这种方法的宗旨就是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第3张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。
效率意识的真正含义就是在同样的时间内争取最大的收获。现代人应该更加重视效率的真正含义,不断改进工作方法,在最短的时间内取得最好的效果。
从这个烙饼的故事中,你应该能够体会到效率的重要了吧?在常规下的工作过程中,其实有很多时间是没有取得实际的意义的。你或许根本就没有察觉到它的存在,但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率,要做的就是把它找出来,剔除它。
在上面的故事中,那个烙饼的人所从事的正是典型的立体操作行为。在这个操作过程中,每一个环节不是独立的,而是交叉着进行的。它可以最大化地压缩时间,最大化地提高效率。
比如说,你不得不去参加一些活动,座谈会、联欢会……可能你很忙,但是这些会你又不能不去,所以在你认为,这是在浪费你的时间。于是你在会上心不在焉,就等着赶紧散会,回去好继续做你的工作。结果你白白浪费了好几小时的时间,最后却什么也没有得到。
可是你却不知道,一些效率意识较强的人不但不会觉得这是在浪费自己的时间,反而会认为这是一次难得的机会,因为,平时根本不可能把这么多人聚集在一起。于是在活动期间,他充分结交朋友、在聊天的过程中寻求商业机会。散会后,他们及时地把会上搜集的资料整理出来,然后经过分析、推理,到最后,很有可能就得出了一个非常好的商业策划。
不断改进工作方法,使完成同一件工作的时间尽量缩短。坚持这样做,你会发现,提高工作效率其实很简单。
下面是提高工作效率的一些有益的参考。
把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类:“事务型”的工作不需要你动脑筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去,并且不怕干扰和中断;“思考型”的工作则必须集中精力,一气呵成。
对于“事务型”的工作,你可以按照计划在任何情况下顺序处理;而对于“思考型”的工作,你必须谨慎地安排时间,在集中而不被干扰的情况下去进行。
对于“思考型”的工作,最好的办法不是匆忙地去做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃饭时想,睡不着觉的时候想,在路上想,甚至在上厕所的时候也想。当你的思考累计到一定时间后,再安排时间集中去做,你会发现,成果会如泉水一般,不用费力,就会自动地汩汩而来,你要做的无非是记录和整理它们而已!
处理日常工作的最佳方法是定时完成:在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,而在其他时候,根本不要去想它!当天完成当天的任务,而不要拖延到明天。立足于“今天”,珍惜“今天”,运筹“今天”,凡今天能做的事,决不能推到明天。
我们常常会遇到这样的情况:需要打开或下载某个网站内容,联网速度却慢得像爬虫;离预定好的约会还有半个钟头的空余时间;焦急地等待某人或某物,却不知道他什么时候会到来;心情不好或情绪不高,不想做任何需要投入精力的工作;所有任务都已完成,而下班的时间还未到来。
通常,人们遇到这些情况时,会采用两种方法去对待:或者百无聊赖地等待,或者随便拿起一项工作来做。无所事事地等待是自杀的最好方法,因为你的生命会在你发蒙时一刻不停地流逝;而随便进行一项工作,最可能的结果是工作效率极其低下,在这段空白时间过完时必须放弃手头的没有完成的工作,下次再重新开始。
对待这样的空白时间最好的方法是:预先准备备用的任务,而利用这样的时间去进行(不是完成)它!这样的备用任务要求具备的特点是:不需要耗费大量的脑力去思考;随时可以开始,随时可以中断,并且下次可以继续进行;没有时间的压力,不必在某个时间非完成不可;能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有:浏览报纸杂志,阅读有益的但是非专业的书籍,查看网络新闻,随意访问自己感兴趣的网站,对自己已完成的工作成果进行美化加工(例如整理文档,修饰绘图设计),整理文件,将顾客名单裁成小条等等。
如果你安排好了这样的任务,你不光可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来,并且你还可以有额外的惊人收获:整齐美观的文件柜,有价值的新闻或文章,或者在一年之内读完了巴尔扎克的全部小说!
做好时间管理。每人每天拥有的时间都是相等的,但是不同的人在相同时间内所做的工作却相差悬殊。不会利用时间的人总是事倍功半,会利用时间的人则可事半功倍。
对时间的使用不能干了算,而要算了干。把要完成的工作,按小时、按天、按周的先后时序排好,然后按计划逐个完成。在自己可控的时间内把工作安排得紧张有序,并尽力把不可控制时间转化为可控时间,善于在不可控时间内处理事务,使用时间最忌把时间切成零星的碎片,不能把一件完成的工作肢解为几次完成。要尽量把自己的时间集中起来使用。集中时间多少要依工作的需要而定,集中的过多,也会造成浪费。一般来说,时间集中较多的人,往往是时间利用率最高的人。
凡是劳而无功或得不偿失的事尽量不做。计算时间的单位不要用小时,而是用分钟。越小越有助于促使自己珍惜时间、抓紧时间,充分利用时间。
一个人的精力有限,对自己的工作要分轻重缓急。工作一般分三类:急件,必须马上办;优先件,尽量去办;普通件,有空去办。应把主要时间花在重要的事情上去,抓住了关键性的工作,才能有效地提高时间的利用率。
一个人在一天的不同时间里,精力状况是不一样的。生物学家通过研究揭示,人和其他生物的生理活动都有明显的时间规律。人的智力、体力和情感都显现出一种周期性的变化,也就是人体内“生物钟”的作用。工作人员应该找出自己在一天中,什么时间工作效率最高,要充分利用自己效率最佳的工作时间,来处理最重要和最难办的工作,而把精力稍差的时间,来处理例行公事的事情上。
要经常检查自己浪费时间的现象。通过检查,从中找出浪费时间的原因,以便尽快地消除浪费。
有一个农夫非常喜欢打猎,由于痴迷于此,地里的庄稼全部荒废了。但是打猎的结果却总是让猎物白白跑掉,最后农夫一无所获,两手空空而归,回家之后觉得愧对家人,出门又觉得对不起邻里好友,终日闷闷不乐。
他仔细琢磨为什么总是捕获不到猎物,这时他看到了年老体衰的老猎狗,终于恍然大悟,原来是因为猎狗的年纪太大了,速度太慢,追赶不上猎物。可是,此时他已经家徒四壁,没有钱来买更好的猎狗,于是他想回到自己田里努力耕种,有收获之后再买一只好的猎犬。
冬去春来,农夫的田地获得了丰收。他把粮食卖掉,用这笔钱买了一只又强壮、又凶猛的猎狗,从此以后农夫再也没有空手而归。
“工欲善其事,必先利其器”,故事中由于猎狗的不同,农夫打猎的结果也截然相反。这说明只有借助优良的工具才会更好的提升工作效率,获得更好的成绩。