语音是表达语义的，语义是通过词和句子体现出来的。在校长的即席讲话中，为了更好地传递信息、表情达意，除了要做到发音清楚，语调自然之外，还必须充分注意迅速而又恰当地遣词造句，使清晰的声音和准确的内容紧密结合起来，达到预期的讲话目的。遣词造句首先要合乎语音规范，做到用词正确，语句通顺。这是对即席讲话最基本的要求。从即席讲话的实际需要看，遣词造句除了必须做到合乎语言规范之外，还应当力求做到准确、精练、平易、生动。
1.准确明白。讲话是为了沟通思想，传递信息，把自己心里想的意思告诉对方。要使听者能够真正懂得自己的意思，在表达过程中就必须尽量减少信息失真的现象。这就需要在遣词造句时，注意语义的准确明白，使词句如实地反映想要表达的内容。
其次，要注意避免歧义。即席讲话是通过声音进行的，无法像书面语表达中借助字形区分一些词语的确切含义。因此，在说话时要有意识地避免使用一些容易造成歧义、误解的词语。像“这个学期我们不再进行期ｚｈōｎｇ考试”，说出来就会有歧义，因为“期终”和“期中”是一组同音词。同音词是声音相同而意义完全不同的一组词。这种同音词在即席讲话中有时可能造成意义的混淆，妨碍人们顺利地进行交际。例如：食油——石油，骄气——娇气，财物——财务，漫画——漫话，抱负——报复，旷工——矿工，水利——水力，会话——绘画，等。在讲话中需要使用这些词的时候，可以有意识地加以变换调整，如把“期终”改说“期末”，把“食油”改说“食用油”，把“骄气”改说“傲气”，把“漫画”读成“漫画儿”等等。如果确实不好变换说法，就要对这种同音词另外略加解释，以避免产生歧义。
第三，讲话要注意有分寸感。恰当地掌握分寸才能使人觉得你的话是真实可信的，缺乏分寸感，喜欢使用一些绝对化的、表示极量的词语，会失去听众的信任。
2.平易通俗。即席讲话凭借声音，而声音过耳即逝，不可能留给听众反复思考的时间，因此讲话需要做到平易通俗，避免晦涩艰深。为此就要求校长的语言大众化。
为了把话说得通俗易懂，需要注意以下几点：
(1)多使用生活里常用的通俗易懂的词。校长在即席讲话中，总是自然而然地使用大量通俗易懂的口语词，即使是学问渊博的知识分子，在平时谈话时也是如此。这对于使话语亲切平易、入耳入脑，提高表达效果是很必要的。
(2)不能生造词语，尽量少用新出现的词语。一个人随心所欲造出来的词语，没有得到社会的承认，这就是生造词语。生造词语是信息传递中的障碍。因为那些生造的词语“除自己之外，谁也不懂”。
(3)恰当地运用适合即席讲话的句式。吕叔湘先生指出，说话时一般“句子比较短，结构比较简单甚至不完整”。从说话者的角度来看，随想随说，缺乏从容琢磨的时间，组合长的句子比较困难，弄不好就容易出现前言不搭后语的毛病；另外，句子比较短也容易上口，不绕嘴。从听话人的角度来看，句子短小易听易记，容易理解；句子太长，前后呼应困难，影响交际效果。因此，在口语表达中应注意多用简短明快的短句。
3.生动感人。即席讲话首先要求准确，同时还要求生动。因为生动的语言富于吸引力、感染力，使听众能够更充分地理解话语的内容。语言大师老舍说得好：“我们的最好的思想，最深厚的感情，只能被最美妙的语言表达出来。若是表达不出，谁能知道那思想与感情怎样好呢？”在即席讲话中为使语言生动需要注意以下几个方面。
(1)注意语句的音韵性。汉语是富于音乐性的语言。在即席讲话中，语句的音韵性主要表现在音节匀称、声调和谐方面。
(2)注意语句的形象性。形象化的语言能够把抽象化为具体，把深奥讲得浅显，把枯燥变成有趣。
(3)力戒冗言赘语。我们在即席讲话中，除了需要注意遣词造句平易生动之外，还应该注意语言的简洁。简洁的问题在讲话中表现得更为突出一些，因为讲话不可能像书面语那样有比较从容的时间反复推敲斟酌，讲话是现想现说，来不及组织得很严密，出现一些重复甚至罗嗦也是不足为怪的。但是这种重复不能频频出现，以致到了累赘的地步。尤其需要注意避免的是，有些人讲话时不自觉地反复夹用一些口头语。像“啊”、“嗯”、“这个”、“对不对”、“是不是”、“是吧”等。这些口头语在表意上毫无作用，夹在句中影响了表情达意的连贯性和完整性。“嗯嗯啊啊”，装腔作势，令人十分厌烦。“这个这个”，语无伦次，令人昏昏欲睡。
第五节 如何同教师进行有效谈心
校长和师生员工谈心有利于与师生达成共识和心灵的共谐，促进学校人际环境的和谐发展，形成良好的教育氛围。校长和教师谈心也必须讲究语言艺术。
一、校长谈心的艺术
为了使谈心达到应有的目的，首先要相信每个教师都是热爱学校的，即使他近来可能因为生活或是心情的问题而表现欠佳，也应该相信他是心存愧疚的。只有在这个基础上，谈心才能起到正面的交流作用。
(一)选择一个私人的时空
人往往都愿意和朋友谈心，教师和校长谈心大多会感觉不自在。因此，尽量将这种非工作的谈心选择在较私人的时间，如：下班后或午休的时间等，地点则应该尽量避开办公室，哪怕是在学校外的草坪或小公园。这样不会让人有工作交流的感觉，而纯粹是校长对教师个人的关爱。当人们置身于自然环境或轻松的环境中，也自然更容易交流。
在距学校不远的星巴克咖啡厅，高校长正在与教师小陈谈心。近来他注意到，平日热情开朗的小陈，近来却显得郁郁寡欢，心不在焉，工作上也出了些小错。此时，黄昏的余晖照射进咖啡厅的落地窗前，典雅的乐曲裹着袅袅的咖啡香阵阵飘来，小陈的心灵之门不禁被轻轻叩响了。
(二)在真诚中充分了解教师
小陈深切地感觉到：虽然平日接触不多，高校长却似乎很了解自己的所思所想。这让他没有了无从开口的感觉。也难怪，他毕竟在这个学校已有两年多了，热情开朗、聪明勤奋，而且诚实单纯，而高校长又是个善于观察的人。他能看出小陈近日正对最近表现欠佳而感到愧疚，甚至一直在努力调节，但毕竟是年轻人，还需要理解和一些时间。
由于生活环境、教育背景、年龄心态、性格取向的不同，每个人都会有很大的心理差异。因此，对待不同的人就要采取不同的语言方式。而且与员工谈心并不一定要到东窗事发时再进行，而应该是一个不间断的长期行为。
(三)学会专注地“倾听”
校长和教师谈心要多倾听教师的心声，而非一味地表达和灌输自己的思想。在倾听中你甚至会有意想不到的收获，你会了解到教师心中的感受，以便在日后更好的处理和他的关系。有时教师甚至会在谈心中，不经意地说出一些对学校的看法和建议，这对你的日常管理会有所帮助。
(四)不要替教师下结论
对于一些教师的私人问题，校长可以给教师提出建议和预见性的结果，甚至是讲述一些有根据的案例，但不要提及人名而只陈述事件，最后表明“这些只是个人意见”，供其参考。
因为你不可以代替他去思考，也不能代替他去经历人生的每一个历程。
(五)切忌将谈话内容公开
两个人在非公务的场合谈心，不免会透露出一些秘密和心声。但千万不要把心中的想法告诉第三者，不要辜负了教师的信任。如果被外人知道，以后再传到当事人耳中，他就会有被骗、被羞辱的感觉，进而质疑校长的人格。
即使你觉得说出来无所谓的小事，处于弱势的教师也是比较敏感的。教师把心里的想法告诉你是对你的信任。
即使你是出于好意去提醒其他教师处理好类似事件，但难免有人会去对号入座，会让和你谈心的教师心中有压力，让日后和你谈心的教师不敢再袒露心声，甚至在工作中遇到麻烦也心存芥蒂，不愿说真话。
总之，校长和教师之间的关系很微妙。校长对教师的理解和亲近，将直接影响教师的情绪和遇到困难时的心情调试。他们既是上下级关系，又是接触较多的同事，还应该是朋友和家人的关系。只有实现这种良好的氛围，才能凝聚出团队力量，实现高绩效。
二、校长与教师谈心的语言艺术
(一)热情相接，以礼待人
校长要从主观上营造一种积极的谈心氛围，消除对方的顾虑，坦诚相待。
1.环境宽松。宽松的环境是提高谈心效益的基本前提。首先，在时间的选择上，校长找人谈心，必须注意谈心对象的作息时间、习惯，早锻炼或晚饭后的散步时间是两个最佳时间段。在这时间段内，被谈心者的心绪是十分稳定的。其次，在场合的选择上，谈心时必须回避正式场合。因它是一种非权威性的交谈，对双方都不具有约束力，校长一般不在办公室接待谈心者，这样会造成高高在上的误会，也不要到对方办公室找人谈心，这样会令人产生一种压迫感。场合的选择是多样的，如电影院的休息室、音乐茶座等休闲场合也是好去处，可以保证基调平和。
2.态度积极。积极的态度是提高谈心效益的基本保证。首先，要热情接待，无论来访者是何人，都必须一视同仁，无亲疏高低贵贱之分。为其沏茶或准备水果，这样会使来访者从主观上减少戒备心理，缩短距离，会使谈心很快切入主要旨意，提高谈心的效益。其次，要平等以待，校长在和下级谈心时，切不可打官腔，这样才会使对方产生一种亲切感，消除下级的顾虑。同时，要从根本上尊重对方的人格，帮助其分析情况，所讲的话要合他的心思，提出的要求和劝告要使其愿意接受。
(二)侃侃而谈，以真服人
校长谈心是交流，是沟通，甚至是一种谅解。因此，要尤其注意：
1.巧引妙入。校长在与人谈心时，必须从开端就掌握主动，根据不同情况和对象特点，人的认识、情绪的特定状况，找准谈话的切入口。
2.见机行事。校长的谈心过程，必然要有一个中心，即达成共同的认识，围绕这个共识展开话题。校长必须加大感情投入，方能取得好的效果。首先，校长必须真诚。基调应是亲切、轻松、畅快、和谐的。其次，校长必须加强启发、引导，切合主题并结合自己工作中的实际情况和需要，并请对方换位思考，对主要问题进行客观的分析，以求得对方的支持和帮助。第三，对问题的认识未有明确结果的时候，必须清醒地认识谈心是一种交流，是一种协商，必须克制自己，切不要出口伤人或断然关门，要留有余地，重订后约，以利于以后的交往。
(三)俯首聆听，以诚感人
校长与人谈心的过程，不只是巧妙地说服，还必须给别人发表自己见解的机会，聆听他人意见。具体应当掌握好以下方法：
1.“随波逐流”。校长与人谈心，如果规定题目进行专题论谈，虽百般诱导，往往谈不出多少真心话，反而日常偶然通过聊天会了解许多情况。因此，在校长谈心的过程中，要充分利用“非诱导性”因素，不规定任何题目、内容随意开放地谈心。校长要保持绝对耐性，对一些激烈的问题要保持冷静，待以真诚，以取得良好的谈话效益。
2.沉默是金。做一个忠实的听众，真诚倾听别人的谈话，是对对方最好的赞赏和尊重。校长的聆听艺术还表现在适时的沉默上。这种沉默在交谈过程中，会使说话的人认为是一种默认许可，从而增强说话的勇气。
第六节 如何圆满地结束讲话
好的谈话结尾方式有利于达到促进彼此之间沟通与交流的目的，更容易形成对某些问题的共识。圆满结束谈话的方式主要有以下几种：
一、总结性结束
在即将结束讲话时，对自己的讲话做一个简单的总结，重复一下讲话的主题，希望对方引起重视。这种结尾最简单，适合于正式谈话。
二、高潮式结束
在说服性的谈话中，将最突出、最发人深省的话在主体中先不托出，待到结尾时，再拿出来作为压台题材，讲话的说服性会大大提高。高潮式的结尾对于那些要求对方立即采取行动的谈话很管用。对方在快听完谈话后，可能还在犹豫，这时一个具有异乎寻常号召力的结尾有可能使他下定决心。
三、圆满式结束
如果谈话还处在争议阶段，相互之间的意见仍然处在分歧状态时，突然结束谈话，就达不到谈话的目的，即使是要停止，也要征求大家的意见。在谈话出现僵局或某些人正谈得兴起时，也不适宜于结束谈话。如果硬要结束，会压抑谈话者的积极性，打击对方的自尊心。所以，谈话时大家的意见都表达完了，想说的都说了，即“意尽”时，才可以结束谈话。
四、见好就收
结束谈话的主题确立以后，大家围绕着主题进行谈话，主题一谈完，谈话立即结束，不节外生枝无端延长话题。这样会给对方留下爽快、意犹未尽的美好回忆。
五、适时式结束
谈话的时候，您需要随时留意对方的暗示。如果对方对所谈的话题不感兴趣，多数会以不自然的分心要求改变话题。如果对方频频看表，或对您的话只是哼哈，或干脆不做任何表示，那么，谈话应立即结束。
六、约定式结束
在谈话之前，有时由于某一方或双方的共同要求，彼此约定谈话时间，时间一到，不管如何，谈话都结束，谈不完，下次接着再谈。在结束的时候，适当的幽默或面带微笑的几句结束语是非常必要的。
如何圆满地结束谈话，要根据具体的实际情况来决定，不可生搬硬套。
