关于大学档案馆的管理形态以及工作人员的状况，各个大学不尽相同。（1）形成一种独立的机构；（2）附属于校长、理事会等的管理机构；（3）隶属于事务机构的一部分；（4）设在附属图书馆内的等等。在工作人员方面，既有由专职教授来负责的，又有由图书馆馆员或兼职档案保管员负责管理的。
但是，以下两点，在各外国现有的大学档案馆中，可以作为它们所拥有的共同特征来记述。
（1） 它们都按一定的规章制度对外提供借阅、利用方便。这一点，正如前面所记述的，它是大学档案馆应有之义。但是，在这些所收藏的记录中，因为包括了创立者、毕业生、以前的教职人员、学生等的私生活信息，所以各档案馆在借阅、利用的规章上都有特殊条款。
（2） 档案保管员是作为研究人员的专职人员。档案保管员被要求与图书馆馆员拥有不同的专业素养。因为他们在作为图书馆员的同时，他们还必须具备作为一名历史研究者的素养。而且，还要求他们在文件、物品的保全、修复等方面具备一定的专业技能。还有，在文物的收集、保存、整理上，并被期待能发挥博物馆馆长的作用。在美国的大学里，不仅拥有培养图书馆馆员专业，而且也有专门培养档案保管员的专业，所以他们被要求拥有独特的专业技能。
