关于大学的文书档案馆重要性，请允许笔者就说到这儿。接下来，笔者将具体地阐述有关德国的大学文书档案馆的相关见闻。笔者访问了连同海德堡大学和维也纳大学在内的十余个大学，恕不一一赘述，简要从以下4点分别阐述：①保存的是什么（保存内容），②涉及保存史料的工作人员人数（阵容），③ 用来保存史料的地点的面积（空间），④具体有什么意义（功能）。
1. 所存史料
各大学很明显的在保存史料方面有一些共同性，所保管的最重要的文件是建校特许状。笔者见过的最古老的特许状是1365年的维也纳大学的特许状（羊皮纸质）。然后，就是学籍簿（马堡大学），大学评议会及教授会开会时的议事录，领主（指欧洲中世纪掌握一方权利的人）或教育部下达的文件命令，这种文件资料不管是哪个大学都依据年代顺序仔细保管的。其次，就是大学生守则，各学院守则，教师相关文件（出生地、毕业大学、任命日期、工资等等），学生相关文件（学生卡、奖惩记录、关于获取学位方面等等），以及工作日记、大学建筑设计图等等。最令笔者吃惊的是，甚至没写名字的学生邮寄的信件都得到了完好的保存。
如果夸张地讲，在德国，只要和大学相关的所有资料，都由大学文书档案馆保存、收集、整理。虽然这样讲，但也不是保存所有的资料，也有一定的筛选标准。以蒂宾根大学的标准为例，粗略地讲，规定要满足两大条件：一是能保存的资料，也就是，目前学校工作上已经不需要的资料，但是有保存的价值。换句话说，就是在法律学、历史学上要有价值。如果只满足条件一，而满足不了条件二，即：不具有法律学、历史学上的价值，当然也不保存。
在笔者访问科隆大学的文书档案馆时，馆员的一席话至今令笔者感到印象深刻。她说：“这所学校不管是谁什么时间来就职，就职了多久，谁用什么样的论文题目取得学位证书，哪个学生学了什么，有关这些内容的资料一定会全部被收集、保存下来。”这句话虽然简短，但就应该保留什么样的资料，该校给出了具体的标准。
然而，不管尽多大努力，要想收集到全部的资料，还是很难做到。在慕尼黑大学，因为牵涉到隐私问题，稍微新点儿的议事记录，在任的老师或者求学的学生的校园卡都不会轻易成为资料让人查阅，还包括一些涉及个人私密的不愿公开的学校决策事项等一般也都不收存在大学文书档案馆。
2. 阵容
在大学文书档案馆工作人员的配置上，也随学校不同有所差异。比如，蒂宾根大学和海德堡大学，两所大学都是巴登符腾堡州州立大学，但是，蒂宾根大学就明显受到惠顾。蒂宾根大学文书档案馆配有一名馆长（博士，专职），一名研究员（博士），专业馆员九人，学生兼职四人，共计十五人。而海德堡大学文书档案馆只配有一名馆长（博士，专职），一名秘书，一名兼职，总共不过三人。蒂宾根大学文书档案馆是西德公认的最强大的馆员阵容。在慕尼黑大学，情况则有所不同。馆长由一位兼任历史学研究所的教育史和大学史讲座的教授担任，另配有一名助手，但他需兼任大学研究班（为未毕业的大学高材生开设）的中世纪史课程。全职秘书一人，学生兼职两人。粗略地来看，德国的大学文书档案馆每所档案馆平均配备有3—4名专业工作人员。
访问蒂宾根大学文书档案馆时，发现它与慕尼黑大学有很大的不同，蒂宾根大学文书档案馆组织庞大，分工明确，有规律，也就是很合理。如此一来，文书档案馆难免产生“官僚化”倾向。当然不是说工作人员有官僚主义，大家都很亲切。但与慕尼黑大学相比，即使是借一本书复印这种小事，仍然手续繁杂不容变通。
3. 空间
如上述，正因为要保管创校以来的文件资料，越古老的大学越要有与之数目庞大的史料相应的保管空间。
慕尼黑大学1472年创校，光保存创校以来的议事录和学籍簿的房间面积就占到100至120平方米，其他的还有馆长办公室，研究室（因馆长还是历史学教授，所以还需一间研究室），助手办公室，秘书办公室，图书室等。
科隆大学比较年轻（科隆大学始于1388年，但1798年关校。新科隆大学于1919年重新开校，因此，与旧科隆大学的有关古文件资料均由市立文书馆代为保存）。即便如此，其史料保存馆的面积也不逊色于慕尼黑大学。
在日本人看来，德国人在大学史料的保存上如此“奢侈浪费”，完全不能理解。但在德国人看来，完全可以理解，并无不当。德国人认为花时间和精力，腾出空间地点来保存和自己大学有关的文件、史料完全理所当然。如不这样做，又能怎样做？
4. 大学文书档案馆的功能
关于德国大学的文书档案馆的作用、意义，上面虽然已有简述，但为清楚起见，在此请允许进一步加以归纳。
（1） 收集大学内各部门废弃的文件资料，区分需要保存下来，认真管理的资料还是应舍弃的资料。
（2） 整理好需要保存的资料，做好目录检索系统，以便需要的时候立刻拿出。
（3） 为进一步加强大学和群众之间的交流，满足人们对大学的好奇心，设立展览室，并不定时在校外举办展览会。
（4） 收集其他大学甚至是国外大学的相关文献资料。
（5） 为便于研究本校历史，定时发表有关年史研究成果。
这些都是德国大学文书档案馆的日常工作范畴。一言以蔽之，大学文书档案馆是收集大学史资料的情报信息中心。
