日常生活和工作中，人们经常有些事情需要以书面形式向对方或公众说明，或作为凭据，或介绍，或请对方办理，这就需要掌握日常文书的写法。日常文书是一个十分广泛的概念，主要指个人或单位在处理日常事务时使用的各类文书。日常应用文的种类较多，常见的有条据类、告启类、书信类等，这类应用文没有统一的规定，结构较为灵活，写起来也不困难。本项目择要介绍条据、启事、申请书的基本格式和用语习惯，以及各自的特点和注意事项。
任务1条据
李明家里有事，他写了这样的请假条向老师请假：“王老师：我家中发生了急事，父母要我赶快回去一趟，特向你请假，请马上批准！”辅导员了解情况后同意了李明的请假，但是老师要求李明重写请假条，李明纳闷了：到底我的请假条有什么问题？为什么老师要求重写？请你帮李明想一想，他的假条到底哪里有问题？为什么老师要求重写？
一、条据的概念
条据是日常应用文，使用广泛，简单方便。从古到今，就有“口说无凭，立字为证”的说法，这个“字证”便是条据。“条”即便条，“据”即单据，所谓条据类应用文指人们在借到、领到、收到或归还钱物时写给对方作为凭据的便条或单据。有时候，通过简单书面条子的形式要向有关人员托付事情说明情况，这样的条子也属于条据类应用文。
二、条据的特点
条据主要有以下三大特点：
(一)凭证性
条据的主要功能就是凭证作用，条据作为钱物借还的重要凭据，应该严加保管，供日后核对情况甚至可以作为档案保存起来。
(二)说明性
条据内容涉及钱物的名称、用途、时间、数目、去向等重要信息，具有说明事实的性质，其语言要遵守说明文语言的规范。
(三)简便性
条据类应用文一般在熟悉的人员之间使用，运用起来灵活、方便，文小功能大。
三、条据的种类
根据内容和性质，条据可以分为两大类：
(一)说明性条据
1.概念：说明性条据是指临时用来把某件事告诉别人的纸条，如请假条、留言条、托事条等。
(1)请假条
请假条是指因病、因事不能上班(上学)或不能按时上班(上学)，或不能参加某项活动时书写的用以说明原因的纸条。
(2)留言条
留言条是指在日常生活中，有事情要通知对方，或有事托付对方，对方又不在，却又没有时间等候对方回来，留言给对方的便条。有时替人接了电话不能当面转告，也可以写留言条。
(3)托事条
托事条是委托他人帮忙办理某事时写的纸条。
2.特点
(1)说明性
说明性条据主要是向他人解释、说明某一事情，或向他人发出请求，其作用和写法具有很强的说明性。
(2)礼貌性
说明性条据一般是用于日常交往，因此具有很强的礼仪规范，在措辞用语上，都要表现得谦恭、礼貌。
3.写作方法
说明性条据主要是向有关人员说明情况、托付事情、传递信息用的条子。其写作的基本格式为：
(1)标题：请假条一般都有标题，留言条、便条一般省略。标题要居中。
(2)称呼：因为条据一般是在熟人之间使用，称呼一般可以用简称，如张老师、小王等等。称呼要顶格写。
(3)正文：一般需要交代清楚原因、时间、具体事情或者有关要求等。行文要注意语言简洁、礼貌周全。
(4)致敬词：最常用的有“此致敬礼”“谢谢”等用语。
(5)落款：包括署名和时间两个内容。
【例文1-1】
请假条
尊敬的刘老师：
您好！我是学院学生会文艺部部长，由于今晚举行“迎新生晚会”，学生会文艺部今天下午需要为晚会做好前期舞台准备工作，因而我不能按时上您下午5、6节的应用文写作课，特向您请假，恳请批准。
此致
敬礼10工商2班张萌
二〇一一年九月二日
【例文1-2】
留言条
刘龙飞：
你好！大学毕业后10年未见，借出差之机特来府上拜访，不遇，甚憾。我要赶今晚7时的火车，故不能再等候你了。现留下名片1张，请与我联系。特送上土特产1袋，望笑纳。
老同学：林杰
二〇一一年十二月五日
【例文1-3】
托事条
王刚先生：
现有我车间2月份考勤表1份，请您明天上午顺便代交公司人事部部长。
谢谢！
王明华
二〇一一年三月五日
(二)凭证性条据
凭证性条据一般涉及借、欠、收、还、领个人或公家现金、财物，它往往起到日后的凭证作用，钱物归还后，条据要回收作废或撕毁。凭证性条据主要有借条、欠条、收据、领条等。
1.借条
借条也叫借据，是向对方借了钱物之后写给对方留作凭证的条据。钱物归还后需收回撕毁。
(1)借条的写作方法
借条的内容一般来讲包括三部分
①标题
借条的标题可以由两种方式构成：一种直接由文种名称构成，即在正文上方中间写上“借条”或“借据”字样。另一种是把正文前三个字作为标题，而正文从第二行顶格处接着写，如用“今借到”做标题。
②正文
正文要写明下列一些内容：
首先，从哪里得到了什么东西、数量多少。要写出所借钱物数目及物品的品种、型号、式样、规格等，借出方也需要写清楚，从单位借出的钱物通常还要写上用途。
其次，写明归还的具体时间或大致时间，有较为复杂的情况，则要写明具体的归还方法。
最后，结尾写“此据”。
③落款
落款：包括制件人姓名和时间两项内容。要写上借条者的单位名称和经手人姓名或借方的个人姓名。必要时需加盖公(私)章，以示负责。单位、个人名称前一般写上“立据人”或“借款人”字样。
(2)借条的写作要求
①借条在钱物归还后，应将条子收回或当面销毁。
②借钱物一方在写好借条时，务必需要认真清点好所借东西数量，以防出现不必要的麻烦。
③字据书写要干净，不许涂改，若有涂改须出具方在改动处加盖公(私)章或签名。
④钱物数字须大写。钱款的数字前面加币种，数字后面加“整”字。
【例文1-4】
借条
今因装修房屋尚缺资金，特向李明借人民币捌仟伍佰元整，借期壹年，至二○一一年十二月二十日前归还，利息不计。
此据
借款人张阳
二〇一〇年十二月二十日
【例文1-5】
借据
今借到省歌舞团男女演出服共捌套，大、小锣各壹面，三天内归还。
此据
××艺术学校张××(经手)盖章
二〇一〇年九月三十日
【例文1-6】
今借到
总务处扫帚柒把、簸箕贰个、铁桶肆只，两天内归还。
此据
旅游管理系酒店1班
经手人：王丽
二〇一〇年六月三日
2.收条
收条是收到对方钱物后写给对方留作凭证的条据。如果收到对方归还的钱物，可以不写收条，而是把借方原来的借条归还或当场销毁，以示钱财还清。
(1)收条的写作方法
一个完整的收条，通常应由标题、正文、落款三个部分组成。
①标题
标题的写法有两种：一种是直接由文种名称构成，即写上“收条”或“收据”字样；另一种是把正文前三个字作为标题，而正文从第二行顶格处接着写，如用“今收到”“现收到”“已收到”做标题。
②正文
正文一般是在第二行空两格处开始写，但以“今收到”为标题的收条是不空格的。正文一般要写明下列内容，即写明收到钱物的数量、物品的种类、规格等情况。
③落款
落款一般要求写上收钱物的个人姓名或单位的名称，署上收到的具体日期，一般还要加盖公章。
如果是某人经手的，一般要在姓名前署上“经手人”的字样；是代别人收的，则要在姓名前加上“代收人”字样。
(2)收条的写作要求
①在写收条时，务必清点好所收到物品、钱款的具体数额，做到准确无误、不出差错。
②假如是替别人代收的，标题应使用“代收到”字样，署名时用“代收人”字样。
③收条的语言一般比较简单，不得涂改。
④数字要大写。钱款的数字前面加币种，数字后面加“整”字。
【例文1-7】
收据
今收到李明归还29寸长虹牌彩色电视机壹台、尼康350数码相机壹台，经检查机件完好。
此据
经手人：杨成
二〇一一年九月二十九日
【例文1-8】
代收条
今收到王小红还给赵小虎的人民币壹仟元整和致谢礼物《唐诗三百首》壹本。
代收人：李小明
二〇一一年四月二十五日
【例文1-9】
今收到
新民乡养鸡专业户王明同志捐赠的办学经费人民币伍佰元整。
此据
农业学校(盖章)
经手人：李国立
××××年×月×日
3.欠条
欠条是拖欠了对方钱物时写给对方留作凭证的。借了对方的财物，当时没写条，后来补条时写欠条，或归还了一部分，还欠了一部分时也写欠条。
(1)欠条的分类
欠条通常适用于以下几种情况：
第一，借了他人或单位的钱物到时不能归还，或不能全部归还，有部分的拖欠，此时就需要写欠条。
第二，在购买物品或收购产品时，因不能支付或不能全部支付他人的款项而要写张欠条。
第三，借了个人或公家的钱物，事后补写的凭证，也可以称作欠条。
(2)欠条的写作方法
欠条的内容一般来讲包括三部分
①标题
欠条的标题一般由文种名称构成，即直接写上“欠条”两字。
②正文
欠条的正文要写清欠什么人或什么单位的什么东西、数量多少，并要注明偿还日期。
③落款
落款要署上欠方单位名称和经手人的亲笔签名，是个人出具的欠条则需署上欠方的个人姓名，并同时署上写欠条的日期。单位的要加盖公章，个人的要加盖私章。
(3)欠条的写作要求
文面要干净，不许涂改，若有涂改，须出具方在改动处加盖公(私)章或签名。钱物数字要大字。钱物的数字前面加币种，数字后面加“整”字。在钱物归还后，应将欠条收回或当面销毁。
【例文1-10】
欠条
原借本公司财务处差旅费人民币伍仟元整，现已归还叁仟元整，尚欠贰仟元整，下月底前还清。
此据
欠款人：李明
二〇一一年十月二十日
4.领条
领条是领取钱物后写给负责发放钱物的人留作凭证的条据。
(1)领条的写作方法
一个完整的领条，通常应由标题、正文、落款三个部分组成。
①标题
标题的写法有两种：一种是直接由文种名称构成，即写上“领条”字样；另一种是把正文前三个字作为标题，而正文从第二行顶格处接着写，如用“今领到”做标题。
②正文
正文一般是在第二行空两格处开始写，正文的内容主要写明下列内容：从哪里领取、领取的东西都有什么、其数目有多少。有的领条还要写出所领物品的具体用途。若所发放的物品种类较多，则可单独列表表示。
③落款
落款一般要求正文右下方写上单位、经手人的名称、姓名。个人领取的则写上个人的姓名，名下署上领到的具体日期，一般还要加盖公章和私章。
(2)领条的写作要求
①在写领条时，务必清点好所领到物品、钱款的具体数额，领取钱物要当面点清。
②数字要大写。钱款的数字前面加币种，数字后面加“整”字。
【例文1-11】
领条
今领到教材科《应用文写作》书伍拾肆本。
此据
经手人：黄小兰
二〇一一年九月二日
一、数码与大、小写数字的对照表
二、进位数码与大、小写数字的对照表
通过上面的两个表格可以看出：不管是阿拉伯数字(1、2、3……)还是所谓汉字小写数码(一、二、三……)，由于笔画简单，容易被涂改伪篡，所以一般文书和商业财务票据上的数字都要采用汉字数码大写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、兆本身笔画已经比较复杂，使用机会少，没有必要用别的字代替，如“3564元”写作“叁仟伍佰陆拾肆元”。数字的这种繁化写法，早在唐代就已经全面使用了，后来逐步规范化成一套“大写数码”。到了明朝初年，朱元璋因为当时的一件重大贪污案“郭桓案”而发布法令，其中明确要求记账的数字必须由“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千”改为“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、陌、阡”等复杂的汉字，用以增加涂改账册的难度。后来“陌”和“阡”被改为“佰”和“仟”。
三、借条与欠条的一字之差
如果A与B关系非常好，B向A借了2万元钱应急，B打了一个欠条给A，没有约定还期，那么过了2年之后，如果没有诉讼时效中断、中止、延长的情形，A再向法院起诉要求B还款，就很容易被法院认定为超过了诉讼时效而丧失胜诉权。其根本原因在于，欠条自债务人出具时起，债权人即享有向其主张还款的权利，诉讼时效就开始计算，而诉讼期间是2年，2年后再主张，当然就丧失了时效期间。如果当初B给A打的是借条，同样没约定期限，根据《中华人民共和国合同法》第二百零六条：“借款人应当按照约定的期限返还借款。对借款期限没有约定或者约定不明确，依照本法第六十一条的规定仍不能确定的，借款人可以随时返还；贷款人可以催告借款人在合理期限内返还。”出借人A过了2年再向借款人B主张还款，自其主张之时诉讼时效才开始起算，此时A起诉B，法院当然可以依法支持。所以虽一字之差，却差异极大，结果截然相反。
