第一节 监狱文书概述
一 监狱文书的概念及功用
监狱文书，是指监狱依法为处理有关执行刑罚和改造罪犯的法律事务而依照法定程序，根据刑事法律和监管法规而制作的具有法律效力或者法律意义的文书总称。监狱文书又称为执法文书和狱政文书。这一概念包含以下几层含义：①监狱文书的制作主体是监狱；②监狱文书的内容是关于监狱在执行刑罚和改造罪犯过程中所产生和需要处理的各种法律事务；③监狱文书的制作必须依据有关的法律规定，其法律依据主要是国家的刑事法律，包括刑法、刑事诉讼法、监狱法、人民警察法等法律，也包括国家行政机关制定的有关监狱管理的行政法规和部门规章；④监狱文书具有法律文书的特征和效力。
根据监狱法的有关规定，罪犯从入监到释放，以及在服刑过程中减刑、假释、对死缓犯提请执行死刑等都需要制作相应的法律文书，因此，监狱文书是实施法律的具体手段，能够如实地反映改造活动的全过程，反映改造工作的质量，能够保证监狱机关的活动合法有序。掌握其中的每一种法律文书的写作理论、技巧及规范化的格式，对提高改造工作质量，保证改造工作合法有序地进行具有重要意义。
二 监狱文书的分类
1982年6月公安部制定的《劳动改造机关执法文书格式》，共32种。监狱文书大致可分为以下几种：
（1）监狱机关内部使用的文书。如罪犯收监登记表、罪犯的奖惩文书、狱内案件立案文书、结案文书、罪犯脱逃文书、使用戒具审批表、关押禁闭审批文书、罪犯保外就医审批表、罪犯评审鉴定表、罪犯出监鉴定表等。
（2）向检察院和法院提请审查决定或者裁定时使用的文书。如提请减刑、假释建议书，监狱起诉意见书，对死缓罪犯提请执行死刑意见书，认为判决错误提请复查意见书，等等。
（3）通知类文书，大多是填空式文书。主要用于向罪犯家属和有关单位告知事项。如罪犯家属通知书、提请对保外就医罪犯执行监督考察通知书、罪犯奖励处罚通知书、罪犯病危通告书、罪犯死亡通知书等。
（4）笔录类文书。如讯问笔录、询问笔录、现场勘查笔录等。
（5）其他文书。如释放证明书、罪犯申诉材料转递单等。
三 我国监狱文书的沿革
监狱文书是伴随着监狱的职能活动而产生并发展的。新中国成立后，监狱在执行刑罚和改造罪犯的过程中，开始使用并不断完善各种专用法律文书。1982年6月，当时主管监狱的公安部制定的《劳动改造机关执法文书格式》，构成了监狱执法文书的基本框架。1983年监狱工作整体移交司法部管理后，司法部监狱管理局陆续出台了一些专用文书式样。2002年7月1日，司法部监狱管理局根据修订后的刑法、刑事诉讼法和监狱法的有关规定，对已有的监狱执法文书格式进行了全面的修订，颁布了《监狱执法文书格式（试行）》，共计48种，从而使得监狱文书的格式和使用更趋于完善。
第二节 主要监狱文书制作
一 提请减刑建议书
（一）提请减刑建议书的概念
提请减刑建议书，是监狱依照法定程序，对符合法定减刑条件的罪犯向人民法院提出减刑建议时所制作的文书。
减刑是对被判处管制、拘役、有期徒刑、无期徒刑的犯罪分子，在执行期间，如果认真遵守监规，接受教育改造，确有悔改表现的，或者有立功表现的，将其原判刑罚予以适当减轻的一项刑罚执行制度。减刑制度体现了国家和社会对罪犯所采取的惩办与宽大相结合的政策，促使罪犯接受改造，改恶从善、重新做人。
制作提请减刑建议书必须严格按照法律规定的减刑条件和程序制作。监狱对有期徒刑、无期徒刑和死刑缓期二年执行罪犯建议减刑，应分别依照《刑法》第七十八条、第七十九条所规定的条件进行。《中华人民共和国刑法》第七十八条规定：“被判处管制、拘役、有期徒刑、无期徒刑的犯罪分子，在执行期间，如果认真遵守监规，接受教育改造，确有悔改表现的，或者有立功表现的，可以减刑。被判处管制、拘役、有期徒刑、无期徒刑的犯罪分子，在执行期间，有下列重大立功表现之一的，应当减刑：（一）阻止他人重大犯罪活动的；（二）检举监狱内外重大犯罪活动，经查证属实的；（三）有发明创造或者重大技术革新的；（四）在日常生产、生活中舍己救人的；（五）在抗御自然灾害或者排除重大事故中，有突出表现的；（六）对国家和社会有其他重大贡献的。人民法院应当组成合议庭进行审理，对确有悔改或者立功事实的，裁定予以减刑。只要罪犯具有上述条件就可以和应当减刑。”
《刑法》第七十九条从程序上对减刑进行了规定：对于犯罪分子的减刑，由执行机关向中级以上人民法院提出减刑建议书。人民法院应当组成合议庭进行审理，对确有悔改或者立功事实的，裁定予以减刑。对有期徒刑罪犯的减刑，由监狱提出建议，由所在地中级人民法院裁定；对无期徒刑和死刑缓期二年执行罪犯的减刑由监狱提出建议，经省（区、市）监狱管理局审核后，由高级人民法院裁定。非经法定程序不得减刑。
（二）提请减刑建议书的格式、内容及写法
提请减刑建议书主要由首部、正文、尾部三部分组成。
1．首部
首部由文书标题、文书编号、减刑对象的基本情况及案由四部分构成。
（1）文书标题。标题分两行写明监狱机关的名称和文书的种类。
（2）文书编号。在标题的右下方注明，包括年号、机关代字和文书顺序号。如“［ ］×监减字第 ×号”。
（3）减刑对象的基本情况。按顺序依次写明罪犯姓名、性别、出生日期、民族、原户籍所在地、罪名、作出生效判决的人民法院、判决时间、判决书字号、附加刑情况、刑期、收监日期等。如果罪犯在服刑期间刑种、刑期或者服刑场所发生过变动，也要一并写明，没有变动的不填写。
（4）案由。案由的表述用语是：“该犯在服刑改造期间，确有悔改（立功）表现，具体事实如下”。此段文字具有承上启下的作用。应值得注意的是，此段文字是印好的，所以应当明确该罪犯是有“悔改”还是“立功”的表现，二者居其一者的应划去其中一项，如果二者兼而有之，则要把“悔改”和“立功”都表述出来。
2．正文
正文应当写明悔改或者立功表现（或两种情况都有）的具体事实，减刑的理由、法律根据和监狱部门的结论性意见等三方面内容。这是提请减刑建议书的核心部分。
（1）首先要叙述罪犯符合减刑条件的具体事实。
这是减刑的必备条件和事实依据，是重点内容，应当具体地、详细地叙写清楚。我国《刑法》第七十八条第一款和我国《监狱法》第二十九条，都列举了悔改或者立功的六种具体表现，《监狱、劳改队管教工作细则》第一百三十六条对此也作了相应的规定。1991年10月最高人民法院在《关于办理减刑、假释案件具体应用法律若干问题的规定》中，对悔改和立功表现作了明确而又具体的规定，“悔改表现主要是指罪犯认罪服法；一贯遵守罪犯改造行为规范；积极参加政治、文化、技术学习；积极参加劳动、爱护公物、完成劳动任务。以上四个方面同时具备的，应认为是确有悔改表现”。“确有立功表现，是指揭发检举监狱内外犯罪分子的犯罪活动，经查证属实；制止他犯逃跑、行凶、破坏等犯罪活动；在生产中有发明创造、重大技术革新；在日常生活中舍己救人；在抢险救灾中有突出贡献；其他有利于国家和人民利益的突出事迹。有上述表现之一的，应认为是确有立功表现。”以上规定，是收集、整理和叙述悔改或者立功具体事实的依据和指导思想。
叙写减刑的具体事实应注意以下几点：第一，要实事求是，所写的事实材料必须经查证属实，准确可靠，没有差错；第二，要切合法定条件，突出重点，抓住重要的、典型的事例叙写，突出关键情节或主要立功事实，力戒用套话或程式化的语言去代替具体事实的叙述；第三，叙述事实要注意将构成事实的时间、地点、人物、主要情节、经过、原因和结果诸要素写清楚。
（2）减刑的理由。
继减刑的具体事实叙写完之后，写明提请减刑意见书的理由。减刑理由的论述应注意以下几点：①依事论理。根据所叙写的具体事实进行分析评论，以简练的语言，概括出结论性的意见。理由的论述一定要建立在事实的基础之上，切不可离开事实空泛议论，以免出现结论与事实相脱节、相矛盾的现象。②依法论理。要结合有关的法律法规进行分析说理，使理由合法，有根有据，令人信服。例如，一份提请减刑建议书的理由部分表述：“综上所述，罪犯×××在服刑改造期间，能认罪服法，安心接受改造，遵守监规纪律，特别是在抢救国家财产中表现突出，确有悔改和立功表现。”
（3）法律依据及监狱的意见。
按照统一格式的规定，这一部分单写一段，具体表述为：“为此，根据《中华人民共和国监狱法》第××条、《中华人民共和国刑事诉讼法》第××条第×款的规定，建议对罪犯×××予以减刑，特提请裁定。”如果是印好的格式，这一部分只需填写罪犯的姓名和监狱的意见即“减刑”或“假释”就行了。如果用纸写，则要先写明法律条款，后写罪犯的姓名和监狱的意见。
引用法律条文时要注意，对于有期徒刑和无期徒刑罪犯，需要引用《监狱法》第三十条、《刑法》第七十八条的某一款和《刑事诉讼法》第二百二十一条的某一款。对于死刑缓期执行的罪犯，需要引用《监狱法》第三十一条、《刑法》第五十条的某一款和《刑事诉讼法》第二百二十一条的某一款。
3．尾部
尾部由三项内容组成。
（1）主送机关。在法律依据及建议之后，标明主送机关。
（2）落款。写成×××监狱，加盖公章并注明年月日。
（3）附件。写清附送罪犯服刑改造档案的卷数、册数及页数。如“附：罪犯×××档案共×卷××页”。
（三）提请减刑建议书的制作要点
提请减刑建议书的制作，关键要写好事实依据。为了突出文书的主要观点，使阅文者一目了然，在叙述方式上，将“事实结论”前置，即先点名结论，后写“具体事实”，再予“综合论述”，这样的叙述清晰、明确。
（1）事实结论的写法。对无期徒刑、有期徒刑罪犯建议减刑的，根据对不同条件的罪犯，在减刑的法定期限、间隔和起始时间上的不同处理，以及相关法律和司法解释的规定，事实结论可分别写为：确有悔改表现；确有立功表现；确有重大立功表现；确有悔改并有立功表现；确有悔改表现并有重大立功表现；悔改表现突出；悔改表现突出并有立功表现。
对被判处死刑缓刑两年执行的罪犯提请减刑时，可根据罪犯的不同情况，依照法律规定，事实结论的写法有两种：一是没有故意犯罪，二是有重大立功表现。
（2）具体事实的写法。这三部分内容是写作的重点，写作时应注意以下问题：
①具体事实应与结论前后呼应。具体事实是用来证明结论的。因此，两者之间必须前后呼应。如果结论是“确有悔改表现”，具体事实则要从它所包含的内容，即认罪服法等四个方面叙述罪犯悔改的事实；如果结论是“确有立功表现”，则要叙述其立功的具体情形。如果是“确有悔改并有立功表现”，则要写明悔改和立功两方面的情形。
②具体事实要用证明材料支持。建议书本身是表明监狱态度的，本身不是证据材料，建议书所有的情节，都必须有相应的证据作支持。
（3）综合论述的写法。综述是代表监狱机关对具体事实作出定性和定量的综合性陈述，也可以认为是提请建议减刑的理由。这一部分要求语言精练，概括性强。
（4）附送的材料应当齐全、完备。监狱向人民法院建议减刑，要向人民法院提交有关材料。这些材料有提请减刑建议书、提请假释建议书、罪犯减刑假释审核表、罪犯评审鉴定表、罪犯奖惩审批表、终审法院判决书、裁定书、历次减刑裁定书的复制件，以及罪犯悔改或者立功或者重大立功表现具体实施的证明材料等。
（四）提请减刑建议书格式
提请减刑（假释）建议书
［ ］×监减字第 ×号
罪犯×××，男（女），现年×岁，身份证号码××××××××××××， ×族，籍贯××××××，因×××罪由×××人民法院于××××年××月××日以字［ ］×号刑事判决判处 ×××。于 ××××年 ××月 ××日送我监狱执行劳动改造，现已执行×××。
该犯在服刑改造期间，确有悔改（立功）表现，具体事实如下：
……
为此，根据《中华人民共和国监狱法》第××条、《中华人民共和国刑事诉讼法》第××条第×款的规定，建议对罪犯×××予以减刑，特提请裁定。
此致
×××人民法院
×××省××监狱（印章）
××××年××月××日
附：罪犯×××档案共×卷××页。
（五）提请减刑建议书实例
××省××监狱
提请减刑意见书
［199×］×监减字第××号
罪犯陈×，男，现年26岁，汉族，××省 ××县人，因****幼女罪、抢劫罪，经××县人民法院于1992年12月19日以［1992］×法刑字第104号刑事判决判处有期徒刑15年，剥夺政治权利3年。于1993年1月3日送××省××监狱执行劳动改造。
该犯在服刑改造期间，确有悔改表现，具体事实如下：
