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第31章 明智决策助你出人头地(2)

可是有些人却因为自己判断失误,常犯一些错误——不是把鱼线收得太紧,就是把鱼线放得太长,结果自讨苦吃,使自己彻底垮了下去。其实都是因为这些人缺乏洞察潜在问题的能力,要么糊里糊涂,要么自以为是,结果“失手”。

如果把潜在的问题比做潜在的灾难,肯定所有的领导都不敢忽略,毕竟“灾难”这个字眼太刺眼了。然而仅仅是问题的话,作为决策者却很难一下子联想到它的后果,因此有意无意地便把它忽略了。然而,灾难终会不可避免地发生,不要自讨苦吃!

数年以前,一家制纸公司利润最高的产品,享有近乎独占的优势。这种产品是特殊黏土表面处理的精致纸张,适合高品质的彩色及黑白印刷。当时,三分之二的权威杂志,都是以这种纸张印刷的。该部门90克的表面处理纸张,被视为是无可比拟的,而该部门也很少能够完全供应市场的需求。如果说该部门的主管及技术人员,对他们的成功多少有点自满的话,又有谁能责怪他们呢?

不料突然变故,政府允许邮局大幅提高杂志及其他出版品的邮资。出版商们立刻打电话给这家公司,询问是否有品质相当,而重量比原来轻一半以上的纸张。该部门的回答是,他们的确能够开发出一种品质类似,只有40克的纸张,或许在一年之内便能上市。出版商一般的反应是:“要一年的时间?你们难道竟没有人想到会发生这种事吗?多谢你们了。”

不到两个礼拜,该部门的生意便丢掉70%。大批顾客改用一种塑胶浆过的40克纸张,这种纸张有一家竞争厂商立刻就能供应。它的品质并不如这种比较重的黏土处理纸张,然而它却比较便宜,而且邮寄成本只有后者的三分之一,而顾客所最关切的正是这件事情。

该公司一名副总裁,后来与人谈论所发生的事。他说:“这个灾难的每一项要素,完全可以预测。我们知道我们的纸张很贵,我们知道它很重,我们知道邮局多年来一直想要提高三级邮件的费率。然而这种纸张是我们的金鹅,只要它还在继续下金蛋,我们便有一种安全感,觉得会永远这样下去。”

在丧失大部分业务之后,该部门的主管发现他们很难编出一套说辞,来安抚董事会的怒气。董事会认为这些主管既然领高薪,就应该知道未来情况的变化。光讲“状况会改变”是没有用的,状况永远是在变的,人生所做的一切事都是在力求改变。成功和生存要看你是否能预知变化,是否能避免被它的负面影响所吞噬。

类似这样的例子不胜枚举,说明了潜在问题的巨大威力:它在暴露之前,温柔得就像小河里的水;然而它一旦发作,就会像不可阻拦的洪水一般吞噬整个企业!忽视潜在问题不仅对企业是灾难,对做决策时忽略它的领导更是沉重的打击,恐怕几十年以后即使他退休了,也会时时回想起来!

要想避免在决策时自讨苦吃,防止“失手”,就应该这样做:①仔细调查与决策有关的有利因素和不利因素;

②把有利因素的成功率考虑到最大点;

③把不利因素导致的失败考虑到最大点;

④自己脑中要有清醒的意识,分清优劣,找到最有效的对策;

⑤善于和下属交流,听取他们对自己决策方案的评估,特别向他们征求克服不利因素的对策。

千万不要忽略潜在问题

作为领导,切记不要吃过潜在问题带来的苦头之后,才明白它的重要性,而要事先在决策前做好潜在问题的分析,了解有什么地方会在未来出问题?如何才能预防?决策是对潜在问题进行分析之后才产生的结果。分析潜在问题主要是一种导向、一种态度、一种方法。它的基础是一种信念,也就是说人可以假想未来,看看它后面可能藏有的什么东西,然后回到现在,在最佳时机,立刻采取行动。分析潜在问题是一种思考模式,它能让我们改变自己所处的不利位置。它是一种有系统的思考过程,让我们能发现和应付那些可能发生并将造成伤害的不利因素。

企业领导注重分析潜在问题,可以提出两个基本的决策方法:“有什么可能会出差错?”“我们现在能做什么来对付它?”以下4点,可以说能给分析“潜在问题”提供了一纸处方:

①找出易出问题的地方:我们可能受到最大伤害的地方在哪里?什么样的改变对我们影响最大?

②在最易出问题的地方,找出潜在的特定问题——构成严重威胁,需要我们立刻采取行动的特别状况。

③找出能够防止特定潜在问题的行动方案,这些方案能化解那些可能具有威胁性变化的。

④对于那些无法完全预防的潜在问题,找出可以使其影响减至最低的应变行动。

分析潜在问题并不是一种大多数人认为的自找麻烦的否定行为,而是积极寻找决策方法,以避免或减轻未来可能出现的麻烦。因此潜在问题分析乃是管理者或组织团队所做的决策活动中,比较有针对性的一种决策手段。它为个人和组织提供了最佳的决策机会,使他们能依照自己的远见和希望,建立自己的未来。事实上,每一项决策都会面临许多不利因素,克服这些不利因素而找到新的解决办法,则是决策者的功夫所在。

如果你是某个企业的领导,并且经常要作出决策,千万不要忽略了潜在问题的可怕作用力,否则,你将后悔莫及!

凡事要反复思考

如何才能做好对潜在问题的分析?就是要不断地自寻烦恼,反复思考,精益求精。

在决策中,运用潜在问题分析的方法,其实很简单,这一套方法会被人比拟为下棋——你可以在几个钟头内就学会下棋,然后你可能要花20年的时间学习如何下得好。

我们先看看分析潜在问题时的4种基本活动,这4种活动依次是:

①找出一项计划、作业、方案等的弱点;

②从这些弱点中,找出可能会对决策结果造成极大破坏的因素,和我们现行手段间的差距;

③找出这些潜在问题的可能原因,和能够防止它们发生的手段:

④如果预防行动失败或任何预防行动都无效时,如何紧急应变。

也许你所采取的行动,规模大小或复杂简单,各有不同。所以,在决定采取哪一种行动——预防性的或紧急应变式的——时要视分析的对象、经济观点、实施可行性以及常识而定。每一项行动都要成本,因为它需要我们分配资源,来预防可能发生问题的未来。最划算的方法当然是以最小的成本,获得高度的回报。一项简单的预防行动,如果能显著减少我们未来面临某一严重问题的可能性,那么它便是一项划算的投资,而一项复杂而昂贵的方案,如果只不过是为了防止一个不太可能发生的小问题,那便是一项很不划算的投资。

即使你不是造纸工业这一行的专家,你不妨试着想出两三种行动,防止决策失误,或者减轻其严重性,并考虑成本与回收利益之比这个问题。在邮资涨价前一两年,你可能会采取什么样的行动,使该公司避免如此惊人的损失,并且这些行动不会昂贵得不划算。如果能采取一项轻磅纸发展计划,是否会有用呢?是否对其他方式表面处理进行研究,会使事情好一点呢?还有更为审慎明智的预防措施吗?

在此我们应该做一说明。那就是,事后代替别人做潜在问题分析,总是比为自己做要简单而明显得多,特别是当别人的潜在问题已经成实际问题的时候。

决策者有时会选择一项优异但带有相当大风险的方案,这种情形并不少见。这是因为他们相信:“这些是我们能够用潜在问题分析来对付的风险……”换句话说,这些风险是真实的,然而它们所代表的都是可以预防的潜在问题。或者说,它们就算发生,也可以透过我们的应变行动,控制其影响。兰德的客户中,有不少管理者要求属下,不只是对所有的例行选择做决策分析,他们还要求属下,就其最后的选择做一份潜在问题分析的报告。这看起来像是要额外做许多文书作业,然而在实际上,通常只是给决策分析多加一页附记而已。这一页所说明的,是最后选择所可能附带的潜在问题,并提供处置这些问题的预防及应变行动方案。

不管细节是什么,潜在问题分析的第一步,便是要求决策者关注某种计划、状况或事件,这也是潜在问题分析的态度和动机。由于有这一种关注,才会使我们开始思考潜在问题,思考我们过去在相似情况中的经验,以及思考我们能够做些什么,以预防或减轻这些以前曾经发生,而未来很可能再发生的问题。潜在问题分析必须以一种积极的态度开始,深信人能够对未来有某种程序的控制能力。

一位管理者说:“我具有积极的信仰,深信我能改变事情,我总是问我自己:‘我们明天可能在什么地方失败?’”

许多人不敢探索未来。“不要庸人自扰”乃是一句老生常谈,这句话的意思相当明确,千万别做“庸人”!

如果你能以潜在问题分析方法审视未来,你便是在采取攻势。这一方法的用处大小要视事情的结果而定。只有在事后,我们才能知道我们所花在潜在问题分析上时间的价值。或许我们没有发现什么新鲜的事,或许会发现一项未来的问题,无论如何那些知道观察未来的管理者便是赢家。

决策虽然经常是被动的,总要问题出现了才想到如何去解决它;但决策行动的本身却必须采取主动,预防可能出现的任何问题,而不能对问题采取守势。否则,问题会接二连三,作为领导你只好一天到晚地忙着决策,忙着解决问题——这样的领导,显然是失败的!

自信与过于自信

那些过于自信的领导,在平时常常能给上司和下属以有才干的印象,比如“敢做敢为”、“当机立断”、“胸有成竹”……类似的形容词都可以用在他们身上。但是在决策中,他们却不止一次犯下严重的错误,往往第一、第二次错误能让别人理解,可是第三次错误之后,下属终于明白:过于自信就是他们“触礁”的根源!换句话说,这些过于自信的领导绝不是一个优秀的决策者。

过于自信的企业领导,是做不好决策的,因为他是缺乏自知之明的人,无法了解自己,也难以和他人沟通,往往使决策变形。

另外,一个领导,既不能了解自身的决策方案,也不知道竞争对手的决策方案,这样的领导,要求他作出妥善、正确的决策是不可能的,失败是他惟一的结局!一个企业领导要做妥善决策的关键在于:了解你自身的决策方案,否则你永远不会搞清楚在何时重选决策方案,也可能会欠缺重选决策方案必备的自知之明。

问题在于,几乎所有的领导都认为自己是自信,而不是过于自信。

有许多事实表明:绝大部分的领导都对他们自己的决策给予太多的自信。有很多领导对他们所相信的决策过于自信,受到伤害,甚至给自己以后决策带来负作用。

如果真能从过于自信中吸取经验,明白自信是决策所需要的,而过于自信——自负则是决策不需要的,那么企业领导在作出决策时,就掌握了“适度”法则。

喜好当场做决策却毫无事前计划经验的领导,经常以为:“我有充分的能力与足够的相关经验,因此我的判断必然是可靠可信的。”但机警的部属在听闻这种说法时,总会知道:“大概他又在吹了!”

发挥整个管理群的集体智慧与经验来参与决策,远胜于只依靠领导的个人决策——尤其在市场萧条的时期。取决于一个完整的、设计良好的、详尽的轮廓或计划,将大为减低造成不必要的失败的危险性——它至多只是将决策后延一些而已,但如决策不当或鲁莽从事,很可能将造成公司的致命伤害。

日本松下公司总裁松下幸之助把自负与决策的关系概括为以下10点:

①夸大自己的本领,不相信别人的意见有正确的成分;

②自以为对市场的把握比较准确,实际上缺乏客观事实;

③喜欢从过去的经验中找到决策的依据,而不顾及眼前发生了变化的情况;

④对待下属的意见,一味采取排斥心理,总认为下属的看法都是浅见;

⑤善于用一种套路去决策,而不能够采用多种方法,多种选择;

⑥仅仅看准某些“新”、“奇”、“特”的东西,认为凡是这些东西必然具有决策的价值;而忽略长远利益的参考;

⑦嗜好自己念自己的“经”,不愿听别人失败的教训,总认为自己能决策好,能干好;

⑧特别喜欢走极端,在极端的选择中求决策,求生存,而不知极端往往就是死路一条;

⑨心胸狭窄私欲强烈,即使别人提供的决策合理,但因为这个人与自己有冲突,就不采纳;

⑩试图用自己认可的决策,来表明自己在公司的地位是多重要,而把集体利益置之度外。

假如一个企业主管不能从心理和行为上克服过于自信给决策带来的“灭亡”后果,那么这个主管是在“走钢丝”,说不定,他就会被炒鱿鱼!

身为企业领导的决策者,如果要改掉过于自信的毛病,首先要承认无知——即承认事实上还有许多自己不了解的东西。然后主动去搜集、了解它们,创造出一个清楚无误的决策方案。

为你的决策明白地作出一个方案,是防止你在判断上过于自信的一支分解毒剂。仔细地界定问题通常有助于你去了解困难的所在。仔细列出决策所需要的情报,是更进一步抵抗过于自信的武器。如此做后,能让我们对附和性的事实证据所具的天生偏差态度有所认知。

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