我从事外交工作已经三十几年了，期间也曾在外交部礼宾司工作多年，跟随国家领导人去国外出访，或是接待来访各国元首、总理等，并亲身参与、筹备过多次重大的外事活动。
大概是因为“职业习惯”，每次参加国内的一些社交活动，我总会不自觉地用是否符合国际规范的标准来衡量，时不时地也会发现国人在筹备大型活动时的一些纰漏，比如不善于根据外宾的身份确定接待的规格，接待过程中对来自各个国家的外宾不加区分，不了解对方的饮食和生活习惯，诸如此类，都将影响到涉外交往的深入发展。
确切地说，企业或者个人要做好涉外商务接待，并不只是多带几个优秀的翻译那么简单。前面我们谈到了中国人到了国外怎样才能“行礼如仪”，下面让我们换一个角度，看看如果有外国朋友来中国进行访问、交流，我们应该如何接待。
“礼”如其分：外事工作中的迎来送往
“礼”如其分，说的是无论企业、组织还是个人，在做接待工作时都要恰如其分，尤其当来访者中有外宾的时候更要把握尺度。最保险的做法是，不妨适当借鉴礼宾原则，因为它代表了对国际交往礼仪的更高要求，是非常严谨的外事活动规范。
“礼宾”一词从字面上讲，指的是按一定的礼仪接待宾客。礼宾活动是外交工作的重要组成部分，举凡国家领导人出国访问的安排以及重要外宾来访的接待等，都属于礼宾业务的范畴，它直接服务于外交活动，具有很强的政治性和政策性。
随着中国人对外交往的频繁与深入，在几乎各个领域，各种国际交流、合作项目的开展，都离不开涉外活动的安排，很多规格较高的外事活动，甚至需要以礼宾的原则规范来统筹设计。
接下来，我想结合国家与国家之间的交往中，最高规格的礼宾工作是如何实施的，来谈谈在安排涉外迎送活动的时候，都有哪些步骤和注意事项。
区分访问性质，“因人”“因事”制宜
迎来送往是最常见的社交活动。安排迎送活动，第一要务是根据来访者的身份和访问性质，以及彼此的关系，做出相应的安排。
外交官告诉你
根据外宾来访的不同性质，在外交领域，国际访问主要分为以下几类：
◎国事访问。指外国国家元首应我国家主席的邀请，对我国进行的正式访问。我一般给予最高礼宾接待规格和礼遇。
◎正式访问。指外国政府首脑应我国务院总理的正式邀请，对我国进行的访问。我一般给予相应的礼宾接待规格和礼遇。（如今，重要外宾的访问一般也称为正式访问。）
◎工作访问。指外国有实权的国家元首和政府首脑应我国家主席、国务院总理或中国政府的邀请，对我国进行的以工作为主的访问。礼仪安排从简，访问时间比正式访问短。
◎其他访问。一般以中国政府的名义邀请，根据对方来华的目的，分为非正式访问、私人访问、度假访问、过境停留和治病等，享有一定的礼遇，礼仪安排从简。
具体到企业的涉外实践中，如果来访的外宾是政府官员或者身份地位比较高的人，就应列为“贵宾”，以礼宾原则接待；如果是一般的外宾，则以相应层级的水准来安排接待。
做好准备，以不变应万变
有时候，原定来访的外宾可能遇到了突发状况，临时指派其他人前往，接待方若没有安排专人跟踪情况，等接机（车、船）的时候才发现“此人非彼人”；更有甚者，连对方一行几个人都没有搞清楚，临了不是酒店没有多余的客房，就是没有准备相应的车辆、礼品，总之会出现各种各样的状况。
变是绝对的，不变是相对的。所以，一次访问、考察，接待来访者，往往需要多次沟通，一有变化能马上掌握情况，才能占据主动，接待时才不会慌乱。
诸如来访者的身份、人数、抵达日期、停留天数等细节，都需要提前与对方沟通好，并及时跟进，以防临时有变，措手不??。如果是很重要的来访，最好预先制定应急或备用的方案，未雨绸缪，给双方留有余地，到时候再根据情况灵活处理。
“糖衣炮弹”不中用
中国人喜欢讲究排场，为了表示对来宾的尊重和热情，恨不得全员出动、夹道欢迎，迎送车辆用最高档的，酒店安排豪华套房，天天山珍海味，临走还不忘塞上大包小包的礼品。
其实在西方国家，工作访问一切从简，即使是跨国大企业的总裁来访，也无须如此大费周章。比起形式上的“张灯结彩”，外国人更看重的是实效，访问的目的是什么、项目要推进到哪一步，计划安排得清清楚楚，人来了一项一项地谈，该怎么样就怎么样，“糖衣炮弹”对他们不太管用。
与其花大量的时间做表面文章，不如精心准备提案、合同文件等，尽快达成访问的预期目的。形式要服务于内容，让人感觉舒适、方便就好。
如果是国家领导人级别的出访，为保证活动顺利进行，一般都会提前派先遣组，同往返国或会议主办国（组织）的主管部门商谈日程及各项活动的具体安排，每场活动之前也有专人负责打前站。如果只是企业与机构间一般的涉外交往，活动安排应该从简，但要考虑周全。
准备工作主要包括：
--确定来访者名单。如果来访的人数较多，应该列出来访者名单，分清楚哪些是主宾，哪些是陪同人员或者工作人员。如果客人身份较高，还应提前在机场（车站、码头）安排贵宾休息室。
--落实交通工具、访问路线。确定对方是搭乘班机还是火车、船舶来访，是否还有其他的访问安排，进而根据往返国家和城市的情况商定访问路线。
有的外宾可能有私人的直升机，或者是乘坐其商务机来访，这就需要请民航部门尽早提供有关的专机资料，通过外交途径向往返国提出申请，并由民航部门按正常的国际飞行规则办理各种手续。
--做好日程安排。应根据对方来访的目的、停留时间等拟定日程安排，内容包括：迎送、会谈、签字仪式、宴请、食宿、参观游览等。如果是举办国际会议，日程还应包括合影、记者招待会、双边会见等。
在做日程安排时，要注意给对方留出适当的休整时间，比如倒时差、换装，以及娱乐放松的时间，要充分考虑到外宾的作息习惯，不要让对方过度劳累。远道而来的客人一般都有观光、购物的需要，不妨预留出一定的时间安排这样的活动。
--访问期间的食宿安排。外宾访问期间的用车、食宿等都需要有专人负责安排。车要提前联系好，酒店也应提前预订。有些酒店的房费内含当天的早餐，而客人的午饭和晚饭，应该根据其每天的行程安排提前做好计划，准备预算。
--准备礼品。如果对方是初次来中国，作为东道主可以准备一些有中国特色的礼品，但不宜太贵重，体积也不宜过大（不方便携带），可以根据对方的习俗、习惯以及兴趣爱好，有针对性地选择。
“礼”直气壮：涉外招待六步走
平衡、对等和惯例，是礼宾工作的三个基本原则，既要坚持以我为主，又要进一步与国际接轨，不断系统化和规范化。
推而广之，企业在筹备涉外接待工作时，也要“因人”、“因时”、“因地”制宜，概括起来，应该遵循六个步骤。
迎接
在外交工作中，举凡各国对外国国家元首、政府首脑的国事或正式访问，往往都需要举行隆重的迎接与欢送仪式。有的国家在机场（车站）举行，也有的国家在特定的场所举行，比如总统府、政府大厦、国宾馆等。
我国通常的做法是，在国宾抵达时，安排相应的官员前往机场（车站）迎接，由外交部礼宾司司长（或副司长）和来访国的驻华大使登机（车）迎请。对于来华进行国事访问的国家元首，以及正式访问的政府首脑、国家副元首，在人民大会堂东门外广场举行欢迎仪式（如果遇到雨天、大风天气以及每年11月1日至次年3月31日，则在人民大会堂北大厅举行）。
一般的外宾来访可以不安排欢迎仪式，不过在准确掌握了外宾的抵达时间之后，应该及早通知相关人员做好接机（车）准备。原则上，前往迎接者应该是与对方层级相同者。
献花
外宾抵达后，在第一时间献上一束鲜花，是国际通行的迎接方式。献花应该恰如其分，并非花束越大、花朵越昂贵越好。
如果你也考虑给客人献花，应该先了解对方国家有没有对花的禁忌以及偏好。这一点很关键，比如菊花、杜鹃花和黄色的花朵，都属于献花的禁忌品种；而有的国家乐于接受花环，或者一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。
此外，献花必须用鲜花，并要保持花束的整洁、鲜艳。献花的最佳时机是：在参加迎接的主要领导与客人握手之后，由礼宾小姐将花献上；如果没有安排专人献花，也可以由主人在与客人握手后，从身后随员手中接过鲜花亲自献上。
介绍
宾主双方见面后，为了打破客人初到的拘谨以及增进了解，主人应该主动与客人寒暄，包括介绍其他的陪同人员给客人、告知接下来的行程安排等。
在做介绍的时候要遵循一定的礼仪规范，比如介绍年轻的给年长的、介
绍低阶主管给高阶主管、介绍非官方人士给官方人士、介绍自己公司的同事给别家公司的同事、介绍本国同事给外国同事等等。总的原则是：先介绍位卑者给位尊者认识。
在介绍别人的时候，遵循下面几个原则，会让你更加游刃有余：
--如果你所介绍的人有任何代表其身份地位的头衔，比如医生、博士、议员等，要记住把它冠在其姓名之上，这样对方很快就能知道这个人的身份，被介绍者也会乐意这样。而有些尊贵的头衔是终身适用的，即使当事人已经不在其位，仍可沿用原有的头衔，比如大使、将军、议员、法官等。
--不要只是介绍当事人的姓名，应该多提供一些相关的个人信息，以便双方在接下来的交谈中尽快找到话题。比如，介绍某个人是大使的时候，别忘了补充是什么时候、派往何处的大使；介绍某个人是某个领域的专家，最好具体说说都取得了哪些傲人的成绩。
--有的时候会出现突然想不起对方姓名的情况，与其慌张地掩饰，不如只称呼对方的姓或名。如果一点儿也记不起来了，千万不要刻意回避，绕过此人不予介绍，可以通过提示让对方“自报家门”，也不妨坦率地承认，请求对方原谅。
陪车
外宾抵达后，如果安排了迎接人员陪同乘车，要格外注意分清座次，不能随随便便地一拥而上。
符合礼宾规范的座位次序是：上车时，应该请客人坐在主人的右侧，也就是说，请客人从右侧车门上车，主人从左侧车门上车，避免客人从座位前面穿过；如果客人先上了车，并坐到了主人的位置上，也无须刻意请客人挪动座位。如果是两排座的轿车，翻译人员应该坐在司机旁边；如果是三排座，翻译人员可以坐在主人前面的加座上。
入住酒店
客人抵达后，应该尽快安排其入住酒店，安置好行李。
在前往酒店的路上，不妨将有关的安排再次和对方沟通，使其心中有数，主动配合。如果路程比较远，也可以利用这段时间与客人聊聊，了解对方的感受和需求，回答对方的疑问。
如果客人不健谈，或因长途旅行而劳累，可婉转地请对方先闭目养神，
不要多打扰。千万不可滔滔不绝，不看情况，这会让客人很难受。
不要忘记在酒店房间里提前准备好欢迎的花束或绿色植物，以及客人喜欢的酒、饮料等，营造一种宾至如归的氛围。如果能在贵宾到达前，以接待方最高负责人的名义在酒店房间里放上一张私人的欢迎函，效果会更好。
如果对方之前来过，或和接待者有过交往，不妨在其下榻处放一张照片，这会让客人感到惊喜。钓鱼台国宾馆经常在来访国的领导人房间摆一张框式照片，往往效果更佳。
把客人送到住处以后，考虑到长途旅行的疲累，不宜马上安排活动，应该给客人留出充分的休息时间，至少让对方能够洗漱、更衣。在客人停留期间，也要安排专人关照客人在饮食起居方面是否有不适应的地方，或者是否有其他的需要。
送行
中国式“离婚”
一位来自欧洲的朋友告诉我，几年前，他在与某个中国企业谈合作项目时，刚开始对方又是举行欢迎仪式又是安排游览观光，感觉对自己非常重视，但项目谈到最后，因为总部那边临时出了一点问题，合作因此而中断，自己也需要尽快回国，接待方态度就发生了一百八十度转弯--项目负责人不再露面，临别时接待方又推说临时有事不能送行，甚至连车也没有安排，只好自己打车去机场，“灰头土脸”地离开。
看到朋友百思不得其解的样子，我早已明白过来：这都是因为文化与国情的差别。中国人注重实利，很看重结果，有的人发展到一定程度就显得比较“功利”甚至“势利”--合作得好可以称兄道弟地打成一片，合作得不好就马上翻脸、不欢而??的事情并不少见，想必这位朋友正是遇到了这样的合作伙伴，体验了一次有中国特色的“人情冷暖”。
如今，在商场上，如上述比较极端的例子已经不多见了，但还是有人在待人接物上不能有始有终，在与外宾交往时“虎头蛇尾”--外宾来的时候大张旗鼓地“磨刀霍霍”，事情谈完了，目的达到了，态度就开始冷淡起来，草草收场。弄得对方高兴地来，失落地走，合作因此而告吹的也不乏其例。
其实，注重实效并不需要“急功近利”，现代商业关系的建立更讲求长期合作与潜在收益，不管客人来访的预期目的是否达到，都应该善始善终，
好聚好散，这是企业经营者的风度，也是一种商业智慧。更何况马拉松跑到最后，只差一步就胜利在望，更不能在最后一个关口失分。
无论如何，送行的时候应该安排专人协助外国朋友购买机票（车、船票）、办理出境手续以及行李托运手续，陪伴客人直到其登机（火车、船）离开。如果主人真的没有时间亲自送行，一定要提前告知客人并致歉，不妨在客人离开前到其下榻的酒店里告别，至少也要打个电话。提前准备好的礼品也可以在这个时候交给对方，让客人带着一份欣喜与感动离开。分别时刻的这种周到，往往能给客人留下美好的印象，推进合作的开展。
旅行小贴士 如何区分“国宾”和“重要外宾”？
在国际上，许多国家习惯把应邀来访的外国元首、政府首脑统称为“国宾”，但在一些国家，“国宾”的概念仅限于指国家元首（比如在日本，政府首脑被称为“公宾”）。
我国参照国际通行做法，“国宾”系指外国国家元首和政府首脑，“重要外宾”系指外国国家副元首、政府副首脑、外交部长及其他由外交部接待的正部级官员。
