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第45章 做个职场为人处世的高手(4)

正确地申请以争取上司的支持

很多人争取上级的支持很容易,很多人却觉得很难。其实,能否得到支持,关键在于申请的方法。你得不到所需的支持,通常有两个原因,一是你认为上司不会给你更多的支持,所以不想费劲;二是申请的方法不妥。正确的申请方法包括如下四个步骤:

(1)准备申请

首先确定你到底需要何种支持,是人事信息还是物质支援?接着确定所需的数量及价值。你必须弄清申请支持的原因及没有支持的后果。比方说:你从事监视控制工作,需要一台小型计算机,其价值不超过5000元,有了它你能一边监视一边记录对象的活动,以更好地完成报告。没有它的后果是:整理报告时有些事已经忘了,这些遗漏的信息损害了顾客的利益,也损害我们自身的利益。

还可以从上司、你及其他角度列举上司应给你支持的理由。比方说:你有了计算机就能在监视对象很活跃时或稍后记录他所做的事,能够记住所有的细节和准确的时间,从而使报告更准确。此外,还可以对报告修改、补充。当你做完这件事时报告也写好了。这比事后花一整天回忆事情的时间、地点,再写报告强得多。此外,当你心不在焉时计算机还会提醒你。

收集反馈信息驳倒上级。比如:小李从事能力调查,使用一台小型计算机已有6个月,对它很满意。上司可能会说:“如果你得到一台计算机,其余九个人也会要;”你可辩驳:“如果每人都依靠计算机写出更准确的报告,花更多的时间监视,为公司增加收入,那么何乐而不为呢?”

最后写一份申请书,包括每条理由的摘要。如果必须拨款,就在申请书的末尾署明日期并留下签名线,然后在上司方便时找他面谈。

(2)提出申请

先同上司谈谈工作中遇到的问题,分析其产生的原因,指出你作过努力但毫无效果,向上司提出请求,标明具体项目及价值。

如前例所言,你可以这样申请:“非常感谢有机会与你谈我的工作。有个问题,我作过许多努力,但还是未解决。每周我监视四五天后就得花一整天去回忆往事,写出报告,既易遗漏又费时间。我曾试着每晚回家之后就写好当天的报告,但这种方法不适合我,因为我还要做其他的事。但如果你能配给我一台便携式计算机,我就能准确地写出报告,增加监视时间,为公司增加收入。一台这样的计算机不到5000元,希望尽快买一台让我试试。”

(3)讨论申请

观察上司的反应,回答他的问题。用你收集的证据推翻他反驳你的理由,分析利弊得失,力争得到上司肯定的答复。可以这样同上司讨论你的申请。

你:你认为怎么样?

上司:我相信你所说的。但假如你像小李那样每晚写好报告,就不必花一整天了。

你:我像他那样干过,可不适合我。其余八人也和我一样。

上司:如果我给你买一台,另八名也要,那将要花4.5万元。

你:不错。但如果你给我们每人买一台计算机,每周就能增加九天的收入,一个月可新增加7200元,而且你不必再雇一名调查员了,因为一个月公司可节约36个工作日,已超过一个调查员的工作量。

上司:好,我买一台试试,如果真有那么好的效果,将再买八台。

(4)推销你自己

感谢上司给你的支持。你可这样说:“感谢你同意我的申请,今后我将更合理地安排时间,提高报告的准确性,我们将获得更多的利润。请你尽快买来计算机,一旦获得成功,我将告诉人们,这是因为你明智地选用了计算机。再次感谢你的支持!”

向上司提建议一定不能冒犯上司

帕特丽夏·科克女士是马萨诸塞州智囊团的成员,她工作精干而颇有建树,但始终没有被提升。终于在某一天,她为这事与上司争了起来。

“在争论中,我们互不相让,气氛十分紧张,”这位女士后来回忆说,“然而这场唇枪舌剑之后不久,我就不得不离开了那家公司。”

非常遗憾,科克没有遵守同上司打交道的基本规则:没有把握取胜,别轻易向头儿开战。不过这并不意味着应当尽量避免与上级冲突。对一位不甘寂寞的下属来说,至关重要的恰恰不是唯唯诺诺,而是把自己的不同见解恰到好处地向上司表明。而避免矛盾,只能暂时奏效,如长此以往,下属吃不香睡不甜,人格受贬,上司则耳不聪目不明,指挥无当。

如何才能做到既提出异议,而又不冒犯上司呢?以下几条规则对那些想给上司提建议的人有一定的参考价值。

(1)选择时机

在找上级阐明自己不同见解时,先向秘书了解一下这位头头的心情如何是很重要的。

即使这位上司没有秘书也不要紧,只要掌握几个关键时间就行了。当上司进入工作最后阶段时,千万别去打扰他;当他正心烦意乱而又被一大堆事务所纠缠时,离他远些;中饭之前以及度假前后,都不是找他的合适时间。

(2)先消了气再去

如果你怒气冲冲地找上司提意见,很可能把他也给惹火了。所以你应当使自己心平气和。尽管你长期已积聚了许多不满情绪,也不能一股脑儿抖落出来。应该就事论事地谈问题。因为在雇主的眼里,一个对企业持有怀疑态度,充满成见的雇员,是无论如何无法使他重鼓干劲的,这个雇员也就只能另寻出路了。

(3)鲜明地阐明争论点

当雇主和他的下属都不清楚对方的观点时,争论往往会陷入僵局,因此雇员提出自己的见解时必须直截了当,简明扼要,能让上级一目了然。

在纽约城财政部门任职的一名科长克莱尔·塔拉内卡很少与上级有摩擦,但并不是说她对上司百依百顺,她会把自己的不同意见清楚明了地写在纸上请上司看。“这样能使问题的焦点集中,有利于上司去思考,也能让上司有点回旋的余地。”她说。

(4)提出解决问题的建议

通常说来,你所考虑到的事情,你的上级早已考虑过了。因此如果你不能提供一个即刻奏效的办法,至少应提出一些对解决问题有参考价值的看法。

(5)站在领导的立场上

要想与上级相处得好,重要的是你必须考虑到他的目标和压力,如果你能把自己摆在上级的地位看问题、想问题,做他的忠实合作者,上级自然而然也会为你的利益着想,有助你完成自己的目标。

平时也要注意和上司沟通

除了最高层领导外,每个员工都有上司。如果你的工作完成得很好,你的业绩也不错,但你的上司却有可能不喜欢你。因为你只知道埋头做自己的工作,却不注意和上司沟通,没有关注上司怎么看你。所以,不管你是什么样的职员,都要知道怎样让你的上司喜欢你,器重你,提拔你。想要获得这样的效果,你至少要注意和上司的沟通,具体可依照下面提供的建议去做:

(1)主动报告你的工作进度

上司的心中往往有些疑虑:下属每天好像都很忙,但又不知道他们在忙些什么,又不好意思经常去问。因而做下属的一定要主动报告自己的工作进度,让上司放心,不要等事情做完了再讲。有时小小的一点错误,发展到后面就会变得很大,所以最好早早地向上司汇报你的工作进度,一旦有错误,他可以及时地纠正你,避免犯大错误。

作为一个下属,你有多少次主动向上司报告你的工作进度?须知,经常地向上司报告,让上司知道你的工作进度,让他放心,才能让他继而对你产生好感。对上司来说,管理学上有句名言:下属对我们的报告永远少于我们的期望。可见,上司都是希望从下属那里得到更多的报告。因此,做下属的越早养成这个习惯越好,上司一定会喜欢你向他报告的。

(2)回答上司的询问时要做到:问必答,答必详

许多员工在回答上司问题时不太注意回答方式,一些回答方式可能让上司暗地里觉得受不了。“张小姐,昨天下午说过的那个报表今天一定要交给我。”“知——道——了,老——总,你没看到我在写吗?”如果下属这样子回答上司的问题,上司可能当时不说,但一定会非常的不喜欢。也许就因为那天你的言语让他不舒服,导致他对你心生厌恶。

如果上司问你话,一定要有问必答,最好还是问一句,答三句,让上司清楚地了解情况。你回答的比上司问的要多,可以让上司放心;若你回答的比上司的问话还要少,则会让上司忧虑,这不是一个员工聪明的做法。

回答上司的问题时,有一件小事不能随便。上司进来问我们话时,我们立即站起来回答是基本的礼貌,很多人没有这种习惯,上司问话时依然稳坐钓鱼台。这一点,日本的公司员工做得很到位。日本上司在问下属问题时,下属通常都是马上站起来回答。通常我们中国的员工对上司讲话不够礼貌,更不要说有问必答而且清楚了。这虽然是个小细节,但想要让上司喜欢你,满意你,在这上面还是不能随便的。

(3)学习上司的能力,了解上司的语言

做下属的,脑筋要转得快,要跟得上上司的思维。

他能有资格当你的上司,肯定有他自己的一套方法,有比你厉害的地方。因此,你不仅要努力地学习知识技能,还要向你的上司学习,这样才会听得懂上司的言语。当他说出一句话时,你能知道他的下一句话要讲什么吗?这就需要你知道他的言语,能够跟得上他的思维。若不努力地学习上司的优点,那当你的上司已想到十年之后的发展宏图,你才看到下个月的计划时,你跟他的差距就会越来越大,此时,想要他重用你、提拔你是不可能的事情。

不想当将军的士兵不是好士兵。做下属的想超越他的上司,是非常可贵的精神。员工想要超越自己的老板却并非易事,想要超越自己的老板,首先要学会老板的本事,然后再谈超越。你若连老板的那一套都没有学会,何谈超越呢?因此,一名优秀的员工要不断地学习,学习你的上司,不断充实自己,才会提升自己,获得上司的赏识和提拔。

(4)对自己的工作主动提出改进意见

这是最难做到的事情。如果你的上司说:“各位,我们来研究一下,工作流程是否可以改进一下?”严格来说,这样的话,不应该由你的上司来讲,而应该由你说出。所以每过一段时间,你应该想一下,工作流程有没有改进的可能?如果你才是你所干工作的专才,而你的上司不是,却由他提出了改进计划,想出了改进办法的话,你应该感到羞愧。

你敢说你的工作流程都很完善?事实上,任何一个工作流程都不是十全十美的,都有改进的可能。最糟糕的是大家都无所谓,安于现状,不对它进行改进。一个组织没有进步,这点做得不好是重要的原因。大家都不想改善,而你却做到了,你就同他人不一样,上司也会喜欢你,看重你。

注重维护领导的权威

中国人酷爱面子,视权威为珍宝,有“人活一张脸,树活一层皮”的说法。而在中国官场上,领导者则尤爱面子,很在乎下属对自己的态度,往往以此作为考验下属对自己尊重不尊重、会不会来事的一个重要“指标”。

从历史上看,因为不识时务、不看领导的脸色行事而触了霉头的人并不在少数,也有一些忠心耿耿的人因冲撞厂领导而备受冷落。

面子和权威之所以如此重要,根本原因在于他们与领导的能力、水平、权威性密切挂钩。得罪领导与得罪同事不一样,轻者会被领导批评或者大骂一番;遇上素质不高、心胸狭窄的人可能会打击报复,暗地里给你穿小鞋,甚至会一辈子压制一个人的发展。现实中一些人有意无意地给领导丢面子、损害领导的权威,常常刺伤领导的自尊心,因而经常遭到穿小鞋、受冷落的报复。从与领导相处的角度讲,不慎言笃行,一旦冲撞了领导,就会影响你的进步和发展。

为维护领导的权威,必须做到以下几点。

(1)领导理亏时,给他留个台阶下。常言道:得让人处且让人,退一步海阔天空。对领导更应这样。领导并不总是正确的,但领导又都希望自己正确。所以没有必要凡事都与领导争个孰是孰非,得让人处且让人,给领导个台阶下,维护领导的面子。

(2)领导有错时,不要当众纠正。如果错误不明显无关大碍、其他人也没发现,不妨“装聋作哑”。如果领导的错误明显,确有纠正的必要,最好寻找一种能使领导意识到而不让其他人发现的方式纠正,让人感觉是领导自己发现了错误而不是下属指出的,如一个眼神、一个手势甚至一声咳嗽都可能解决问题。

(3)不冲撞领导的喜好和忌讳。喜好和忌讳是多年养成的心理和习惯,有些人就不尊重领导的这些方面。一位处长经常躲在厕所抽烟,经了解得知,这位处长手下有四个女下属,她们一致反对处长在办公室抽烟,结果处长无处藏身,只好躲到厕所里过把烟瘾。他的心里当然不舒服,不到一年,四个女下属换走了三个。

(4)给领导争面子。会来事的下属并不是消极地给领导保留面子,而是在一些关键时候、“露脸”的时刻给领导争面子,给领导锦上添花,多增光彩,取得领导的赏识。

要经得起上级的批评

日本大企业家福富先生,年轻时做服务生常常受到老板的训斥甚至责骂,但他把挨训当作一次机遇,总是力求从中学会一点东西,知道一些事情。后来一遇到老板,福富决不像老鼠见了猫一样惊慌地逃走,他会掌握机会,立即躬身向老板行礼并打招呼,并谦恭地问道:“我难免有不周到的地方,请多指教!”这时,碍于情面,老板必定要以长者的风度,指出他许多需要留神和注意的地方。他在洗耳恭听以后,马上按老板的吩咐办事,改正自己的不足和缺点。他之所以能主动地向老板请教,是因为他多了一个心眼,鉴于自己年轻,没有资历,才疏学浅,是难得有机会和老板接触的,而交谈是一个表现自己、掌握对方底细的难得的时机,而他正是抓住了这一时机,而且把它运用得恰到好处。

当老板视察工作的时候,既是检查自己的时候,也是借机请教的有利时机,一则可以表现自己的好学,二者也是一种实实在在的自我推销。所以老板对福富的印象就要比其他员工鲜明和深刻,两人熟悉后,老板每次见到他都直呼其名,显出了对其他员工没有的亲切。

功大不负有心人。两年以后,有一天老板对福富说:“通过长期考验,我看你工作勤勉,勤奋好学,又很会听取别人的意见,从明天起,你就是我的部门经理了。”就这样,一个年仅19岁的毛头小伙子一步登天成了经理,待遇也比从前有了较多的提高。被人指责和训斥,从实质上看,其实是在接受一种方式上颇为特别一点的教育。对于老板的一年365个教海,福富至今还念念不忘,感谢之情溢于言表,在一定程度上,正是老板指引他走上成功之路的。

能经得起训斥,不是一件简单的事,起码应该有一定的涵养,要在态度上极为虔诚才行。在被指责或者训话时,不但要专心倾听,听完了后,还要以心悦诚服的口吻说:“是的,我明白了,马上按你的指教去做。”

倘若你心理脆弱,脸皮太薄,又极好面子,遇到老板指鼻子跺脚,显出紧张不安,甚至不满的脸色,对方会以为你故意和他顶撞,那样,问题就会复杂化。换一句话说,当你静下心来,静静地接受批评和训诫,倾听教诲,并保持彬彬有礼的样子,显示出亲近和尊敬,无疑会给老板一个良好的印象,这对和上级密切关系,有百利而无一害。

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