现场管理是会展经营管理中非常重要的内容。一个会展项目是否成功，从某种意义上说取决于该会展项目现场管理是否科学有效。本章将从开幕式、注册入场、展台工作以及突发事件的处理等角度叙述会展现场管理。
（第一节）开幕式的举行管理
开幕式是会展的重要仪式，也是重要的会展公关工作之一。举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响。
开幕式常常与新闻工作结合起来做，更能产生相当大的宣传和公共效果。
１．开幕式的邀请范围
一般来说，开幕式的邀请范围包括政府官员、工商名流、新闻界人士、外交使节、公司负责人等。这些被邀请的人物本身就具有相当大的影响力，具有很大的宣传价值。一方面，可以借助其影响，加强展览宣传，提高展览会的知名度并扩大展览会的影响面，吸引更多的观众参观展览；另一方面，这些人物都有一定的购买决定权和建议权，对展会的贸易效果有着直接的或者间接的重要影响。
２．开幕式时间安排
通常情况下，开幕式被安排在会展的第一天举行，但是也可以安排在其他时间。比如，有些展会邀请国家或地区的最高领导人出席开幕式，则在这种情况下就要根据领导人的时间安排开幕式。另外也可能有些其他原因将开幕式安排在第一天之后。如果开幕式不是第一天举行，那么前几天的展出可以称作“预展”或“贸易日”等。
如果是面对普通观众开放的展览会，开幕式可以安排在周末或节假日举行；若是贸易展览会，则宜安排在工作日里举行。
３．开幕式的筹备工作
一般而言，开幕式的程序是司仪宣布开幕式开始，主宾按顺序发言致辞、剪彩和参观展览。比较隆重的开幕式甚至安排演出和放礼花。开幕式台上的活动可能并不很复杂，但是筹备工作却比较烦琐，需要认真去做。开幕式工作要尽早做，重要人物时间都安排得很紧，如果不早约定，晚了就很难请到重要人物。
（１）筹备工作首先要确定人员、事项、时间、预算等管理方面的因素以及开幕式的时间、地点、规模、程序等基本事项。人员包括后台的筹备人员和前台的司仪、发言人、剪彩人等。内部人员尽早指定，外部人员尽早协商确定。内部人员落实后就要分配任务，外部人员落实后就要商量发言稿，并告之活动细节。如果所选择的场地需要预约租用，就要尽早联系、协商、确定。时间地点确定后，其他筹备工作才能开展。
（２）筹备工作的一项重要任务是邀请出席人。首先拟定邀请范围和名单，编印请柬，安排寄发。请柬的措辞、格式、版面一般是固定的，但也可以有创新，给收帖人一种新鲜感。根据需要和条件，在请柬上注明“请确认”或者附上“回执”。要事先了解当地的邀请出席率，以便计算寄发数量；要控制好寄发邀请函的时间，对于重要的邀请对象，可以在寄发请柬后用电话或其他方式再次邀请确认。另外，应提醒被邀请对象提前准备好发言稿，以便有时间互相交换阅读、修改、打印。发言稿宜短不宜长，要避免套话、废话。
（３）开幕式会场要布置好。如果需要，应该提前安排书写横幅，在用词、尺寸、颜色等方面都要考虑周到并交待清楚。主席台上根据需要安排发言台、座椅、扩音设备。主席台上的座次需要事先确定好，并在座椅上做记号，以防坐错了。如果主席台上就座的人多，可以考虑安排引座人员。是否在主席台上提供饮料要视当地习惯和条件事先商定。有些展览会的开幕式比较简单，主席台上人员一律站立，这种安排要考虑年老体弱者的特点。有时，要考虑在会场的前排留出给不上主席台的贵宾的座位。这些座位或者贴上标签，或者在走道上设路标，或者安排人员看守。现场设备不仅有扩音设备，而且还包括照明设备、空调设备等，要安排人员负责控制。如果放背景音乐或其他录音，则要事先准备好磁带并向设备控制人交待好，最好在开幕式之前演练一下。
在会场入口处可以设签到处，签到处的作用是维持入场秩序、记录来宾情况。签到处的工作包括检查和收取请柬、索取来宾名片、要求来宾签字、发胸牌以及发资料等，资料袋内装有展出资料、发言稿、主席台就座人员名单、开幕式程序、礼品等。签到处的用具主要有签到台（应铺上台布）、签到牌、签到笔、签到薄、名片盒等。签到处的人员一般安排外貌举止俱佳的小姐。
可以考虑安排休息室供重要人物使用，尤其是主席台上的人物，不宜到一个上台一个，而应在休息室等齐了一起上台。要事先告知签到处人员重要人物的姓名，只要这些人物一到，应立即引进休息室；如果有可能，签到处还要安排一名礼宾官，负责迎接引导贵宾。
签到处收到的名片是非常有价值的资料，要指定专人负责收集、整理、分类、保存。接受邀请参加开幕式的人或多或少对展出有兴趣，他们不仅有公关、宣传价值，也有贸易价值。可以考虑安排后续工作，巩固发展联系，促进实质性的贸易。
有些会展可能收到不少花篮，应考虑布置在主席台上，或者布置在开幕式会场入口处以增加气氛。如果花篮上有赠送人名称，要注意排列顺序。
剪彩需要安排的用具主要有立杆、彩带、剪刀、手套、托盘等，人员主要有持彩人（若非用立杆拉彩带）、托盘人和引导人等。引导人的任务是指挥剪彩人就位和开剪。托盘人要事先进行适当的训练，内容包括等候、上台、排列、递剪、递手套、下台的顺序、节奏、步伐、立姿等。持彩人、托盘人一般安排外形气质较好的礼仪小姐，另外着装也要考虑周到。彩带传统上使用红绸，并按剪彩人数打花结。对于展览会的庞大开支而言，绸彩带的费用微不足道，但是，众目睽睽之下，把一整条红绸剪断，容易造成浪费的感觉，并可能引起微词。因此，现在不少展览会改用纸质的专业彩带。
开幕式的内容一般包括参观展台。参观路线应事先安排好，计算好时间。
参观过程中，谁引路、谁解说、谁陪同等事，要有所安排。重要人物都应有人陪同，不要冷落谁，也不要丢失谁。如果开幕式后是招待会，要将重要人物引到招待会会场。如果重要人物在参观后离开，要送上车。表演、放烟花等活动比较专业、复杂，需要委托专业公司安排。开幕式活动应当提前通知新闻媒体，并安排好自己的摄影报道人员。开幕式的效果在很大程度上依赖于新闻报道，从某方面看，举办开幕式就是给媒体提供报道素材。此外，根据当地规定通知有关部门安排好停车、引导、保卫、消防等事项。
举行开幕式的主要目的是扩大展会的影响，如果展会影响已经很大，知名度也很高，就不一定举行开幕式。欧美很多影响大、效果好而务实的贸易展览会就不举行开幕式。
（第二节）注册入场与现场管理
展会注册工作是整个会展组织工作中的重要一环，由迎接与会人员、现场运作、安排工作人员、现场现金管理和良好的交通安排等组成。对于这项工作而言，效率、热情和及时是最需要的。我们都知道，第一印象是十分重要的，现场注册是大家露面的时间，前来出席的与会人员、展览者、演讲者和主办者都有他们自己的日程。每个人都希望得到热情周到的服务，迎候与会者并协助他们进行注册是展会服务质量的重要体现。而从会议邀请函发出之日起，被邀请者就会提出一些问题，他们需要的是协助、确认、指点、引导和各种帮助。
一、注册表
会议注册表能够反映出许多信息来。组展者或者参展者要想收集到充足的资料和信息，最简单的办法就是察看会议注册表。注册表上所有的信息都要保存在数据库或者注册记录中，并要有专人负责。无论进行注册的与会人员是被邀请的还是自己有意参加的，都需要记下每位与会人员的姓名、公司或者单位、职位、联系方式等。邀请函可以通过直邮、电子邮件、互联网、传真等方式发送。
收到邀请函的目标人员的反应也很重要，因为需要统计参加会议的人数，以便为下一步预订房间、安排座次以及安排餐饮活动做出安排。收到邀请函的人可能通过邮寄、传真和电子邮件来传递他们的回执。收到的注册表上的信息则应整理、保存在计算机的数据库中（大多数的计算机软件都能够用来储存和管理注册表上的信息）。这样就可以得到将要前来注册的人员名单（包括性别、职务、联系方式等），就可以依此印制代表证和付款清单。
对于参展商可用类似的方法进行单独记录，并且需要一些其他的记录项目，如分配的展位号、展位费、派往展位的公司代表人数、参展代表的姓名和职务、联系方式等。
除了要对一般的与会人员、参展人员和演讲人员进行登记以外，还要对新闻界、嘉宾、主办人、赞助人、贵宾要人和任何其他不适用一般分类的人员做详细的记录。接下来，就要根据收集到的这些信息进行分类，并以此制作徽章、住房清单、出席人员清单和展位分配等工作。
二、注册资料的处理
注册资料是很重要的信息来源，将其输入计算机数据库可进行统计、分类。
如果涉及到预收款项，应将其加以标注和记录，特别注明使用的是支票、信用卡、现金还是“以后支付”等方式。每组经过计算机处理的注册信息印制一份报告，附在注册表复印件后。无论委派谁来负责接收款项，都需要一份报告，以便对收到的支票加以识别和记录，确保记录完整有序。每张支票应有一份复印件，将复印件附在报告中，注明注册事项和付款金额。不同的公司有不同的预付款制度。
收到的款项处理完毕后应告知注册人。要使每条注册记录与报告完全一致。因为正确的信息和数据会带来良好的效果，而毫无系统的数据、不一致的信息记录会为以后带来麻烦。
三、现场的后勤管理
１．注册组
被选派进行现场注册的工作人员应该是经过培训并熟悉后勤和注册工作的人。每位工作人员都应配有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图，关键人员在整个会议期间还应配有相关通信工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指南和行为规范是必不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事情：①会议活动的日程表；②各种活动的次数；③工作人员的分配；④一些必需场所的位置如电话间、洗手间等。
在分配现场工作人员时可参考下列一些建议。
（１）分派的注册表人员要充足，如果需要可指定后备人员。
（２）选择合适性格的人员作为接待员或注册员，外向、乐于助人是必须的性格。
（３）指派的注册员应该能够并愿意在任何场合下保持微笑待人，相信顾客永远都是对的，并真心喜欢这种工作。
（４）对现场人员进行培训。
（５）选派一名调停人专职处理有争议性的问题。
（６）现场工作人员的着装，正式场合要选择职业装；如果会展活动是在度假地举行，则简洁的职业休闲装可能会收到良好的效果。
（７）建议工作人员穿舒适的鞋子。
（８）要设置工作人员休息室。
（９）如果选用志愿工作者，一定要有备选人选。
（１０）注册地点一定要备有充足的会展介绍、地图和相关资料以便使每位参会者人手一份。
（１１）确定大家的职责领域。
（１２）每个工作人员人手一份急用电话号码表，其中包含主要出租车公司和会展有关联系方的电话号码。
（１３）办公室里安排一名传达联络人员，负责会场外与会场内人员的联络工作。
２．指示牌
与会人员在会展现场迷路是最让人沮丧的事。因此会展现场应该考虑设置充分有效的指示标记。以保证与会人员能毫不费力地找到会展注册地点。
３．注册地点
注册地点必须有清楚的标记，以便与会人员一到达便知道到哪张桌子去注册。注册地点的标记应该至少高出地面２米，以便越过注册桌的人群能让大家看到该标记。对于大型展会应安排两名工作人员在入口处接待。简单问候以后，接待人员将与会者引入正确的地点。如果场地允许的话，可以安排参展者和演讲者到不同的地点注册。
４．为注册处配备人员
在决定为注册处配备适当的工作人员时，必须考虑前来注册的人员流动情况，如什么是注册高峰期，高峰期之前、期间和之后各需要多少工作人员，与会者是否成批达到，与会者是否会集中报到，等等。在注册高峰期要按１∶７５～１∶１００的比例配备工作人员。如果举办过此类展会，则最好参照以往展会的经验和资料。如果是第一次举办这类展会，则确定工作人员的数目有一定的困难，那么谨慎行事比较明智。
四、注册现场的礼仪
注册现场的工作人员应受过礼仪培训，在接待工作中应该做的事是：①乐于解答他人的问题；②做好解决问题的准备；③涉及付费的事应该做好相应的记录；④遇到不能处理的问题，请安排好的调停人员帮忙；⑤遵守着装要求；⑥尽量少带私人物品；⑦出现紧急情况时，要有救助意识；⑧记住应急电话；⑨随时充当向导；⑩微笑服务。不能做的事是：①工作时间不得在注册处聊天；②不要对来注册的与会者、参展者或主办地评头论足；③不要在注册处桌上放置食品或饮料；④不要嚼口香糖、说粗话或开玩笑；⑤不要坐着同客人讲话，要起身面带微笑地迎接与会者。
五、标牌、餐券和收据
１．标牌
有两种最基本的标牌，一种是粘着性的；另一种是塑胶套。大型会议中心很少使用粘着性的，而是用塑胶套。大部分标牌有标准尺寸，现在一般用计算机报名程序来制作标牌，在制作之前要注意它是否适合塑胶套尺寸。
２．餐券
为了使会计作业方便，在出售餐券前应先编号。如果有一种以上的票，可以用不同的颜色区分。在票上印有日期、时间、地点等。假如大会期间聚会，给与会者换取餐券，虽然会增加些人力，但是比较能控制数量而不至于浪费太多。
３．收据
大部分在现场报名者都会索取收据。设计收据的格式要简单，金额最好都先印好，只要在栏位或方格中选择支票、汇票或信用卡等付款方式即可，签字或印章也可事先印在上面。
六、现场计算机设备管理
要举办一个成功的展会，必须使用计算机来处理大量的资料和完成大量的相关工作。在决定使用哪一种计算机系统时，需要深入了解才能找到符合自己要求的设备。
１．计算机硬件
无论需要全部计算机化或局部计算机化来处理业务，选择使用计算机都可利用下面三种方式：①将公司的需求与专业人士沟通，由他们来做计算机系统规划；②由赞助厂商赞助计算机硬件设备；③与外面的承包商签约委托处理计算机作业，由会展筹办人指导作业。第一种方式可能要投资一笔钱购买设备和程序，软件的费用甚至会比硬件高，这对大型会议来说比较适合；③第二种方式硬件由赞助商提供，举办者根据需求投资软件设备。第三种方式对会议筹办者来说不失为一良策，这样可省下大量人力用在其他方面。
２．会务分析
