对会议筹办者而言，最重要的也是最有价值的东西是会议记录，最好是计算机数据库资料记录。筹办者可利用计算机所提供的资料，比较报名者的兴趣、职位和地区等信息，可与前几届会议的情况进行对比分析，对筹办下届会议是有所帮助的。
七、服务柜台与留言中心
在展会期间提供一个服务柜台与留言中心是十分必要的。这个中心可以提供展会的基本资料和留言，通常由一个人或两个人来负责，他们可以是主办单位工作人员也可以雇用当地临时工作人员。
这个中心设置的基本要求是：将服务柜台安置在所有活动的中央区；服务柜台要由足够的空间放置留言板等；确定服务柜台可接电话，提供留言条，准备足够的笔、电话本，以及当地服务餐厅指南、地图和观光购物指南等。
（第三节）展台工作现场管理
由于展览的价值和展出目标主要在展台工作阶段得以实现，因此，展台工作被认为是展览中最重要的部分。展台管理工作的主要内容有：展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录以及市场调研等。一般来说，展览会开幕前的展台布置以及展览会闭幕后的展品处理等也可以算作这一阶段的工作。展台工作效率和效果有赖于展台工作人员的知识、管理水平和技巧、工作态度等。展出工作的特点是时间短、空间小、人多、事杂。因此，展台管理工作非常重要，也有相当的难度，对展台工作人员的要求也比较高。
一、展台工作
１．展台接待
接待客户工作是展台关键性的工作之一。接待工作的主要内容是发现新客户并与之建立联系，以及保持、巩固与老客户的联系。接待工作可以是随意的，也可以是预约的。最好是将预约接待安排在观众人少的时间，以减少会谈时的打扰，同时也避免失去接待其他客户的机会。
接待对象可以分为重要客户、现有客户、潜在客户、普通观众等。
（１）重要客户，不论是现有的还是潜在的，可以列出名单，事先告知展台人员，如果发现重要客户前来参观，要予以特别的接待。
（２）要接待好现有客户，维持好关系，但是如果不是洽谈业务，就不要因为他们而耽误接触新客户，可以约他们在闭馆后予以接待。
（３）接待潜在客户是展览会的最大优势、最大价值所在，也应是展台最重要的工作之一。
（４）普通观众一般没有贸易价值，与展出目标没有直接的关系，因此，不需要耗费太多时间和精力接待普通观众，但要注意不能冷落了他们，对其询问可以热情而简要地解答，并要尽快结束交谈。
２．贸易洽谈
贸易洽谈工作也是展台关键性工作之一，与接待工作紧密相连。洽谈工作的重要内容之一是推销，推销公司产品和服务，推销公司形象。有效的推销会使潜在客户对展出公司产生信任，对展出的产品、服务产生兴趣，会使现有客户对新产品产生兴趣和购买意向。达到这一地步，就可以开始进入洽谈阶段，要积极地争取与现有客户签订新的贸易合同。对新客户的大宗买卖以及投资项目要谨慎，不宜当场签约，任何决定必须在彻底调查之后才能做出。即使报价条件再好，也要保持谨慎态度，尤其是对展览会临结束前提出的大宗买卖和投资项目要有所警惕。“趁热打铁”的观念不可使用在展览会上。展览会的关键功能就是建立新的关系，展览会之后还需要做进一步的调研工作，知根知底后再签大笔买卖和大项目投资。推销工作的成果表现在签订的贸易合同。
３．记录
记录是展台正式工作之一。记录对展览评估和展览后续工作都很重要。展台记录的范围可以很广，但是主要记录的是接待和洽谈工作。不少展出者无法判断展出效果或无法取得理想的展出效果，往往是因为没有或者没有完善的接待、洽谈记录，因而无法做合理的评估或无法有效地开展后续工作，因此对展台工作要做完整的记录。记录方式有多种，常见的有收集名片、使用登记簿、记录表格、电子记录设备等。
收集名片是最简便的方式，但缺点是内容有限，只有参观者的姓名、地址等。
观众登记簿也是一种简单的记录方式，然而登记簿一般只记录参观者的姓名、公司名称、地址等情况。这两种方式是比较传统的方式，比较简单，没有接待交流情况、展台人员的评语以及后续工作的建议等，因此不算是理想的记录方式。
记录表格是一种常用的记录方式，它有多种形式。使用最多的是展台人员在接待后填写的表格。另一种表格是对有兴趣但是来不及或不愿意等候接待的参观者填写，这种表格除了有参观者基本情况之外，还有参观者公司情况、参观者的兴趣以及参观要求等栏目。这种表格可以附印有展出者地址和邮资已付的信封，供参观者带走，填好后寄回。记录表格方式相对于上述两种方式来说要好些，内容除了参观者的姓名、地址之外，还可以有参观者的背景、兴趣、要求，展台人员的判断、评语以及后续工作的建议等。因此，对展览评估、展览后续工作有较大的价值。
展台人员再做记录时，要争取尽可能准确，尤其是对潜在客户。准确的记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和洽谈记录要适时统计，内容包括观众接待数，观众来源，询问内容，合同洽谈数量和金额等。统计结果是每天展后会议的内容之一，对于一些需要急办的事则交给相应部门人员尽快处理。在展览会闭幕后，可以做复杂一些的统计、分析工作，具体而言主要是：根据记录建立或更新客户档案，选编新的展出邀请名单；分析宣传、广告、公关的效率并找出改进的方向；统计后续工作建议，分轻重缓急安排处理等。
４．调研
调研是展会的重要功能之一。贸易展会不仅是买卖的场所，也是理想的调查研究场所。展会本身就是一个很好的市场，在展会上做调研既节省费用又节省时间。进行信息采访，询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易得多。因为在展会上，展出者和参观者都不介意回答一些问题，有些参展者很乐意提出一些建议和想法。在展会上的调研范围主要是市场、趋势、产品、竞争、需求等。展出者的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。
调研工作可以委托专业公司做，也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高，但是其产品的专业知识可能不是很精。此外，出于经费等方面的考虑，展出者大部分是自己做调研工作的。
展会现场调研的途径和方式是多种多样的。可以展台为阵地，针对参观者做调研，了解参观者对产品和服务的需求以及参观者对市场和发展趋势的看法等。展出者可以参观其他展台，尤其是竞争对手的展台，主要针对竞争对手做调研，收集资料、询问情况，了解竞争对手的展示手段、销售方式、宣传方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况；可以参加展会期间的研讨会，主要是针对市场做调研。展会期间的研讨会是一个了解市场和行业发展趋势的好机会，一方面会上发言人会做出推论、预测，另一方面与会人员所表现出的兴趣可以作为预测趋势的标准之一。在研讨会上可以寻找发现重要的潜在客户，还可以阅读新闻报道、贸易刊物、官方报告等，了解综合性和宏观性方面的情况。
总之，在展会期间进行市场调研工作，不仅仅是收集信息，还包括统计、分析和总结等。调研的方式方法可以多种多样，但必须在法律允许的范围内进行。
５．操作示范
一般而言，在展会上操作演示的展品更容易引起参观者的兴趣和注意，能使客户更加了解产品的性能而使其更快地做出购买决策。因而，在有能力和条件的情况下，展台工作应考虑安排操作示范。若安排了操作示范，要事先反复检查产品，确保在操作演示时万无一失。在表演中的任何事故，不仅会带来难堪、损害公司形象，直接导致生意流失。若有规定，操作表演尚需事先征得展会组织者的同意。操作安排次数要适当，如果有音响设备，使用时要控制音量，调整好屏幕角度，不要影响周围展台。
６．展台资料
展台资料包括公司介绍、产品目录、产品说明、服务说明、价格单、展台人员名片等。展台资料需要管理，管理使用得当，资料可以有效地发挥宣传、推销作用。资料的管理工作主要包括控制散发数量，控制散发对象，撤下残损的资料，添加新的资料，等等。展台资料要有针对性地散发，可以分层次地向目标观众寄发、散发。资料可以分为两类：一类是可以散发给每一个参观者的简单的、低成本资料，如单页和折页资料；另一类是提供给专业参观者的成套的、较高成本的资料，这类资料一般不宜当场提供，最好是展会后邮寄给客户。
