任何书面形式的邀约，都只有在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出。因此，不管接到来自任何单位、任何个人的书面邀约，都必须及时、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答：或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，都是不礼貌的表现，有损自身或单位的形象。
1.尽快答复
在接到邀约后，应当作出积极的反应，要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。鉴于同时受到邀请的往往不止于一方，为了使邀请者做到对他所组织的宴会胸有成竹、避免失败，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知对方。具体的要求如下：
★亲笔回复
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式，被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
★尽快回复
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后3日之内回复，而且回得越早越好。
★答复明确
在回函的行文中，应当对邀清者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。
★格式不失礼
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约，在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
★重复要点
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一遍，以便邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
★不失约
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，届时就不能失约了。如果临时“变卦”，会给邀请者增添许多麻烦。
★照章办事
对邀约书上规定的赴约要求，被邀请者在原则上都应当接受，并且按照邀请者的要求去做。
2.尽可能参加
当收到别人正式寄来的邀请函时，若没有特殊重大或临时突发事故，你应该尽可能参加。因为信函邀请要比电话要邀请正式得多，在考虑是否出席方面，前者应优先考虑。即使临时有其他人以电话约你，你也要先出席此宴会，和其他人另约时间。
接受邀约的回函范例：
尊敬的××先生：
××集团公司董事长兼总经理××先生非常荣幸地接受××××集团总裁××先生的邀请，将于10月15日10时准时参加××××集团成立10周年庆祝宴会。
谨祝宴会成功，并顺致敬意。
××敬上
×月××日
3.不应邀的理由
任何性质的正式宴会，受邀者在接到主人寄来的邀请卡时，若因事不能参加，必须事先向主人做礼貌性的说明。
拒绝邀约的理由应当充分，比如，在宴会当天或前几天，自己正好有事要出国；正好有重要的职场要谈；自己有病在身或家人得了重病，必须予以照顾；在同一天的同一个时段，已经有了其他的正式约会，不能分身加此约会；亲人最近过世，自己仍在守哀期间等。在回绝邀约时，勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函范例：
尊敬的××先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人时晚将飞往英国伦敦洽谈生意，故而无法接受您的邀请前往××大酒店出席贵公司举办的庆祝开业的宴会。恭请原谅，谨致谢忱。
此致
敬礼
××敬上
10月20日
