打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
（三）端正的姿态与清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的、无精打采的，若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。
声音要温雅有礼，以恳切之话语表达。口腔与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚滋生误会。因声音粗大，会让人误解为盛气凌人。
（四）迅速准确地接听
现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，接听电话以长途电话为优先，最好在三声之内接听。
电话铃响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，我们应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。
（五）认真清楚地记录
随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指：①When何时；②Who何人；③Where何地；④What何事；⑤Why为什么；⑥HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。
（六）有效电话沟通
上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌粗率答复“他不在”，即将电话挂断。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。对方查询本部门其他单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。
我们首先应确认对方身份，了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电的目的，就可不误事而且赢得对方的好感。
当对方提出问题时应耐心倾听，表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。
注重倾听与理解、抱有同情心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。
接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。
电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交代清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。
如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。
（七）挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，应有明确的结束语，说一声“谢谢”“再见”，再轻轻挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
【典型案例1】
［指出失礼之处］
一位总经理在电话里与他的一位客户商谈一项买卖合同的制定，经理使用的是扬声电话，并且礼貌地告诉对方自己用的是扬声电话，并且还有两位助手在旁边听着。这位经理在谈话的中间发现缺了一些资料，所以，向那位客户建议稍等一会儿给他打过去，对方同意了。这位经理到销售经理那儿去拿资料，销售部的经理要求与他一起去商谈这件事情，进入办公室后，总经理又用扬声电话打给那位客户，告诉他自己没有找到要找的资料，希望客户原谅，客户有点儿不高兴，说着将话题转到销售部，并开始批评这个合同，批评销售部的一些行为。此时，销售部的经理实在忍不住了，直接通过这部扬声电话来解释事情的来龙去脉。
【分析提示】
问题之一是因为总经理打的是扬声电话，所以在第二次拨通电话时应该告诉客户销售部的经理也随他一起来到了办公室，也在听电话。这样的话，客户就不会在电话里批评销售部和这份合同了。
问题之二是总经理打电话之前，应准备好需要资料，不应在打电话途中再去找资料。
【典型案例2】
［指出失礼之处］
风景秀丽的某海滨城市的朝阳大街，高耸着一座宏伟的楼房，楼顶上“远东贸易公司”六个大字格外醒目。某照明器材厂的业务员金先生按原计划，手拿企业新设计的照明器材样品，兴冲冲地登上六楼，脸上的汗珠未及擦一下，便直接走进了业务部张经理的办公室，正在处理业务的张经理被吓了一跳。“对不起，这是我们企业设计的新产品，请您过目”，金先生说。张经理停下手中的工作，接过金先生递过的照明器，随口赞道：“好漂亮呀！”
并请金先生坐下，倒上一杯茶递给他，然后拿起照明器仔细研究起来。金先生看到张经理对新产品如此感兴趣，如释重负，便往沙发上一靠，跷起二郎腿，一边吸烟一边悠闲地环视着张经理的办公室。当张经理问他电源开关为什么装在这个位置时，金先生习惯性地用手搔了搔头皮。好多年了，别人一问他问题，他就会不自觉地用手去搔头皮。虽然金先生作了较详尽的解释，张经理还是有点半信半疑。谈到价格时，张经理强调：“这个价格比我们预算的高出较多，能否再降低一些？”金先生回答：“我们经理说了，这是最低价格，一分也不能再降了。”张经理沉默了半天没有开口。金先生却有点沉不住气，不由自主地拉松领带，眼睛盯着张经理，张经理皱了皱眉：“这种照明器的性能先进在什么地方？”金先生又搔了搔头皮，反反复复地说：“造型新、寿命长、节电。”张经理托辞离开了办公室，只剩下金先生一个人。金先生等了一会儿，感到无聊，便非常随便地抄起办公桌上的电话，同一个朋友闲谈起来。这时，门被推开，进来的却不是张经理，而是办公室秘书。
【分析提示】
问题一：在商务拜访中，应先与对方预约一下，然后再登门拜访，案例中的金先生没有这样做。
问题二：金先生在进张经理的办公室前应该先整理一下自己的仪容，把汗擦干净，进门之前应先敲门，等里面的人说“请进”以后，然后再进入。
猛然闯进去吓人一跳是违背尊重他人的原则的，是不礼貌的。
问题三：金先生坐在沙发上是不应该跷二郎腿的，因为第一次见面，这样坐的姿势是不礼貌的。况且，金先生是去求人办事的，更不应该这样做。
也不应在没有经得主人的同意下吸烟。
问题四：习惯性地挠头皮的动作极不卫生，又让人感到作为一个推销人员的不自信和对自己产品方面业务知识的不熟悉。
问题五：随便用别人办公室的电话聊天是不对的。
【本章小结】
本章介绍了个人礼仪形象塑造的基本内容和方法。个人的形象是由内在形象和外在形象构成的。内在形象主要包括思想素质修养和业务素质修养。
外在形象主要包括仪表、仪容、仪态、言谈四方面的内容，服务性人员不仅要知道、了解，更要通过操作、实践掌握，并以此来塑造良好的职业形象。
【关键概念】
仪表 仪态 “TPO”原则 微笑【课堂讨论题】
1．为什么要强调个人形象的塑造？
2．作为企业员工为什么要化淡妆？
3．微笑真的有如此的魅力？
【复习思考题】
1．服饰的原则有哪些？
2．服装如何配色？
3．仪表美的三个层次。
4．良好仪态包含哪些方面的内容？
5．谈话的艺术性具体表现在哪些方面？
【实际训练题】
1．站姿训练，每次训练10分钟左右。
（1）学生应身穿职业服、半高跟鞋在一间空教室里排队站立。按照站姿的基本要求练习。老师不断提醒动作要领，并逐个纠正。学生进行自我调整，尽量用心去感觉动作要领。训练时可放些优雅、欢快的音乐，调整学生的心境，微笑要自然。每次训练20分钟左右。
（2）贴墙站立。要求后脚跟、小腿、臀、双肩、后脑勺都紧贴墙。这种训练是让学生感受到身体上下处于一个平面。
（3）背对背站立。要求两人一组，背对背站立，两人的小腿、臀部、双肩、后脑勺都贴紧。两人的小腿之间夹一张小纸片，不能让它掉下来。每次训练20分钟左右。站姿训练可结合微笑进行，强调微笑的准确、自然、始终如一，可配上悠扬、欢快的音乐以调整学生的心境。
2．坐姿的训练，学生的着装要求与站姿的一样。
（1）练习入座起立。入座时，教师说“请坐”，学生说“谢谢”，女生双手捋一下裙子，按规范动作坐下。起立时，速度适中，既轻又稳。
（2）练习坐姿。按规范的坐姿坐下，放上音乐。练习在高低不同的椅子、沙发，不同交谈气氛下的各种坐姿。训练时，重点强调上身挺直，双膝不能分开，用一张小纸片夹在双膝间，从始至终不能掉下来。
【自测题】
1．日常生活中应避免的手势有哪些？
2．仪表美的三个层次的内容是什么？
3．首饰佩戴的原则是怎样的？
