4.保管及更换账簿
4.1 保管账簿
账簿是企业重要的档案，企业在会计年度开始的时候都要更换使用新的会计账簿，同时对旧账簿加以妥善保管。
（1）账簿的保管。
在将所有的旧账对账、结账完毕，并将所有的活页账装订完毕、加上封面并由主管人员签字盖章之后，要及时地将所有的订本账及活页账交由档案人员造册归档。归档时，要编制“会计账簿归档登记表”及明确责任。
会计账簿应有一定的保管期限，根据其特点，分为永久和定期两类。就企业会计而言，国家规定的保管期限是：会计凭证为15年，其中，涉及外事和重大事项的会计凭证为永久保管；会计账簿中，一般日记账为15年，现金和银行存款日记账为25年，明细账和总账为15年，固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年，辅助账簿为15年，涉外和重大事项会计簿永久保管；会计报表中，年度会计报表永久保管，月、季会计报表保管5年。
（2）需要调用旧账时应办理的手续。
各单位保存的会计账簿归档后不得借出，如有特殊需要经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换。
各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
4.2 更换账簿
为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。
现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账。
年终结账后，有期末余额的账户，应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时，将账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将本年有余额的账户调整为零。
下年度新开账户的第一行，填写的日期是1月1日，“摘要”栏注明“上年结转”字样，同时，将上年结转余额记入“余额”栏，并标明余额方向。上年度该账户的借方余额，转至本年度新账内仍为借方余额，上年度该账户的贷方余额，转至本年度新账内仍为贷方余额。
5.1 出纳报告单的格式
出纳记账后，应根据现金日记账、银行存款日记账等核算资料，定期编制出纳报告单，报告本单位本期现金和银行存款等的收支与结存情况，并据以与总账会计核对现金和银行存款的期末余额。
出纳报告是出纳工作的最终成果，也是单位管理者进行经营决策的重要依据，因此必须保证其出纳信息的真实性、完整性和准确性。出纳人员应根据单位内部管理的要求设计符合单位实际情况的出纳报告，定期编制并及时报送。
出纳报告属于企业内部报告，形式上具有较大的灵活性，但其基本内容应当包括“上期结存”、“本期收入”、“本期支出”和“期末结存”等基本项目。出纳人员记账后，应根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账、银行对账单等核算资料，定期编制“出纳报告单”，报告本单位一定时期现金、银行存款、有价证券的收存情况，并与总账会计核对期末余额。“出纳报告单”的格式。
5.2 出纳报告单的编制
编制出纳报告单应符合下列要求。
（1）编制要及时。
出纳报告单的报告期可与本单位总账会计汇总记账的周期相一致，如果本单位总账5天汇总一次，则出纳报告单5天编制一次。但本单位货币收支业务量较大或因内部决策的需要，出纳报告单可就现金和银行存款情况每天一报。
（2）账表内容必须一致。
出纳报告单上的项目内容应当与出纳日记账有关明细账和备查簿内容相符，保证其出纳信息的真实、完整、准确。
（3）横向项目填表说明。
[1]上期结存数是指报告期前一期期末结存数，即本期报告期前一天的账面结存金额，也就是上一期出纳报告单的“本期结存”。
[2]本期收入数按账面本期借方合计数额填列。
[3]本期支出数按账面本期贷方合计数额填列。
[4]本期结存是指本期期末账面结存数字，它等于“上期结存+本期收入-本期支出”的数额，本期结存必须与账面实际结存数一致。
[5]备注是对明细账目中特殊情况的说明，如银行存款中的未达账项、债券的到期日期等。
（4）纵向项目设计说明。
纵向项目设计时可根据实际需要进行扩充合并，一般的整合原则是：
[1]现金可按保管人分项，如连锁超市的各个门市部。
[2]银行存款先按币种分项，再按不同的开户账号分项，出于简化工作量考虑也可以按常用与不常用分项。
[3]其他货币资金按明细账分项。
[4]有价证券按不同单位分项，债券可以按到期天数分项。
[5]其他项目如应收票据、应付票据可根据实际需要设置。
（5）报送范围和程序要确定。
由于出纳报告属于单位内部资料，出纳人员未经有关领导的批准，不得任意传送或泄露其内容。但在接受国家行政部门如工商、税务、审计等的检查时，出纳人员也不得擅自隐瞒、篡改出纳报告的内容。
现金
1.提取与送存现金
2.管理现金
3.有价证券的管理
4.库存现金限额的核定
5.登记现金日记账
6.现金的基本核算
1.提取与送存现金
1.1 现金提取的程序和步骤
（1）现金提取的程序。
各单位必须在银行规定的现金使用范围内办理提取现金业务，一般由出纳人员填写现金支票到银行提取现金。各单位从银行提取现金，应包括以下程序：
[1]签发现金支票。
现金支票是由存款人签发，委托开户银行向收款人支付一定数额现金的票据。现金支票是支票的一种，是专门用于支取现金的。
[2]按现金的开支范围签发现金支票。
开户单位应按现金的开支范围签发现金支票，现金支票的金额起点为100元，其付款方式是见票即付。
[3]认真填写现金支票，填写的具体要求有：
必须使用签字笔或钢笔，按支票号码顺序填写，书写要认真，不能潦草，不能用红、蓝色笔填写。
签发日期应填写实际出票日期，不得补填或预填日期。
大小金额必须按规定书写，如有错误不得更改，须作废重填。
用途栏应填清真实用途。
签章不能缺漏。
支票背面要由取款单位或取款人背书（即签章），并核对无误。
（2）取款步骤。
取款人持出纳人员签发的现金支票到银行取款时，一般要遵从以下几个步骤：
[1]将现金支票交银行有关人员审核。
[2]审核无误后将支票交给经办单位结算业务的银行经办出纳人员，等待取款。
[3]银行经办人员对支票进行审核，核对密码及预留印鉴后，办理规定的付款手续。
[4]取款人应根据银行经办人员的要求回答应提取的数额，回答无误后银行经办人员即照支票付款。
[5]取款人收到银行出纳人员付给的现金时，应当面清点现金数量，清点无误后才能离开柜台。
