8.1 复式记账原理
出纳人员为了对会计要素进行核算，反映和监督企业的经济活动，在按一定原则设置了会计科目，并按会计科目开设了账户之后，就需要采用一定的记账方法将会计要素的增减变动登记在账户中。
记账方法是指在经济业务发生以后，如何将其记录在账户中的方法。记账方法有两类：一类是单式记账法；另一类是复式记账法。顾名思义，单式记账法是对发生经济业务之后所产生会计要素的增减变动一般只在一个账户中进行记录登记的方法，例如，用现金购买办公用品仅在现金账上记录一笔现金的减少。也有同时在现金账与实物账之间记录的，但两个账户之间没有必然的联系。这种记账方法造成账户之间的记录没有直接的联系，没有相互平衡的关系，不能全面、系统地反映经济业务的来龙去脉，也不便于检查账户记录的正确性真实性。国内外只有极少数企业使用单式记账法。复式记账法是单式记账法的对称，它是在每一项经济业务发生后需要记录时，同时在相互联系的两个或两个以上的账户中，以相等的金额进行登记的一种记账方法。
与单式记账法相比较，复式记账法有如下两个特点：一是由于对每一项经济业务都要在相互联系的两个或两个以上的账户中做记录，根据账户记录的结果，不仅可以了解每一项经济业务的来龙去脉，而且可以通过会计要素的增减变动全面、系统地了解经济活动的过程和结果；二是由于复式记账要求相等的金额在两个或两个以上的账户同时记账，因此可以对账户记录的结果进行试算平衡，以检查账户记录的正确性。正是因为如此，复式记账法作为一种科学的记账方法一直得到广泛的运用。目前，我国的企业和行政事业单位所采用的记账方法，都属于复式记账法。
复式记账法是在市场经济长期发展的过程中，通过会计实践逐步形成和发展起来的。在其他一些会计方法中，如编制会计凭证和登记账簿，都必须运用复式记账法，进行相关反映。
所以，在全部会计核算的方法体系中，复式记账法占有重要位置。复式记账法包括几种具体的方法，有借贷记账法、增减记账法、收付记账法等。其中，借贷记账法是世界各国普遍采用的一种记账方法，在我国也是应用最广泛的一种记账方法，我国颁布的《企业会计准则》明文规定，中国境内的所有企业都应该采用借贷记账法记账。采用借贷记账法在相关账户中记录各项经济业务，可以清晰地表明经济业务的来龙去脉，同时也便于试算平衡和检查账户记录的正确性。
借贷记账法起源于13、14世纪的意大利。在这个时期，西方资本主义的商品经济有了发展，在商品交换中，为了适应商业资本和借贷资本经营者管理的需要，逐步形成了借贷记账法。
“借”、“贷”二字的含义，最初是从借贷资本家的角度来解释的，借贷资本家以经营货币资金的借入和贷出为主要业务，对于借进的款项，记在贷主名下，表示自身的债务增加；对于贷出的款项，则记在借主名下，表示自身的债权增加。这样，“借”、“贷”二字分别表示债权（应收款）、债务（应付款）的变化。随着商品经济的发展，经济活动的内容日趋复杂化，记录的经济业务也不再仅限于货币资金的借贷业务，而逐步扩展到财产物资、经营损益和经营资本等的增减变化。这时，为了求得记账的一致，对于非货币资金借贷业务，也利用“借”、“贷”二字说明经济业务的变化情况。因此，“借”、“贷”二字逐步失去了原来的字面含义，转化为记账符号，变成会计上的专门术语。到15世纪，借贷记账法逐渐完备，被用来反映资本的存在形态和所有者权益的增减变化。与此同时，西方国家的会计学者提出了借贷记账法的理论依据，即所谓“资产=负债+所有者权益”的平衡公式（亦称会计方程式）。
根据这个理论确立了借贷的记账规则，使借贷记账法成为一种科学的记账方法，并为世界上许多国家广泛采用。世界各国都采用借贷记账法记账，使得会计成为一种国际信息，成为一种国际商业语言。
8.2 复式记账的账户结构
借贷记账法的账户基本结构是：每一个账户都分为“借方”、“贷方”，一般规定账户的左方为“借方”，账户的右方为“贷方”。如果我们在账户的借方记录经济业务，可以称为“借记某账户”；在账户的贷方记录经济业务，则可以称为“贷记某账户”。
借贷记账法以“借”、“贷”为记账符号，把账户划分为“借方”、“贷方”两个基本部分其格式。
借贷记账法下，所有账户的结构都是左方为“借”，右方为“贷”，但“借”、“贷”反映资产数量变化的增减性质则是不固定的。不同类别的账户，借贷方所登记的增减正好相反，也就是说，凡是用来反映资产的账户，借方登记增加额，贷方登记减少额，如有余额必在借方；凡是用来反映负债和所有者权益的账户，借方登记减少额，贷方登记增加额，如有余额必在贷方。
（1）资产类账户。
资产类账户的结构是：账户的借方记录资产的增加额，贷方记录资产的减少额。在一个会计期间内，借方记录的合计数额称作借方发生额，贷方记录的合计数额称作贷方发生额，在每一会计期间的期末将借贷方发生额相比较，其差额称作期末余额。资产类账户的期末余额一般在借方。例如，“银行存款”账户，借方记录的增加额要大于（至少等于）贷方记录的减少额，所以有借方余额（或无余额），借方期末余额转到下一期就成为借方期初余额。用公式可以表示如下：
资产类账户借方期末余额=借方期初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额为方便起见。
资产类账户
借方贷方
期初余额 本期减少额
本期增加额
本期发生额 本期发生额
期末余额
（2）负债及所有者权益类账户。
由于会计平衡公式“资产=负债+所有者权益”所决定，负债及所有者权益类账户的结构与资产类账户正好相反，其贷方记录负债及所有者权益的增加额；借方记录负债及所有者权益的减少额，很明显贷方发生额要大于（或等于）借方发生额，期末余额一般应在贷方。例如，“应付账款”账户，企业所欠外部款项时应记入贷方，偿还所欠的款项时应记入借方，期末余额的贷方，表示实际的款偿还的欠款数额。用公式表示如下：
负债及所有者权益账户贷方期末余额=贷方期初余额+贷方本期发生额-借方本期发生额的形式表示全部账户结构。
负债及所有者权益类账户
借方贷方
期初余额
本期减少额 本期增加额
本期发生额 本期发生额
期末余额
（3）费用成本与收益类账户。
企业在生产经营中要有各种耗费，有成本费用发生，在费用成本抵销收入以前，可以将其看做一种资产。因此，费用成本类账户的结构与资产类账户的结构基本相同，账户的借方记录费用成本的增加额，账户的贷方记录费用成本转入抵销收益类账户（减少）的数额，由于借方记录的费用成本的增加额一般都要通过贷方转出，所以账户通常没有期末余额。如果因某种情况有余额，也表现为借方余额。
收益类账户的结构则与负债及所有者权益的结构基本相同，收入的增加额记入账户的贷方，收入转出（减少额）则应记入账户的借方，由于贷方记录的收入增加额一般要通过借方转出，所以账户通常也没有期末余额。如果因某种情况有余额，同样也表现为贷方余额。费用成本类与收益类账户结构的示意和。
费用成本类账户
借方贷方
增加额 转出额
减少额
本期发生额 本期发生额
收益类账户
借方贷方
转出额 增加额
增加额
本期发生额 本期发生额
综上所述，可以看出，“借”、“贷”二字作为记账符号所表示的经济含义是不一样的。
“借”字表示：资产的增加，费用成本的增加，负债及所有者权益的减少，收益的转销；
“贷”字表示：资产的减少，费用成本的转销，负债及所有者权益的增加，收益的增加。
“借”、“贷”作为记账符号，表示账户记录的方向是左方还是右方。一般来说，各类账户的期末余额与记录增加额的一方都在同一方向，即资产类账户的期末余额一般在借方，负债及所有者权益类账户的期末余额一般在贷方。因此，根据账户余额所在的方向来判定账户性质成为借贷记账法的一个重要特点。
8.3 复式记账的记账规则
所谓记账规则，就是指记录经济业务时所应遵循的规则。运用借贷记账法登记经济业务时，首先应根据经济业务的内容，确定它所涉及的资产、负债和所有者权益的变动是增加还是减少；然后，确定应将其记入有关账户的借方或贷方。
【例1-1】企业从银行存款中提取现金500元。
这项经济业务的发生，使企业的库存现金这一资产项目增加了500元，银行存款这一资产项目减少了500元。因此，它涉及“库存现金”和“银行存款”这两个账户，应登记在库存现金账户的借方和“银行存款”账户的贷方。
【例1-2】企业从银行借入资金1000元，归还以前所欠的应付账款。
这项经济业务的发生，使企业的短期借款项目增加了1000元，应付账款这一项目相应地减少了1000元。因此，它涉及“短期借款”和“应付账款”这两个账户，应登记在“短期借款”账户的贷方和“应付账款”账户的借方。
【例1-3】企业发行债券收到款项50000元，存入银行。
这项经济业务的发生，使企业的银行存款增加了50000元，相应地使企业的各负债类科目应付债券增加了50000元。因此，它涉及资产类“银行存款”账户和负债类应付债券账户，应登记在“银行存款”账户的借方和“应付债券”账户的贷方。
【例1-4】企业用银行存款归还银行短期借款20000元。
这项经济业务的发生，使企业的银行存款减少了20000元，相应地使企业的短期借款减少了20000元。因此，它涉及资产类“银行存款”和负债类“短期借款”这两个账户，应登记在“银行存款”账户的贷方和“短期借款”账户的借方。
从以上所举各项说明，在借贷记账法下，对任何类型的经济业务，都是一律采用“有借必有贷借贷必相等”的记账规则。
对有些复杂的经济业务，在运用借贷记账法记账时，则需要将其登记在一个账户的借方和几个账户的贷方，或者登记在一个账户的贷方和几个账户的借方，借贷双方的金额也必须相等总之，运用借贷记账法记账，要求对发生的每一笔经济业务，都要以相等的金额、借贷相反的方向，在两个或两个以上相互联系的账户中进行连续、分类登记。即记入一个账户的借方，同时记入一个或几个账户的贷方；或者记入一个账户的贷方，同时记入一个或几个账户的借方。记入借方的金额同记入贷方的金额必须相等。概括地说，“有借必有贷，借贷必相等”就是借贷记账法的记账规则。
账簿
1.设置账簿
2.启用账簿
3.登记账簿
4.保管及更换账簿
5.出纳报告
1.设置账簿
任何一个企业，不论其规模大小，为了提供经营管理所需要的信息，都应设置账簿。但是，企业的账簿并非千篇一律。一个企业应该设置哪些账簿，要结合生产的规模、性质等具体条件和实际需要加以考虑。企业规模的大小，决定了企业设置多少账簿；企业生产性质的不同，决定了账簿格式的多种设计；企业生产经营管理水平的高低，决定了账簿设置的繁简。总之，每个企业应结合自己的具体条件和实际需要来设置账簿。
企业设置账簿应本着适用、科学、简便的原则。所谓适用，就是指账簿设置要适应本企业的规模和特点，适合本企业经营管理的需要，有利于企业记账、算账、报账和用账，要便于及时总结经验，发扬优点，纠正缺点，加强经营管理。
所谓科学，就是账簿组织要科学，既要避免重复设账，又要避免设账过简；账簿之间既要有明确分工，又要有有机联系。只有这样，才能有利于全面、系统、正确、及时地提供会计信息，满足日常管理和经营决策的需要，防止可能发生的漏洞。
所谓简便，就是指账簿格式要简单明了，账册不要过多，账页不宜过长，要便于账簿的日常使用和保管，不要搞烦琐哲学，但也不能为了简便，以单代账或以表代账。
在设置账簿过程中，还应注意以下几个问题：
（1）设置账簿必须考虑到能否保证全面地、系统地核算和监督经济活动情况，为经营管理提供必要的考核指标。
（2）设置账簿必须考虑到本单位经济活动和业务工作特点，应有利于会计工作分工和加强岗位责任制。
（3）设置账簿必须考虑到有关账簿之间的统驭关系和平行登记关系，充分发挥账簿之间的牵制作用，避免登录过程中的遗漏或重复记账，这样才能保证账簿记录全面、系统、正确地提供经营管理所需要的各项指标。
2.启用账簿
（1）填写账簿启用表。
（2）启用会计账簿时的封面、扉页填写。
[1]在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。
[2]账簿扉页上应附“经办人员一览表”。内容包括单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和公章。会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或者盖章。
[3]粘贴印花税票。粘贴印花税票的账簿，印花税票一律粘在账簿扉页启用表的右上角，并在印花税票中间划两条出头的横线，以示注销；使用缴款书缴纳印花税，在账簿扉页启用表上的左上角注明“印花税已缴”及缴款金额。缴款书作为记账凭证的原始凭证登记入账。
3.登记账簿
出纳人员在登记现金日记账、银行存款日记账及相关明细账时，应严格按照下列要求进行记账：
（1）为了保证账簿记录的真实和正确，必须根据审核无误后的会计凭证登账。登账时，应将会计凭证的日期、种类和编号、业务的内容摘要、金额和其他有关资料等逐项记入账内，同时要在会计凭证上注明账簿的页数，或写“√”符号，表示已经登记入账，防止漏记、重记和错记情况的发生。
（2）为了使账簿记录保持清晰、耐久，便于长期备查和防止涂改，在登账时，必须用蓝、黑墨水书写，不得用圆珠笔和铅笔书写。红色墨水笔只能在结账、划线、改错、冲账时使用，不得在借贷方的多栏或账页中登记减少数时使用，书写的字迹必须清楚、工整，不得潦草。
（3）各种账簿都必须按编写的页次逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行登记。如果发生隔页、跳行时，不得随意涂改，应将空页、空行用红线对角划掉，加盖“作废”或“此行空白”、“此页空白”的字样，由记账人员签章。
（4）每登记满一张账页时，应加计本页发生额总数，结出余额填在账页的最末一行，并在摘要栏内注明“过次页”字样。然后，将发生额总数和余额填在下一账页的第一行，并在此行摘要栏内注明“承前页”字样。
对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为从本月初至本月末的发生额合计数；对于需要结计本会计年度内累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为从年初起至本页末的累计发生额；对不需要结计本月发生额和本年累计数的账户，则可以只将每页末的余额结转次页。
（5）出纳员应按日记账的余额，在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”等字样，表明余额是在借方还是在贷方。如果没有余额应在“借或贷”栏内注明“平”字，并在余额栏内用“0”或“√”表示。一般而言，现金和银行存款是不可能出现贷方余额的，当出现这种现象时，无非是以下几种情况：出纳员少计当天货币资金收入，多计当天的支出；出纳员或其他人员暂时垫款未入账。
（6）实行会计电算化的单位，出纳日记账应定期打印。因为日记账的打印受到打印机条件的限制，如每天业务较少不能满页打印的，可按周打印输出，但应由会计人员与出纳人员同时签章确认并按顺序编号，防止账页散失。
（7）账簿中书写的文字和数据适当留空，不要写满格，或越格错位。书写文字应紧靠左线，书写数据应紧靠底线，字体大小一般应占格宽的1/2，空出行距上截约1/2的位置，以便出差错时按规定方法改错。
（8）在记账过程中，若账簿记录发生错误，应根据错误的具体情况，采用正确的方法予以更正，不得涂改、挖补、刮擦或用褪色药水更改字迹，或随意销毁账页。
