7.2 电子账簿审计――时代“新宠”
账簿是以会计凭证（包括原始凭证和记账凭证）为依据，综合、全面、连续、系统地记录和反映各项经济业务的簿籍。随着电算化会计在企业中的深入，电子账簿越来越多地出现在会计工作中。用好电子账簿，会取得事半功倍的效果。
设置和登记账簿向来都是取得系统会计资料的重要手段，对于连续地记录和综合地反映经济活动，对企业会计核算的加强和经营管理水平的提高都有重要的现实意义。尤其现在的科技发展日新月异，大部分企业都开始实行电算化会计。会计电算化中所提及的会计账簿也就是如今日益受宠的电子账簿。虽然手工账簿和电子账簿依据的都是记账凭证和相关经济业务的数据，但是对于手工账簿而言，手工填制的凭证才是其来源；而对于电子账簿，它依据的则是手工录入计算机中的凭证。而且电子账簿的格式不统一，具有的是多样化、动态化、应用实时化、输出多样化等特点，完全不同于手工账簿分类详细、明确。有关手工账簿的分类前面文中已有提及，下面简单概括。
账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种。总账账页的格式有传统三栏借贷式和科目汇总式；后者可代替前者；明细账的格式有三栏式、多栏式和数量金额式等。比如现金日记账是用来登记库存现金每天的收入、发出和结存情况的账簿。它通常在账内设置借（收入）方、贷（付出）方、结余方三个金额栏，其外表形式采用订本式账簿。总分类账核算只运用货币计量，所以总分类账的登记只是各账户增减金额的登记。因此，总分类账的格式一般比较简单，采用较广的是三栏式结构，称为“三栏式”总账。三栏式总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，也可以通过一定的方式汇总，按日、按旬、按月进行汇总登记。
总账和明细账要平行登记（即期间一致、方向一致、金额相等），即根据记账凭证登记一次总账的同时再登记一次明细账，两者反映经济业务的会计期间相同。
账簿记录发生错误时，采用划线更正法或红字更正法进行更正。
基本模式是“会计凭证→账簿→财务报表”。财务报表的编制全靠账簿提供信息和依据。
通常仅对现金和银行存款设置日记账，目的是为了序时记录货币资金的发生情况，做到与货币资金日清月结、钱账两清。明细账仅为了与总账核对，方便查询凭证而设置。
手工会计账簿是财务报表的编制依据，财务报表信息的质量要依据账簿信息的质量。
在手工会计核算中，内部控制是通过凭证传递程序，规定每个工作点应完成的任务，并在传递程序中选择控制点，相互校验、核对来实现的。此外，手工会计通过对账，检查是否账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确性。
账簿以数据为核心、用途为目标的多样式账簿。在电算化条件下账簿不再只是指传统的日记账、总账、备查账。这里的账簿可以根据需要产生不同的账簿。
账簿格式可以多样化。在计算机内存储的电子账簿，其格式由于各个公司编程软件的不同，编程风格的不同，所设计的账簿格式也是大不相同的。即使是同一个公司所设计的软件由于技术的进步，新旧版本的格式也会不一样的。而电子账簿的格式不再局限于三栏式、多栏式和数量金额式，而是具有自己的格式。
账簿可分成标准账簿与动态账簿。标准账簿在格式上基本固定，数据应受相关政策及法规的制约；动态账簿是针对标准账簿的缺陷而制作的，由于标准账簿受一些客观条件的制约，不够灵活，甚至不能满足操作者特定条件的统计及查询要求，动态账簿的设计思想是完全基于用户的查询统计工具，账簿显示方式、账簿的显示内容，账簿的查询条件等俱由用户自定义，动态账簿能回答诸如我想知道在本周内在计算机内，不是根据记账凭证登记总账然后再登记明细账，而是根据各级会计科目编码和相关信息进行登记，要想得到上一级账户的资料，只要根据该级会计科目编码进行相应的汇总便可得到。这时总账和明细账之间的关系不是根据记账凭证重复登记两次的结果，而是根据记账凭证登记的最明细一级的明细账（或是适时生成），其上一级账户则可根据其会计科目编码由计算机自动迅速的进行汇总得到，无须再根据记账凭证重复登记一次。
计算机不会产生登记账簿出错这种情况的笔误，手工记账中的红字更正法或补充登记法，在会计电算化中可通过编制更正错账的记账凭证来更正，而且有些错误是不会发生的，如跳行、跳页等。实际上只要凭证输入正确，软件会得出正确结果。
电算化的基本模式可概括为“会计凭证→账簿”，“会计凭证→财务报表”。登记的账簿不需要考虑编制财务报表的需要，不会因账簿信息质量对财务报表信息质量产生影响。
“会计凭证→账簿”，满足会计信息内部使用者的需要。首先，这样做使得账簿的职能单一化，登记账簿不需要考虑编制财务报表的需要，对账簿的组织就可以按照企业内部的需要来设定，处理就比较灵活，不需要像现行会计制度那样对各种账簿的使用规定得非常详细，不会因账簿信息质量对财务报表信息质量产生影响。其次，账簿是会计凭证的派生之物。电算化会计下，有了会计凭证数据库，便可以随时迅速汇总、查询账簿信息。再次，由于账簿格式可以多样化。在电算化会计基本模式下，账簿主要是为企业内部管理者所用，其格式的设置完全可以根据管理者的需要设计成各种格式，不必完全拘泥于借贷式，这样就为企业内部管理者更好地进行内部经济活动分析提供了一个更加广阔的天地。
面对“无纸”的会计数据，磁盘和光盘的数据可通过适当的计算机工具修改并且可以做到不留任何修改“痕迹”，因此，确保这些电子数据是以原始形式保存下来是无纸信息系统的关键。
在无纸化的信息系统环境下，电子原始数据经审核和确认后，就可利用会计记账凭证编制的功能自动生成电子记账凭证，自动形成后的电子记账凭证就不让任何人进行修改，而且可由这些电子记账凭证或电子原始数据直接生成账簿数据和财务报表，这些由电子原始数据直接生成的电子记账凭证、电子账簿和电子报表都是派生性的数据。如果所用的软件是正确的，会计系统中的派生数据的正确性、真实性和完整性完全取决于电子原始数据。电子账簿中的数据是直接由凭证导入，也就是说，如果会计凭证数据有错，账簿中的数据就会出问题。谁也不能否认，对存储在电磁介质上会计数据的修改可不留痕迹。这便迫使我们不得不对肉眼看不见的证账数据严加保管，加强电算化会计的内部控制。
管理费用共支出了多少？此类的问题。
三栏明细账簿中能自定义大量的显示列，以供在三栏明细账簿中显示一些相关的核算信息。
账簿的数据透视（审计追踪）能力强大，支持部分数据追踪。电子账簿中，日记账和明细账功能有所差异。日记账是企业整个账簿体系中重要的组成部分，能连续全面地反映企业经济活动情况，为经营管理及时提供会计信息，加强各项财产物资的监督和管理等。在电算化条件下，财务软件中对记账凭证提供了多种查询条件，如日期、凭证号、科目代码、单位名称、借方金额、贷方金额、收入数量等，查询方法可有确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询等多种，可查询到企业的所有业务信息，任何科目都可有日记账和明细账。在电算化会计中，由于账务处理程序和会计工作组织体系的变化，除原始数据的收集、审核、编码及由内部控制方式部分地被计算机所代替，由人工控制转为人机控制，后者控制要求更为严密，范围更广大，因此，必须加强电算化会计中的内部控制。其控制内容包括输入控制、数据处理控制、输出控制。
通过对比中手工账簿和电子账簿的几个重要方面，可以看出电子账簿具有应用实时化的特点，体现了信息的实时性。现在处于信息经济时代，外部经济环境不确定性的加剧使得企业管理人或者使用者急于希望能从会计的角度得到时效性较强的信息，站在较为明朗的地域进行竞争。会计核算能力的强弱也就在很大程度上影响着企业的发展和预测、规划等方面。如果只有传统会计按月、季、半年甚至按年的报告方式，则很难想象能及时向信息使用者传递有关企业经营状况及其风险的重要信息。
而倘若企业的会计核算采用的是电子账簿，电子账簿又可以存储在计算机内，所以当使用者需要查看账簿时只要打开计算机就可以随时查看，因为电子账簿可以随时生成。这也体现了电子账簿面向使用对象的直接化，现在出现了在线财务报告，就是只要在网上点击就可以查看财务报告了，人们不再会因为同时要查看一本账簿而烦恼了。这是由于电子账簿是直接由电子凭证生成的，而电子凭证是平时每天都按业务情况输入的，电子凭证就相当于一个数据库，账簿的生成就是按人们的要求把凭证汇总，所以，只要有凭证，账簿就可以随时生成。
电子账簿具有输出多样化的特点。手工会计中的账簿是账户记录和纸介质，在电算化中正在逐步分离。由于计算机和打印机的特定的工作环境，作为账簿要素之一的纸介质，却不再作为账户的分类和汇总数据的唯一载体，计算机屏幕的敏捷多姿，正博得人们的青睐。相比之下，打印输出却并不完美，现金日记账只好由订本式改为活页式，明细分类账只好从每月打印该为“满页打印”，而总分类账在平时月份则采用“总分类账户本期发生额对照表”的形式予以打印输出。电子账簿在计算机内，还可以存储在其他介质上，如光盘、磁盘等。所以，当需要把账簿带到比较远的地方去时，你只需要带上一张介质就可以了，在互联网模式下就更为简单，就不需要抱着一大堆账本跑，这样既不方便也不安全。
