会议之前
在会议的种种组织工作中，会前的组织工作是非常关键的，因为这些准备工作直接关系到会议能否正常运行以及取得成功。
会议的筹备。会议主题由会议组织部门确定后，负责筹备会议的工作人员一般要组织一个会务小组，围绕会议主题，将领导议定的会议时间、规模、议程等组织落实，明确个人的职责。
拟发会议通知。按照常规，举行正式的会议，应该提前向与会者下发会议通知。会议通知是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，还应包括向有关单位以及嘉宾发的邀请函件。会议通知要保障及时送达，这样可以给与会者一个准备的时间。拟写会议通知应该保证其完整、规范、符合礼仪，一般由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求七项要素组成。
文件的起草。会议所用到的文件一般包括会议的议程、开幕词、主题报告、大会决议、背景介绍、典型材料、闭幕词等。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备好，在与会者报到时下发。
会议用品的采办。一些会议用品，例如笔具、纸张、本册、文件夹以及姓名卡等，这些都应该根据需要采备齐全。不要开会时才发现没有，手忙脚乱可是对与会者的失礼。
安排布置好会场。要根据会议的规模、大小来选择会场的大小及档次。会场上的布置要和会议内容相协调。一般情况下，主席台上方应该悬挂会议名称的横幅。会场的桌椅要根据需要做好排列，开会时所需的各种音响、照明投影和多媒体设备等，应提前进行调试检查。如果有需要，还应根据会议的规定，做好对外宣传。例如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。
会议期间
一般正规的会议，都需要经过细致、缜密的组织工作，才能保证会议服务工作有条不紊。具体而言，在会议的组织工作中，进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。负责会务工作的基层人员，一定要遵守常规、细致严谨、讲究礼仪、做好准备。
例行服务。会议举行期间，会议服务部门应该安排专门的会务人员在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对于与会者的正当要求，要做到有求必应、尽量满足。对与会的贵宾、少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人以及老、弱、病、残、孕者，往往还需进行重点照顾。
会议签到。一般情况下，大型会议或者重要会议，为掌握到会人数、严肃会议纪律、使会议顺利召开，通常要求与会者在入场时进行签名报到。会议签到的通行方式包括签名报到、交券报到、刷卡报到。负责此项工作的人员，应当及时向会议的负责人进行通报。
餐饮安排。如果会议时间比较长的话，一般要为与会者安排会间的工作餐。同时，还要为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。
编写简报。往往有些重要会议，在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简，就是要求其讲究时效、准确无误、文字精练。
会议之后
会议结束，会务工作并没有结束，应做好必要的后续性工作。好的开始更要有好的结束，只有会后的后续性工作做得完备，会议的服务工作才能算圆满结束。
会议文件及时下发。会议决议、会议纪要等文件要尽快形成，会议一结束就要下发或公布。会务人员一定要提前做好这方面的安排。
材料的处理。根据工作需要与相关保密制度的规定，在会议结束后应对一切有关的声像、图文材料进行细致的收集、整理。收集、整理会议的材料时，应该回收的材料，一定要如数收回；应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
返程安排。一般会议结束之后，主办单位应当为外来的与会者提供尽可能周到的返程安排。应当主动为对方联络、提供交通工具，或者替对方订购、确认返程的车票、机票及船票等。当与会的团队或特殊人士离开本地时，还可以安排专人为其送行。
组织者礼仪
会议是一种多人共同参与的公众与团体活动。会议组织的好坏，不只在于组织者，也不只在于某一个人，而是在于参与会议的全体人员。因此，无论是哪一个环节上的人，都需要保持必要的礼仪，才能让整个会议完满。
作为会议的组织者，也就是会议的策划和服务者，在会议组织过程中要有热情和耐心，无论在哪一个环节，都需要保持认真的态度。要在整个会议期间都能体现出清晰的思路，该做什么不该做什么要细致入微。还要做到在突发状况面前保持冷静、处变不惊，给予必要、及时、果断的处理。对会前没有预料的事情要及时调整、解决。
发言人礼仪
会议发言包括正式发言和自由发言两种，正式发言一般是领导报告；自由发言一般是讨论发言。正式发言者，要注意自己的举止礼仪，要稳步走上主席台，步态要自然、从容、自信而有风度。发言时要口齿清晰、音量适中、简明扼要、逻辑分明。如果是书面发言，要时常抬头环视一下会场，不要只是埋头念稿子。发言完毕，应对听众表示衷心的谢意。
自由发言则较随意。在会议里，积极的发言是一种礼貌的行为，但要注意讲究顺序和秩序，不能争抢发言。发言应简短，观点应明确。如果有与会者对发言人进行提问，发言人应礼貌作答，对于不能回答的问题，应该以外交辞令巧妙地回应，而不是粗暴无礼地拒绝。与他人有分歧，应注意态度平和，不要与人争论不休，也不要保持沉默。发言人应注意听从主持人的指挥，不能一意孤行。
会场是一个相对严肃的地方，无论你是以什么角度发言，站在什么立场上发言，都要认真，不要故意无理取闹、刁难对方，说一些可能导致他人不快的言语。
主持人礼仪
会议的主持人，一般是由具有一定职位的人来担任的，因此，主持人应注重自己的形象。首先，一言一行、一举一动都要符合自己的身份。其次，衣着要整洁、大方、庄重，精神要饱满，切忌不修边幅。再次，主持人走上主席台，步伐要稳健有力。如果是站立主持，腰背要挺直，双腿要并拢；持稿时，左手五指并拢自然下垂，右手持稿的中底部；双手持稿时，稿子要与胸齐高。坐姿主持时，上身要挺直，双臂前伸，两手按于桌沿，主持过程中，切忌出现各种不雅动作。另外，主持人还应沉稳镇定，说话简明扼要、思维敏捷。
主持人还要根据会议的性质调节会议气氛，或庄重沉稳或幽默活泼，但是注意一定要与会议的主题相符，主持风格要自然大方。会议期间，主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能闲谈寒暄；会议开始之前，或会议休息时间，可以微笑、点头致意。
与会者礼仪
参加会议，服装、情绪、体态等，都要做到合乎礼仪。
工作会议一般不太讲究着装，着上班时所穿的工作装就可以，但是必须要注意服装的干净、整洁。
要比规定开会时间提前五分钟左右到达会场，提前做一些必要的准备。如果你要在会场上发言，可以趁此机会酝酿一下自己的情绪。如果开会的时间到了，你才不紧不慢地走进会场，会引来全体与会者对你的关注，这样是不礼貌的。如果有意外事情需要中途离开会场，要轻手轻脚，不影响他人。会议进行过程中，禁止吸烟，手机应该关闭或者调成振动。
开会时要注意自己的体态语言，杜绝任何不雅、失礼的姿态，禁止坐没坐相、打哈欠、低头睡觉、胡乱涂画、来回走动以及和邻座交头接耳等行为。
开会期间，应该表现出严谨的态度，认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度，也是对正在发言者的尊重。开会一定有领导在场，如果你心不在焉，那么也会影响到领导对你的印象。
会议中，还要给予积极的回应。并不是一直老老实实地坐着就是尊重对方，积极的发言也是对主持会议者的尊重。当别人发言结束的时候，应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持，也可以根据情况来发表自己的见解。
