如果“见信如见人”的说法成立的话，那书信就是一个人的第二张脸孔，在无法见到真人时，书信就完全代替了你在对方眼中的形象。故而，在书写过程中，一定要注意相关书写礼仪，以保颜面，使别人读得舒畅、读得轻松。
书信的书写格式一般分为抬头、启辞、正文、祝福语、落款等几个方面。注意好这几个方面的写作规范，是对书信最起码的要求，也是必然要求。
抬头
抬头是格式中的首要部分，它一般为称谓方式，应该自成一行，顶格书写。无论是给长辈、领导、位尊者，还是平辈或陌生人写信，应在称谓的前面加上适当的尊称词，既显得态度诚恳，又显得恭谦得体。
信件抬头的尊称词应按实际情况而定，不可笼统地称其为：尊敬的、亲爱的、敬爱的等。常用词虽然一般情况下不会有失礼仪，但注重对方的重要性、特殊性更有助于对方以愉悦的心情阅读你的信件。
私信：私信即指专属于对方的信件。它带有一定的隐秘性，是隐私的一种。它可以是写给亲人的，也可以是写给朋友的，或者是写给某个领导、陌生人的。
如果是写给家人的，称呼上则不宜太过生硬、生分，而应讲究亲切感、尊重感。例如写给父辈、祖辈等比自己辈分高的人，则应在抬头处称“尊敬的父亲、母亲”、“尊敬的爷爷、奶奶”等。对于父母，还可以称呼为“亲爱的爸爸、妈妈”，更显得亲切，其乐融融。还有些特别讲究的，可在“尊敬的××”后面加上“大人”，如“尊敬的父亲大人”。
在平辈、地位平等的时候，称呼不宜以“尊”字开头。写给关系较为亲密的人，可以称其为“亲爱的××”，关系更进一步的，则可以直接称呼为吾兄、贤弟、仁兄等。
如果是位尊者，则不论年纪大小，都应称其为“尊敬的××先生”、“尊敬的××女士”。国外一般称呼未婚女士为“尊敬的××小姐”。如果双方不是恋爱关系，无论关系有多好，都不应称“亲爱的××先生”或“亲爱的××小姐、女士”，以免给人造成误会。
在对晚辈的称呼中，可称其为“亲爱的××”。如果是给陌生人写信，不可混淆性别，也不可直呼其名，显得居高临下。在不明对方的年龄、地位的情况下，不宜乱用称呼，一般可称为“×女士”、“×先生”。
公信：公信又称为公函。在未开始正文的书写之前，在信纸的顶端左上角应有相应编号，以便记录和查找。日期式的如：××月/××日/××年；编号式的如：申字第72号。然后另起一行，顶格写上写信人的地址，如高桥镇15号。再换行写上收信人的姓名、职位、头衔，比如“国家主席”、“商会会长”等。然后才是对方的称谓，也即一篇书信的开始。一般可直接称呼为“××先生”或“××女士”，或取其头衔，直接称呼为“主席先生”、“会长先生”等。
公函区别于一般的信件，不刻意讲究情感的表达，而以工整简洁为主。另外，太过亲切的称呼会有碍公函的严肃性。
启辞
启辞，即打开话匣，进入主题的前奏。启辞不宜太多、太长，而应短小精悍，包罗大意。一般以一两句为宜，太多则会喧宾夺主，使人分不清主次。如果是熟悉的人，可来一两句问候语，语言亲切，以表达关怀、挂念之意，如“多日未见，不知近况如何”。可以是问候对方本人，也可以是问候对方的家人；如果是不太熟悉的人，则不宜问候别人身体如何、近况如何，更不可问候别人的家人，否则只会既显得失礼，又显得可笑。一般可直接来一两句前提祝福语，例如“首先祝您展信愉快，一切都好”。
如果是公文函件，则可避免启辞，直接进入主题。或者直接抛出话题，再在正文中予以讲解、描述。
正文
正文是信件表达中心思想、主要内容的地方，是写信人表达情感、描述事情的关键所在。首行应缩进两个字的位置，字体雅致，容易辨认。书信是用来交流事情与感情用的，而不是用来展示书法、标新立异的。太过潦草的字体，不仅会扭曲信件的内容及写信人要表达的思想，更让人觉得没有礼貌，产生不悦情绪。
事件描述要循规蹈矩，分节奏、轻重缓急、前因后果来描述。不东拉西扯，使人不知所云。正文内容应始终不离主题，一般一封信只适宜一个主题，最多再捎带一个副主题，即较主题的层次稍浅，而且与主题的内容有所关联。
在每完成一小段描述时应果断分行，以方便阅读；标点符号要使用正确，不可通篇无标点符号，也不可乱点标点符号，以免造成阅读上的困难和误解。
如果信件的主题以表达情感为主，言语应亲切，内容有互动感、怀旧感及憧憬情绪，使看信人感到心情愉悦、温暖。不要过分强调自己的成绩和决断，以免让人误认为吹牛、自大。恭维词也不宜太过频繁，太多使用恭维词只会让人觉得虚假、做作，从而看轻你和信件的质量及意义。
如果是以描述事件、传达事情的真相为主，则不宜太过感性，而应直观、理性地将事情本身进行客观描述。既不加入自己的主观判断，也不传达不切合实际的观点与想法。真实地呈现出事情本身的一面，端正信件的目的。
其次，还应注意措辞委婉、文明。不可只为告知真相、表达本身情感就大放厥词、出口成脏。既然是书信，就应以书面语言为宜，杜绝市侩、地方语言。通篇要用词流利，句子顺畅。尽量不要重复说一个话题，或一句话说上好几遍。
祝福语
祝福语为信件结尾时，在正文下方对看信人表达的祝福词语。祝福语视对方身份及正文表达内容而定。如果是私信，可以说一些表达情感的话。如果是写给较为亲密的人，则可以将情感表达得浓厚一些，例如“祝福你身体健康，心想事成”。如果是写给病中的友人，则可以写“祝你早日康复，永远快乐”。如果是写给生意伙伴，则可以写“商祺”等。
祝福语与启辞一样，不宜过多过长，一般以一两句言简意赅的话为主，只要能充分表达自己的祝福之情即可，切不可为表现自己的口才就口若悬河，一口气说上几个或十几个类似的词语，这种做法只会让对方觉得可笑。
如果期望对方对信件的内容作出回复及思考，则应再次作一句简短的强调，如“望认真对待”、“盼复”等。
落款
依照常规的书信格式，落款处应包含写信人的姓名以及日期，如有必要，可加上写信人的联系方式，如联系电话、家庭住址等。在落款处还可以对未完全表达的情感或事情进行简短的再次描述，一般以“另外”、“以及”等词牵引出来，但此段描述不宜多，它应该是整个文章的总结及补充。
