波恩大学文书档案馆除了进行文件资料的整理、保存之外还发挥其他很多作用。其中之一就是：记录从每年10月18日开始的一学年的或者是校长在任期间（两年之内）的学校的变迁。另一个作用是，文件资料的公开，回应使用者的咨询并进行相应的查询（但是非公开期一般的文件资料需要三十年，人员考核资料需要50年或者自产生之日100年）。除此之外，还负责展示会，纪念会，150年校史的编辑，波恩大学文书档案馆纪要的发行，也就是说，文书档案馆相当于是“大学的记忆”这种角色。
但是，由于70年代学生人数的激增，文书档案馆除了履行以上职责外，还不得不掌管一部分秘书处的工作（比如，为需要办理年金保险的学生开具在学证明）。
非必要的工作内容大量占用文书档案馆正常工作时间也逐渐成为一种亟待解决的问题。
（斯塔林大学玛格雷特·梅尔）
