(2)提单
提单是货运代理人填制的运输票据，它是一种物权证明，既表明承运人已经收到、装运该批货物，又表明货主对该批货物的所有权及凭正本提单提取货物的权利，因此提单在三方间的流通决定了各方需要承担的责任和义务，明确了各方所要完成的工作环节，是发生纠纷时重要的法律文件。同时因为提单是一种物权证明，因而又是一种有价证券，可以转让、抵押。提单的主要内容有：代理人名称、承运人名称、时间、航次、装货卸货地、货物情况、运费金额、特殊声明条款等。
(3)运单
承运人填制的运输货物的单据，表明承运人对货物承担了运输、保管、赔偿等责任。主要内容有：承运人名称、时间、航次、货物情况、运费金额、保险特殊条款等。
(4)货物发票
即使外方无偿赠送或免费提供的货物也必须提供发票。
(5)货物装箱单
对于报关单上无法详细列名的货物，需要填制货物装箱单，交海关核验。散装货物或单一品种且包装内容一致的件装货物不必填制。
(6)货物相关的贸易合同、货物产地证明等单据
(7)出口收汇核销单
一切出口贸易方式下货物报关时均应交验外汇管理部门加盖“监督收汇”章的出口收汇核销单，并将核销单编号填在每张出口报告单的右上角处。这项要求保证了国家对外汇的有效控制和管理。出口外汇核销单共分三大栏，左栏为出口收汇核销单存根，包括出口单位、总价、收汇方式、预计收汇日期及报关日期；中栏为出口外汇核销单，包括外汇指定银行结汇及收账情况、海关核放情况和外汇管理局核销情况；右栏为出口收汇核销单出口退税专用栏，包括出口单、货名、数量、总价、报关编号、外汇管理局核销情况。
(8)报关单
这是国际运输中最重要的一份文件，一切进口货物的收货人，出口货物的发货人，或他们委托的代理人都必须在货物进出口时填写《进口货物报关单》或《出口货物报关单》向海关申报，这是向海关办理报关手续的一项法律行为。报关单应按以下要求填写。
第一，进口货物一式二份。一份用于海关内部流转，一份交报关人用于进口付汇核销。
进料加工和出料加工复出口各增加一份，交报关人办理保税手续，暂时进口货物增办一份；租赁贸易方式第一次报告时增加二份，一份用于海关建档，一份用于报关人到期结案。
第二，出口货物一式三份。一份用于海关内部流转，一份交报关人用于出口收汇核销，一份交报关人办理出口退税核销。转关运输货物增加一份，做关封转交出境地海关；进料加工增加一份，用于办理保税核销；暂时出口货物、对外承包工程、出口货物、出口修理货物分别减少一份，一份用于海关内部流转，一份交报关人用于货物复运进口报关时向海关办理进口手续。
为便于管理，报关单分别按进出口方式分为不同颜色：
进料加工的进出口货物报关填写粉红色报关单；
来料加工装配和补偿贸易进出口货物报关填写浅绿色报关单；
外商投资企业进出口货物报关填写浅蓝色报关单；
需国内退税的出口货物另增填浅黄色报关单一份；
一般贸易和其余贸易方式进出口货物报关均填写白色的报关单。
每份报关单限填五项不同的货物。
(9)进出口货物许可证
进出口货物的许可证管理是国家对进出口进行宏观管理的一种行政手段，其目的是维护正常的进出口秩序，保护和促进国内生产，加强进口贸易的管理和协调进出口。凡按国家规定应申领进出口许可证的货物在报关时必须交验由商务部签发的许可证。出口许可证管理实行分级管理，并大多实行“一批一证”制，即每一份出口许可证有效期自发证之日起最长不超过三个月，且在有效期内只能报关使用一次，货运代理人办理相关手续时必须向货主索取进出口许可证，否则货物不能出境运输。
进口许可证中最重要的一种形式是商品进口配额。国家实行配额管理的目的是控制那些适量进口可调节市场供应、弥补市场空白，而过量进口会严重损害国内相关工业发展，危害国家外汇收支地位的商品的进口。进行配额管理的机关是国家发展和改革委员会授权的部门和商务部。
对那些较少从事外贸业务，对外贸业务手续不熟悉的单位，以上各项工作往往要在代理人的咨询指导和协助下完成。
以上文件是货运代理人办理业务过程中所需用的基本文件，根据每笔业务的具体情况，所需用的文件种类、数量可能会有所不同。
货运代理人作为货主的代表常常要为货主代为计算、缴纳各项关税、费用，这也是货运代理业务中主要的工作之一。以海运为例，运费按细类核算可分为以下几类：
①港口之间的纯海运费及保险费；
②港口、仓储费用；
③将货物运至海关仓库、港口的费用(出口)；
④海关手续费、单证费；
⑤货运代理人的佣金；
⑥关税。
以上各类费用，以关税最为重要，核算也最为复杂，下面就介绍关税核算。
第一，进口货物的关税核算。
进口货物的完税价格。进口货物的完税价格以海关审定的以实际成交价格为基础的到岸价格为完税价格。进口货物以我国到岸价格(CIF)成交的，经海关审定确认，即以这个价格作为完税价格。进口货物以境外口岸离岸价格(包括FOB境外口岸和CIF境外口岸)成交的，应加上该项货物从境外发货或交货口岸运到我国境内口岸以前所实际支付的各段运费和保险费。如果实际支付数无法确定，可按有关主管机关规定的运费率(额)、保险费率计算。
进口货物以运抵我国境内口岸的货价加运费价格(C&；F)成交的，应加上该项货物从境外发货口岸运到我国境内口岸以前所实际支付的保险费。
进口货物的关税计征：
进口关税=完税价格×关税税率
关税在人民币10元以下的免征。
第二，出口货物的关税核算。
出口货物的完税价格。出口货物的完税价格，以海关审定的实际成交价格为基础的售予境外的离岸价格，扣除出口税后即为完税价格。实际成交价格是一般贸易项下出口货物的买方就该货物向卖方实际支付或应当支付的价格。
出口货物的关税计征：
出口关税=完税价格×出口税率
3.国际运输代理企业存在的问题及对策、建议
北京某国际货运代理企业目前存在的问题是我国大多数货运代理企业共同存在的问题。
(1)企业规模仍需扩大
目前公司规模有限，面对不断增长的市场需求，若想保持公司所占市场份额，扩大企业规模、增加服务项目、提高服务质量势在必行。目前大陆各地分公司、办事处总计不过百余人，不到驻香港公司的1/2，面对飞速发展的国际运输市场已有些力不从心。繁忙时一人同时经办几批货，有些甚至是客户追着找，难以给每个货主都提供便捷、快速、满意的服务。
长此以往，对企业进一步发展将带来一系列不利的影响。同时，由于货运代理业不需要庞大的固定资产投入就能产生很大的收益，大量经营外贸及相关业务的公司涉足其中，面对竞争不断加剧的市场，要想赢得一块立足之地，扩大规模、增强实力也是必须要做的。
(2)服务网络化程度低
货运代理市场是一个信息市场，要及时准确地捕捉到有用的市场信息，就要进行深入、细致和广泛的市场调查，了解不同国家、地区、不同行业货主的需求，掌握各个运输企业所提供服务的确切情况，然后及时有效地组织人力、物力、财力进行各种工作，以最快的速度满足客户的要求。但是由于国家政策、企业实力、通信设施等主、客观方面的原因，目前的货运代理企业大多均未形成一张覆盖各主要地区的有效的信息网络，经营者大都局限在单一地区，为不同地区、国家的客户提供有效服务的能力有限，未能向跨地区、跨国度的国际化经营方向发展。
(3)通信手段利用不高
由于企业财力、通信服务等基础设施的限制，企业内部、企业之间联络通信没有利用或没有充分发挥现代高科技通信手段的力量，妨碍了工作效率的提高。有些企业没有联网，无法用互联网进行通信，联网的企业由于网络技术水平的限制，传递信息的速度、准确性有待提高，轻则延误时间，重则延误货物运输，造成了损失。货运代理企业作为一个中介机构，信息在其中发挥着十分重要的作用，因而进一步提高计算机和互联网的使用水平，保证各类信息高速、准确的传递是摆在这类企业面前的重要问题之一。
(4)其他问题
由于货运代理业起步不久，发展又十分迅速，其间法规、制度的建设也没有完全跟上，因而出现了许多问题。较为突出的是操作不规范，甚至违法操作，有涉嫌走私的行为。为了保证货运代理业的正常发展，并进一步促进我国对外贸易的发展，颁布相关法律、法规，规范市场行为，杜绝不正当竞争和走私，保护货主和承运人的合法权益，成为管理部门亟待解决的一个问题。
虽然存在着这样那样的问题，但由于存在着飞速发展的对外贸易这一有利的发展环境，因而货运代理业无疑有着十分光明的发展前景。可以预见国际货运代理业将向以下几个方向发展。
①成立中国国际货运代理协会和地方货运代理协会，规范市场。协会作为介于政府部门和企业间的民间组织，负责协助政府有关部门监督管理企业，打击非法货运代理企业的经营行为，反馈企业的意见、要求和建议，以创建稳定的市场。
②调整产权关系，进行股份制改造。货运代理业除少数为合资企业外，大多数是在国有企业的基础上建立起来的。为了建立现代企业制度，增强国有货运代理企业的竞争实力，就要进行股份制改造，以产权为纽带，塑造全新的利益关系，体现按劳分配原则。
③实现规模化、网络化经营。信息在货运代理企业中起着至关重要的作用。广泛收集市场信息，及时准确地为客户提供优质满意的服务是货运代理企业的宗旨。为此，必须建立并健全市场信息网，扩大信息网的覆盖范围，最大限度地捕捉相关信息。这样就要求货运代理企业在国内外大中城市、口岸开设分支机构。这样不仅可以扩大企业经营规模，增加企业经济效益，而且可以拓展业务范围，树立良好的企业形象。
④利用计算机和互联网等手段提高企业效益。货运代理企业在某地的规模不可能很大，但在各地的机构数却可能很多，同时又要与众多的货主和运输企业随时保持畅通的联系，因而必然要求尽量采用计算机和互联网等现代化手段进行通信和信息管理、处理，所以高技术、现代化是货运代理企业发展的方向之一，也是货运代理企业生存、发展所必需的。
4.3货运代理合同
4.3.1货运代理合同的特点
就货运代理合同而言，因代理业务的需要，委托人、代理人乃至第三方之间会发生多种民事法律关系。与之相适应，代理人也就处于多种法律地位。当与承运人交接货物或办理催证、审证、结汇、报关、报验等手续时，因为代理人是以委托人的名义与第三方发生关系，符合委托合同的特征，这时称代理人为货主方(委托人)的代理人。但当代理人按双方约定或按有关规定必须以自己的名义洽订运输工具，以及依合同向委托人提供仓储保管、修补包装、短途运输等服务时，若缺乏代理关系形成的条件，代理则不能成立。显然，要在以上多种关系中确定只适用于代理的规定是困难的。
货运代理合同属服务类合同，除具有该类合同的一般特征外，从合同主体、客体及合同当事人间的法律关系上来看，还有其本身的特征。
我国的货运代理业是由向国家工商行政管理部门注册登记，并领有经营该项业务执照的企业法人组织专营的，其他单位与个人一律不得经营。因此，货运代理合同中的代理人是一个特定的主体。货运代理合同中委托人的范围则没有限制，可以是国家机关、企事业单位、群众团体、公民个人、个体工商户等。
4.3.2货运代理合同的基本条款
这里列出货运代理合同的基本条款，并作简要说明，供代理双方订立合同时参考。
(1)合同名称
应注明代理方式，是独家代理还是多家代理、是买断代理还是佣金代理。
(2)前文
前文应包括合同成立日期，当事人及订立地点、案由等。
①成立日期。通常代理合同是合同双方在同一地方签订的，一般都附有成立日期，但若是异地签署时，由于签署日期不同，应以双方当事人签署完成且双方当事人的意思表示都生效之日为合同成立之日。
②当事人。应记载当事人的名称、住址，若为法人，应记载其种类、营业执照号码、总部所在地等。
③合同订立地。在跨国代理的争端中，合同订立地的法律是合同争端仲裁与判决的准据法。
