第三阶段是评价目标阶段。这既是本次目标管理的终结,又是下一次目标管理的起点。其任务是对目标完成情况进行全面的检查、评价和总结。以为实现总目标所作的贡献来衡量每个部门、每项工作的成效,评价每个管理者和每个工作人员的价值和职称情况。对于实现了原定目标的给予奖励;对完成不好或没有完成的要分析情况,分清责任,认真总结经验教训,必要时给予批评和惩罚。认真总结目标管理全过程每个阶段、每个部门、每个工作人员的工作经验、教训和体会,发扬成绩,克服不足,不断完善目标管理。
实现目标管理方法的好处:一是有明确的目的、措施和检查标准,有助于改进传统的管理方式,高效有序地完成工作任务;二是要求每个参与者根据总目标进行自我控制和自我调节,以有利于充分调动和有效利用组织中的各种积极因素,通过工作成果激发参与者的积极性和创造动机,改善组织中的各种关系,减少冲突和矛盾,顺利完成工作任务;三是在重视目标完成的同时,重视个人在完成目标任务过程中的作用和价值,有助于激励员工参与管理、关心目标成果、培养自控、自调和自我指导的能力,也为管理人员提高决策、指挥、协调和组织能力提供了有利的管理环境;四是能够围绕目标集中和组合人力、物力、财力,有利于充分发挥人、财、物的潜能和有效性,减少投入和消耗,取得预期的工作成果。
在实施目标管理方法时要特别重视以下几点:一是重视发扬民主。从目标的产生到目标的完成,都要强调民主参与原则,充分听取各方面的意见和建议,动员每一个参与者为实现目标献计献策,勤奋工作,自我约束,使总目标与个人目标有机结合。二是重视整体观念。强调上下和谐,团结合作,围绕总目标开展各项工作。每项工作为总目标的实现打基础,形成统一的目标和意志,不能各行其是,相互牵制和分割。三是重视协调。使大家对目标和措施有深刻的了解,形成思想认识和行动上的一致,互相沟通,密切配合,协调一致地实现总目标。四是重视成果评价,不仅参与者要重视自己的目标,努力取得工作成果,进行自我评价和自我激励;管理者对各个阶段的工作成果也要有客观的评价,对完成好的及时肯定,对完成不好的及时指导和帮助。
目标管理方法并非尽善尽美,也存在一定的难以预测的因素。其表现是:第一,在目标的选择和实施过程中都会有许多预想不到的困难,优化目标和实现目标并非轻而易举;第二,目标管理需要客观可靠的资料数据,需要明确、具体、可操作、可考核的内容,需要做大量的准备和文字工作;第三,目标管理重视量化标准,量化不明显或难以量化的目标,在实施和考核中不易掌握;第四,客观情况和条件经常发生变化,既定目标适应变化往往有一定的困难。这些局限,需要管理者多加注意,认真研究解决,才能使目标管理更加切实、完善。
5.科学管理方法
科学技术发展日新月异,掌握科学管理方法对大学后勤管理人员的整体素质要求比较高。第一,要求我们重视对系统论、控制论、信息论等现代管理科学、决策科学、行为科学及相关行业、相关岗位的科学知识的学习,掌握其原则原理,在大学后勤工作实际中创造性地加以运用。第二,十分重视各方面知识的积累和信息的搜索、整理、储存、传递等,为科学预测、决策、管理打下坚实的基础。第三,随时注意新材料、新技术、新设备的发展动态,了解其性能、特点和操作程序等,适时选用适合大学后勤管理需要的设备和技术,为科学管理创造条件。第四,深入研究大学后勤自身的新情况、新变化、新发展,借鉴国内外相同或相近行业的新经验,结合运用,增强大学后勤自身的适应性、调节性和应变能力。目前大学后勤队伍的整体素质还不适应现代科学管理的需要,应当通过调整、培训、吸引优秀人才的方法,逐步创造条件适应要求。
任何管理方法都是在实践中发展变化和不断完善的。以上几种管理方法,适合于不同情况,各有各的作用,也各有各的不足,而且不是绝对分割、相互排斥的,相反,它们可以互相补充,各施所长。我们在实际工作中,要将其联系起来,综合运用,才能扬长避短,形成科学有效的管理方法体系,使管理水平、服务质量、经济和社会效益都得到较大幅度的提高和协调发展,以管理促服务,以管理求效益,推动大学后勤工作朝着管理科学化、服务社会化的方向不断前进。
四、大学后勤管理的改革
(一)大学后勤管理的改革的必要性
虽然高校后勤改革的问题由来已久,而且近年来的改革取得了巨大的成就。但这并不是说改革之前的大学后勤部门没有任何价值,相反,从制度经济学理论的角度来分析,无论是改革之前的大学后勤部门,还是现在改革中的大学后勤部门,甚至是将来改革终结时的大学后勤部门,在特定的历史条件下,都是有其不可替代的积极作用的。
新制度经济学认为,人类社会的任何交易活动都是有成本的,其中一个有别于传统经济学的成本概念就是“交易成本”。所谓“交易成本”是指人们在经济活动中,消耗在与人打交道的过程中的费用。交易成本分为两个部分:一是事前的搜集信息的成本和签订契约的费用;二是事后为保证契约的实施执行而进行的监督活动的费用。新制度经济学所揭示的关于组织变迁的基本理论是:随着社会经济条件的变化,组织不断地进行演化变迁而使交易费用和组织运作的成本最小化。
大学后勤服务从一开始就有成本,但不同体制、模式的服务成本是不同的。当后勤服务的一种体制、一种服务模式比另一种体制、模式的成本高时,必然被低的取代。大学应不应该办后勤,应该如何办后勤,其实都与后勤服务的成本直接相关。
在计划经济体制下,宏观经济环境是扭曲的,市场交易被禁止,市场基本上不存在。大学和社会各种服务机构之间的交易非常困难,因为没有正确的价格信号,没有东西来度量服务机构提供的服务的质量,在这种情况下,由学校之外其他部门向学校提供后勤服务时,双方通过谈判或上级管理机构进行协调的管理成本很高,获取服务交易的各种信息和监督合同执行的成本也相当高。在交易成本很大的情况下,大学无法从社会获得其所需的后勤保障,只能靠自身建立维持学校的正常运作和师生员工基本生活的后勤保障体系,将其纳入学校的统一管理之中。另一方面,由学校自己内部来提供服务虽然不能有效地形成规模经营,但由于学校拥有相应资产的控制权,从而使行政管理成本大大降低,其成本远远低于谈判或协调的管理成本。因而在计划经济体制下,中国大学承办了各种后勤事务,基本上将学校学生和教师的生活都包了下来,大到学生宿舍、教师公寓、医院、食堂、小到幼儿园、商店、理发店等服务项目一应俱全。尽管学校自办后勤在现在看来成本很高,但在当时的计划经济体制下,却是学校一种理性选择的结果,是一种有效率的制度安排。
随着社会主义市场经济体制的建立,市场体制在越来越多的领域发挥作用,私人物品由计划配置转为由市场提供。大学后勤服务属于私人物品,随着市场交易的成熟,理应逐渐回归市场,转变为按市场价格提供有偿服务。另外,在市场经济条件下,宏观经济环境得到矫正,第三产业得到充分的发展与壮大,市场交易方式得到确立,价格作为市场信号能够准确地反映着供给与需求的关系,价格制度和市场机制进入社会各个领域。在市场经济环境下,学校通过市场交易获得相应的服务变得很容易,交易成本也大大降低。而面对外部日益成熟和发达的第三产业的供给市场,大学原有的自办后勤管理模式的效率偏低,其成本运行加上组织协调的成本渐渐地超过了不断下降的交易成本,在这种条件下,大学后勤社会化有着一种内在的推动力。因此,在大学后勤保障制度的变迁过程中,根据变化了的制度环境,作为私人物品性质的大学后勤服务,从学校中转移出去,充分发挥市场机制在提供私人物品方面的效率优势,由市场为学校提供质量和价格合适的后勤服务,消除后勤服务资产和学校资产之间的专用性关系,消除垄断,形成竞争比较充分的服务市场,降低后勤服务的交易费用,提高资源的配置效率,是一种必然选择。
(二)大学后勤管理的改革的历程
总的说来,从20世纪80年代到现在,改革开放20多年以来,大学后勤职工解放思想,转变观念,积极探索改革之路,使大学后勤管理的面貌发生了根本性的变化,取得了巨大的成效。大学后勤社会化改革先后经历了以利益调整为核心的承包责任制、半企业化阶段;以机制转换为核心的全面承包的模拟企业化、社会化的探索阶段以及社会化实践的发展、逐渐成熟阶段。
党的十一届三中全会找到了建设中国特色社会主义的正确道路,吹响了改革的号角。作为改革的重要组成部分,大学也不例外。“兵马未动,粮草先行”是兵家的座右铭,改革首当其冲的必然是经济体制改革走到前面。在当时国家财力还十分困难的情况下,大学如何通过自身的改革适应社会化的改革,如何通过大后勤(含财、物、基建等)的改革以保证学校的改革是各校努力研究的问题。
至于大学后勤社会化问题,则是由来已久的,早在1985年《中共中央关于教育体制改革的决定》中就首次以中央文件的形式提出:大学学校后勤服务工作的改革,对于保证教育改革的顺利进行极为重要,改革的方向是实行社会化。为了推动这一改革,1986年成立了中国高教学会后勤管理分会。1993年,中共中央、国务院发布的《中国教育改革和发展纲要》指出:“学校的后勤工作,应通过改革逐渐实现社会化。”1999年1月,国务院批转教育部《面向21世纪教育振兴行动计划》,对大学后勤社会化改革再次提出了明确的要求。但是,当时仅有部分大学开始了这一探索。1999年11月国务院办公厅在上海召开了第一次全国大学后勤社会化改革工作会议,真正拉开了大学后勤社会化改革的序幕。近十年以来,在国务院和教育部的改革精神的指导下,在各大学后勤全体职工的共同努力下,全国大学后勤改革工作迅速推进,在管理体制、运行机制、人事制度、财务制度等方面进行了卓有成效的探索和改革。
大学后勤社会化改革的出台政策是1999年国办1号文件,当时的国际、国内社会大背景和国家的经济形势很不乐观,亚洲经历了金融风暴的冲击,各国的经济受到了很大冲击,都在积极调整经济和社会发展政策。金融危机对我国影响虽然较小,但20世纪90年代前期经济过热和发展过快的社会现象也引出了很多问题。为解决这些问题,中央采取调整发展战略,积极扩大内需,调整国民经济增长方式为主要经济政策。在这种背景下,高等教育要满足广大人民群众日益增长的送子女接受高层次教育的需求,中央决定大规模扩招,但是高等教育长期在计划经济指导下发展,投入的政府单一化和不足造成学校资源紧缺的问题立刻表现出来,要扩招政府又拿不出钱来投入,加之当时全国房地产业处于低潮,很多投资商找不到投资方向,银行又处于转轨初期,国有银行的贷款风险意识还不大。在这种背景下,高校的大规模扩招有了机遇,中央适时决定推行大学后勤社会化改革,其主要指导思想,是想通过社会化改革把社会资金引入到大学建设上来,改变政府单一的投资渠道,形成多元化的投资体制,给大学创造一个快速的发展机会。这一点在全国第一次改革会议上,李岚清副总理的讲话把高校后勤社会化改革的目标确定为首先打破制约大学发展的瓶颈问题,解决好学生住宿和吃饭,用三年时间达到改革目标。从这个意义上讲,改革目标是实现了。同时,教育部又考虑到高校长期以来“办社会”,负担很重,为了减轻学校发展中的压力,把以行政指令性为主的后勤服务按供需关系改变为以市场行为为主,把后勤机关从学校行政中剥离出来,按市场机制运作,降低管理成本和运行成本。两者构成了当时大学后勤社会化改革的主要目标。
1999~2002年国家先后在上海、武汉、西安等地,召开四次全国高等学校后勤社会化改革工作会议。原国务院副总理李岚清、教育部部长陈至立都亲临会议,并作重要讲话(第四次会议是电视电话会议)。在1999年上海召开的全国高校后勤改革工作会议上,李岚清副总理指出:“高校后勤工作必须彻底改革,不改革没有出路,不社会化没有前途。”2000年,李岚清同志在第二次全国高校后勤社会化改革工作会议上指出:“高校后勤社会化改革,是深化高校改革的一个重要方面,也是在当前条件下克服高校面临的瓶颈制约,加快高校发展的一条根本出路。”