涉外宴请的程序比较复杂，其过程也较讲究。从确定宴请的目的、名义、对象、范围、形式以及宴请的时间、地点，到邀请、订菜、席位安排、现场布置、餐具准备以及宴请现场工作，都不能允许有稍许遗漏差错。下面分别介绍其基本程序。
1.确定宴请的目的、对象、范围与形式
★宴请的目的可为某人，也可为某事，如为代表团来访，为庆祝节日、纪念日，为会议的开幕、闭幕，为饭店、商店的开业等。在国际交往中，还根据某种需要举办一些日常的宴请活动。
★确定邀请对象应考虑主、客身份对等。如宴请来访的外宾团组，主人的职务和专业应同团长对等对口，身份低使人感到冷淡，规格太高则无必要。日常交往宴请可酌情以个人名义或夫妇名义出面邀请。
★邀请范围是指请哪些人，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来做陪。这要考虑多种因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我方的做法等，然后再草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼，以及对方是否有配偶都要弄清。多边关系还要考虑政治关系，尽可能避免邀请政治上相互对立国家的人员出席同一活动。
★宴请形式一般按照当地的习惯做法。正式、规格高、人数少的以宴会为宜，人数多则以冷餐会或酒会更为合适，妇女活动多用茶会。
2.确定时间、地点
★宴请的时间应适合主、客双方。注意不要选择对方的重大节假日和有重要活动或有禁忌的日子。小型宴请应首先征询主宾意见，最好相机当面或电话约请。主宾同意后，才可以约请其他客人。
★对宴请地点的选择，官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模和主人意愿及实际情况而定。举行小型正式宴会，如可能，可在宴会厅外设休息室，供宴会前作简短叙谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。
3.发邀请信和请柬
宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，也供客人备忘用。便宴约妥后，也可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，需单独发邀请信，其他宾客发请柬。
★请柬内容包括活动时间及地点、形式、主人姓名。行文不用标点符号，其中人名、单位名、节日和活动名称都应采用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主人姓名放在落款处。请柬格式与行文方面，中外文本的差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可手写，手写字迹要美观、清晰。
★请柬信封上被邀请人的姓名、职务要书写准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，我国国内如遇此种情况凭请柬入场的场合需每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好座次，并在信封下角注上席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便调整席位。
★请柬一般提前一周到二周发出。已经口头约妥的活动，仍应补送，在请柬右上方或下方注上“To remind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，应注上被邀者答复能否出席。请柬上一般注上R．S．V．P（请答复）法文缩写字样，并注明联系电话，也可用电话询问能否出席。
★请柬的几种格式：
正式宴会请柬：
例一：
为欢迎×××州长率领的美国×××州友好代表团访问杭州谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店××阁举行酒会
敬请光临
R．S．V．P
×××省人民政府
例二：
为××××先生谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××宾馆××楼举行宴会
敬请光临
××××公司
总经理××
普通请柬：
谨订于××××年×月×日（星期×）晚×时在××饭店举行宴会
敬请光临
敬请回复
电话：××××××× ×××（主人姓名）
4.订菜
宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的费用标准以内安排，选菜主要考虑主宾的喜好和禁忌。如个别人有特殊需要，也可以单独为其上菜。菜肴道数和分量都要适宜。在地方上，宜用有地方特色的食品招待，用本地产的名酒。不能以个人认为名贵的菜招待客人。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并征求主要负责人的同意。宴会可印制或书写菜单，菜单一般1桌2份，至少l份。
5.席位安排
正式宴会一般均排座次，也可只排部分客人的座次，其他人只排桌次或自由入座。在入座前通知到每一个出席者，现场应有人引导。
★按国际惯例，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次卡。同一桌上，座次高低以离主人的座位远近而定。外国习惯，男女穿插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。
★在排座次前，要把主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除此以外，在具体安排座次时，还需要考虑其他实际情况。适当照顾身份大体相同、使用同一语言，或属同一专业的，可排在一起。翻译一般安排在主宾的右侧。在许多国家，翻译不上席，只安排坐在主人和主宾的背后，以便工作。
★遇特殊情况要灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的尊重，也可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾位置上，第二主人坐在主宾的左侧。如果本国出席人员中有身份高于主人者，可以由身份高者坐主位，主人坐身份高者左侧。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的妇女出席，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。
★座次排妥后着手写座签。我方举行的宴会，中文写在上面，外文写在下面。可打印，也可用钢笔或毛笔书写，字不能太小，以便于辨认。便宴、家宴可以不摆座签，但主人对客人的座位要有大致安排。
6.现场布置
宴会厅和休息室的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应严肃、庄重、大方。
★宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌。两桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，座位之间的距离也要相等。如安排有乐队演奏席间乐，不要离得太近，乐声宜轻。宴会休息室通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类同。如人数少，也可按客厅布置。
★冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在房间的中间。如坐下用餐，可摆四五人一桌的方桌或圆桌。座位要安排足够，以便客人自由就座。
★酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可以在四周放些椅子，供妇孺体弱者就座。
7.准备餐具
★应按人数和菜肴的道数准备餐具。餐桌用品要保持清洁卫生。餐巾、桌布应清洁熨平。酒杯、饮料、碗碟、筷子、刀叉应洗净擦亮。应准备足够每道菜撤换用的菜盘。
★中式餐用筷子、匙、碗、盘、小碟、酱醋碟等。饮料杯放在菜盘前，右上方放酒杯，酒杯数和种类应与所上酒的品种相同。餐巾折成花形插在饮料杯中，或叠放在菜盘上。宴请外宾时，除筷子外，应放上刀叉。酱、醋等佐料通常一桌两份。公筷、公勺应备有筷、勺座，一般有两套，分别摆在主人和第二主人面前。餐桌上应备有牙签。
★西餐的餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀（刀口有锯齿，用于切牛排、猪排）、奶油刀、水果刀。叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉。匙有汤匙、菜匙等。杯的种类更多，茶杯、咖啡杯应为瓷器，并配杯托；饮料杯、酒杯为玻璃制品，不同的酒使用的酒杯规格亦不相同；几道酒就配有几种酒杯。西餐具的摆法是：正面放食盘（汤盘），其左侧放叉，右侧放刀，上方放匙（汤匙及甜食匙），再上方放酒杯，右起分别为烈性酒或开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯和饮料杯。餐巾插在饮料杯内或摆在食盘上。面包奶油盘在左上方。吃正餐，刀叉数目应与菜的道数相等，按上菜顺序由外至里排列，刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。
8.宴请现场的礼宾工作
★主人应在门口组成迎宾线迎接客人。其位置在客人进门存衣以后进入休息厅之前。同客人握手后，由工作人员引客进餐前休息室，或者直接进入宴会厅，但不入座。休息室内有相应身份的人员照料客人。主宾到达后由主人陪同进入休息室与其他客人见面，然后准时进入宴会厅，全体客人就坐，宴会正式开始。
★正式宴会一般要致辞，可由主人在用甜食前先讲话，再由客人讲。一般宴会可在客人入席后即致辞。冷餐会和酒会讲话时间则更灵活。用完水果，主人、主宾起立，宴会结束。
★外国人的日常宴请在女主人为第一主人时，往往以她的行为为准。入席时女主人先坐下，并由女主人招呼客人开始就餐。餐毕，女主人请全体女宾一起退出宴会厅，然后男宾起立，尾随进入休息室。男女宾客在休息室会齐，再上茶（咖啡）等饮料。主宾告辞，主人应送至门口，然后与其他客人握别。
★家宴比较随便。客人到达，主人主动趋前握手，如主人正与其他客人周旋，则客人应前去握手问好。餐毕即可陆续告辞。通常男宾先与男主人告别，女宾与女主人告别，然后交叉，再与家庭其他成员握别。
★礼宾人员应提前到现场检查落实准备工作。如是宴会，事先将座签及菜单摆好。座签置于酒杯前或平摆于餐具前方，不能放在餐盘内。菜单放在餐具右侧。
★宴会前要落实讲稿。一般双方事先交换讲稿，举办宴会的一方先提供。代表团访问，欢迎宴会由东道国先提供讲稿；回请则由代表团先提供讲稿。现场译员应事先商定。
