●项目决策控制
企业应当建立工程项目决策环节的控制制度,对项目建议书和可行性研究报告的编制、项目决策程序等作出明确规定,确保项目决策科学、合理。
企业应当组织工程、技术、财会、法律等部门的相关专业人员对项目建议书和可行性研究报告的完整性、客观性进行技术经济分析和评审,出具评审意见,作为项目决策的重要参考依据。
企业应当根据职责分工和审批权限对工程项目进行决策,决策过程应有完整的书面记录。重大的工程项目,应当报经董事会或者类似决策机构集体审议批准。
严禁任何个人单独决策工程项目或者擅自改变集体决策意见。
企业应当建立工程项目决策及实施的责任制度,明确相关部门及人员的责任,定期或不定期地进行检查。
企业应当根据国家有关规定和企业实际情况,合理确定工程项目建设方式。
对需要委托其他单位承担的工程项目,应当区别不同的发包方式(如包工包料、包工不包料等),制定相应的控制程序。按规定应进行招标的,应当按照相关法律法规的规定建立健全并有效实施相应的控制程序。
●概预算控制
工程概预算是指在工程建设过程中,根据不同设计阶段的设计文件的具体内容和有关定额、指标及取费标准,预先计算和确定建设项目的全部工程费用的技术经济文件。它包括设计预算和施工预算。
设计概算是在初步设计或扩大初步设计阶段,由设计单位根据初步设计或扩大初步设计图纸,概算定额、指标,工程量计算规则,材料、设备的预算单价,建设主管部门颁发的有关费用定额或取费标准等资料预先计算工程从筹建至竣工验收交付使用全过程建设费用经济文件。简言之,即计算建设项目总费用。
施工预算是施工单位内部为控制施工成本而编制的一种预算。它是在施工图预算的控制下,由施工企业根据施工图纸、施工定额并结合施工组织设计,通过工料分析,计算和确定拟建工程所需的工、料、机械台班消耗及其相应费用的技术经济文件。施工预算实质上是施工企业的成本计划文件。
企业应当建立工程项目概预算环节的控制制度,对概预算的编制、审核等作出明确规定,确保概预算编制科学、合理。企业应当组织工程、技术、财会等方面的相关专业人员对编制的概预算进行审核,重点审查编制依据、工程量的估计、定额、参数、模型等的采用是否合理,项目内容是否完整,计算是否准确。审核人员应当出具书面审核意见,并签章确认。
●价款支付与工程实施
由于项目工程的建设普遍存在着规模大、投资多、工期长、多方参与、情况复杂等因素,这些也决定了工程项目价款支付业务有特殊的内容和内部控制方式。为确保价款支付及时、正确,企业应当建立工程进度价款支付环节的控制制度,对价款支付的条件、方式以及会计核算程序作出明确规定,确保价款支付及时、正确。
对于自行建造的工程项目,以及以包工不包料方式委托其他单位承担的工程项目,企业应当建立针对材料采购、收发、保管和记录相关的控制程序。
企业应当加强对工程项目资金筹集与运用、物资采购与使用、财产清理与变现等业务的会计核算,真实、完整地反映工程项目成本费用发生情况、资金流入流出情况及财产物资的增减变动情况。
●竣工决算控制
企业应当建立竣工决算环节的控制制度,对竣工清理、竣工决算、决算审计、竣工验收等作出明确规定,确保竣工决算真实、完整、及时。最后验收时,对合格的工程项目,应当及时编制财产清单,办理资产移交手续,这样也是对资产更好的管理措施。最后需要企业建立一个完整的工程项目评估制度,对完工工程项目的经济性与项目建议书和可行性研究报告提出的预期经济目标进行对比分析,并以此作为绩效考核和责任追究的基本依据。
4.2.6 担保业务控制
担保是指企业依据《中华人民共和国担保法》和担保合同或者协议,按照公平、自愿、互利的原则向被担保人提供一定方式的担保并依法承担相应法律责任的行为,不包含担保公司的担保业务及按揭销售中涉及的担保等具有日常经营性质的担保行为。建立健全担保内部控制制度,是规范担保行为、降低担保风险的有效途径,而在各控制关键点建立一套相互牵制、相互稽查、相互监督的内部控制体系,是企业内部控制制度的中心环节,其根本目的在于规范担保行为、防范担保风险、促进企业资金良性循环。
企业担保业务失控可能存在以下风险:担保违反国家法律法规,可能使得企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失;担保业务未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失;担保评估不适当,可能因诉讼、代偿等受到损失;担保执行监控不当,可能导致企业经营效率低下或资产蒙受损失。
有风险,如何应对是关键。可以从下面几个环节的控制入手:明确规范职责分工、权限范围和审批程序,机构设置和人员配备应当科学合理;担保的对象、范围、条件、程序、限额和禁止担保的事项应当明确规范;应当科学严密地进行担保评估;担保执行环节的控制措施应当充分有效。
反担保
反担保,又可称为求偿担保,是指债务人或第三人向担保人做出保证或设定物的担保,在担保人因清偿债务人的债务而遭受损失时,向担保人作出清偿。
可以举个简单的例子来理解担保和反担保:A公司和B公司签合同,A借B一定数目金额款项,找C做A的担保人。结果C担心A真的借债不还,C自己就会受到一定惩罚,比如替A清偿。于是,C在为A做担保人的同时,也要求A也为C提供担保,也就是债务人反过来又为担保人提供担保。
案例链接1A公司有3个股东:B某、C公司和D某。且C公司是A公司的实际控制人,且C和A两公司为同一个法定代表人。
200×年,C公司拟向该地银行申请贷款2000万元,期限1年,并由担保公司E提供担保。A公司为使C公司能够顺利实现贷款,公司董事会做出决议,以A公司名下的房产向单板公司提供抵押反担保。随即,A公司依照董事会决议,与担保公司订立了两份抵押反担保合同,将公司全部房屋(抵押金额1800万元)和土地(抵押金额为900万元)抵押给担保公司,并在当地相关部门办理了抵押登记手续。
但是A公司的股东B某则反对,他认为,公司提供担保的行为,严重侵犯了其自身作为公司股东的合法权益,于是请求法院确认上述二者签订的抵押反担保合同无效。
结果法院判定,根据《公司法》相关规定,公司为公司股东或者实际控制人提供担保的,必须经股东会或者股东大会决议。前款规定的股东或者受前款规定的实际控制人支配的股东,不得参加前款规定事项的表决。该项表决由出席会议的其他股东所持表决权的过半数通过。由于C公司是A公司的股东,故其对该反担保事宜应当回避,不得参加此项事宜的表决。而事实是股东B某与另一股东D某至今却未参加此项事宜的表决。因此,A公司和C公司仅根据A公司的董事会决议而签订抵押反担保合同,将A公司的财产为C公司的贷款提供反担保,违反了法律强制性规定。且担保公司是从事担保和投资业务的专业公司,理应知晓相关法律规定,在办理该担保事宜时应审查相关资料,但其却忽视《公司法》上述强制性法律规定,在A公司未提供该公司股东会决议的情况下,就签订抵押反担保合同,其未尽到审查和注意义务。因此,依照相关法律规定,A公司和担保公司之间签订的反担保合同无效,股东B某的诉请合法有据,法院应予支持。
案例链接2
20.7.8月,M公司和O公司签订借款合同,约定O公司向M公司借款1200万元,月利率10‰,借款期限一个月。此外,合同还约定了其他相关内容。合同签订后,M公司依照合约向O公司发放了借款1200万元,但借款到期后,O公司并未按照约定履行还款义务。2008年,M公司和O公司及O公司法定代表人共同签署欠款协议,约定:O公司尚欠M公司全部借款及利息于3个月后一并偿还,本息共计1348万元。被告O公司法定代表人自愿对上述欠款承担连带保证责任。但协议到期后,O公司未依约履行,被告O公司法定代表人也没有承担保证责任。
在审理过程中,M公司变更诉讼请求,要求利息损失自违约之日起至借款付清之日止,按照中国人民银行贷款利率标准计算。
案例解读
案例2是企业间的借贷纠纷案。一般而言,民间借贷法律关系中的出借方只能是自然人,所以企业借贷合同一般被认定为无效合同。而我国法律上对企业间借贷的禁止性规定主要体现在1996年中国人民银行颁布的《贷款通则》中。这是认定企业间借贷纠纷最基本的法理。案例2中原告M公司与被告O公司之间签订了借款合同,根据《中华人民共和国合同法》第五十二条第五项的规定,违反法律、行政法规的强制性规定的合同无效。很显然这种借款合同是无效的。因此,即便双方就合同的内容以及违约责任进行了规定,也不能按照双方签订的合同履行,就原告提出的需要被告承担违约责任的诉请不能得到支持,但是被告却需要向原告方归还借款与相应利息。另外,双方在合同中约定的月利率10‰过高,应按照中国人民银行同期贷款利率标准计算。
双方公司共同签署的欠款协议可以视为担保合同,在主合同无效的情况下,此担保合同必然也无效。因此,也不能按照担保合同的约定来承担责任。根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国担保法〉若干问题的解释》第八条的规定:“主合同无效而导致担保合同无效,担保人无过错的,担保人不承担民事责任;担保人有过错的,担保人承担民事责任的部分,不应超过债务人不能清偿部分的三分之一。”案例中O公司法定代表人显然也存在过错,其不是对上述欠款承担连带保证责任,仅仅承担不应超过债务人不能清偿部分1/3的责任。另外根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国担保法〉若干问题的解释》第九条的规定:“担保人因无效担保合同向债权人承担赔偿责任后,可以向债务人追偿,或者在承担赔偿责任的范围内,要求有过错的反担保人承担赔偿责任。担保人可以根据承担赔偿责任的事实对债务人或者反担保人另行提起诉讼。”被告法定代表人向原告M公司承担责任后,可以向另一被告O公司进行追偿。
企业间由于资金紧张的关系经常会出现借贷的情况,然而法律对企业间的借贷是令行禁止的。因此,企业之间应严格遵循法律的相关规定,否则双方签订的借贷合同会被认定为无效合同,对企业的生产经营造成一定影响。
●职责分工与授权批准
企业应当建立担保业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理担保业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
企业办理担保业务的人员应当掌握与担保相关的专业知识和法律法规,并具备良好的职业道德和较强的风险意识。还应当建立担保授权制度和审核批准制度,并明确审批人对担保业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理担保业务的职责范围和工作要求,并按照规定的权限和程序办理担保业务。严禁未经授权的机构或人员办理担保业务。
企业应当制定担保业务流程,明确担保业务的评估、审批、执行等环节的内部控制要求,并设置相应的记录,如实记载各环节业务的开展情况,确保但办业务全过程得到有效控制。
●担保评估与审批控制
企业应当对担保业务进行风险评估,确保担保业务符合国家法律法规和本企业的担保政策,防范担保业务风险。企业在对担保业务进行风险评估时,可以考虑采取下列措施:审查担保业务是否符合国家有关法律法规以及本企业发展战略和经营需要;评估申请担保人的资信状况,评估内容一般包括:申请人基本情况、资产质量;审查担保项目的合法性、可行性;综合考虑担保业务的可接受风险水平,并设定担保风险限额;企业要求申请担保人提供反担保的,还应当对与反担保有关的资产状况进行评估;企业可以委托中介机构对担保业务进行风险评估,评估结果应当形成书面报告。
但是被担保人出现以下情形之一时,企业不得提供担保:担保项目不符合国家法律法规和政策规定的;已进入重组、托管、兼并或破产清算程序的;财务状况恶化、资不抵债的;管理混乱、经营风险较大的;与其他企业存在经济纠纷,可能承担较大赔偿责任的。
企业为关联方提供担保的,应当按照关联交易内部控制相关规定处理。
被担保人要求变更担保事项的,企业应当重新履行评估与审判程序。
●担保执行控制
企业有关部门或人员应当根据职责权限,按照规定的程序订立担保合同协议。申请担保人同时向多方申请担保的,企业应当与其在担保合同协议中明确约定本企业的担保份额,并落实担保责任。
企业应当指定专门的部门和人员,定期监测被担保人的经营情况和财务状况,定期对担保项目进行跟踪和监督,了解担保项目的执行、资金的使用、贷款的归还、财务运行及风险等方面的情况。对于异常情况和问题,应当做到早发现、早预警、早报告;对于重大问题和特殊情况,应当及时向企业管理层或者董事会报告。
企业应当加强对担保合同协议的管理,指定专门部门和人员妥善保管担保合同协议、与担保合同协议相关的主合同协议、反担保函或反担保合同协议,以及抵押、质押权利凭证和有关的原始资料,保证担保项目档案完整、准确,并定期进行检查。
企业应当加强对反担保财产的管理,妥善保管被担保人用于反担保的财产和权利凭证,定期核实财产的存续状况和价值,发现问题及时处理,确保反担保财产安全完整。
企业应当在担保合同协议到期时全面清理用于担保的财产、权利凭证,按照合同协议约定及时终止担保关系。
企业对外提供担保预计很可能承担连带赔偿责任的,应当按照国家统一的会计准则制度的规定对或有事项的规定进行确认、计量、记录和报告。对担保业务的信息披露,按照国家有关法律法规和信息披露内部控制相关规定执行。