建立这样的共享系统依靠传统的电话、传真、会议信息等沟通手段肯定是不行的，不但效率很低，而且成本很高。最好的办法就是借助于现代信息交换技术——互联网技术。现代互联网的飞速发展为各个行业提供了一个前所未有的重大发展契机，通过互联网已经实现了图像、语音、数据等各种信息的高速交换，同时大幅度降低了信息交换成本。通过加快建设一个有效的管理信息系统来实现内部资源网络化运作、信息共享、标准化管理、降低运作成本，是货代企业提高组织认同度和组织凝聚力的一个最佳途径和办法。
从国内外优秀货代企业的发展经验来看，信息化建设是企业发展和转型的关键。这几年快速崛起的锦程国际物流集团股份有限公司，就是新形势下货代企业采用新办法快速实现企业转型的成功例子。锦程国际物流集团在开始进行网络化布局的同时，集团领导层就充分认识到了未来管理上的问题和难度，同步提出了用网络技术来支持快速扩张的战略设想。现在，锦程国际物流集团已经实现了内部业务系统的全部联网，各分支机构都可以通过该业务系统实现业务数据的自动传递和共享。锦程国际物流集团同时还建立了为客户服务的电子商务网站和咨询服务网站。目前锦程国际物流集团正在加快建设自己的内部办公自动化系统和财务系统，同时还包括一套多媒体的大型视频会议系统等。
这些系统的建设有力地支持了锦程国际物流集团的快速扩张，不但大幅度降低了扩张成本，也确保了扩张的有效性。
从其他大型货运代理和物流公司，如中铁快运、宝供、环球捷运、飞驰等的发展经验来看，它们虽然各自有不同的发展特色和道路，但有一条是相同的，那就是企业发展的历程同时是信息系统不断建设和升级换代的过程。因此，从目前来看，加快建设企业信息系统建设，应该是货代企业发展的一个重要战略决策。
5.4.2业务管理信息系统
一个完整的信息交换系统包括很多部分，但其中的核心是业务管理信息系统，所以下面重点讨论什么样的业务管理信息系统最适合货代企业发展的需要。本书认为合适的管理系统必须具备以下几个条件。
(1)清晰的管理流程
管理流程是企业为了规范管理业务作业而制定的一个标准的操作流程。
①个体户联合的管理模式。目前，大部分中小型货运代理企业采用的是一人一票负责到底的业务管理机制。这种操作流程的主要特点是：一个业务人员从市场开拓，到完成业务操作全程负责到底。其最大的好处是业务关系简单，业务人员各自独立，可以根据完整的业务流程完成情况和实际利润情况，对业务人员进行管理和考核。但这种方式需要业务人员完成从揽货到订舱、报关等全部环节，容易造成工作不专业，各环节没有科学合理的分工，操作不标准，对内工作效率较低，对外形象、标准、服务不统一的后果，而且由于业务人员掌握业务各个环节，容易造成流动性大等问题。
这种业务流程模式适应于中小型的货运代理企业。
②流程化垂直分工的办法。这种管理流程是将货代业务按照各个环节性质的不同，采取不同的岗位由专人负责的办法来进行管理和监控。例如，市场营销人员只管市场，操作人员只管订舱、单证处理，报关人员只管报关，费用处理人员只管费用，商务人员只管代理、合约等。规范的大中型货运代理企业通常采用这种工作管理流程。
好的货代管理软件系统，必须能够支持企业按照规范流程进行管理和业务处理，而且企业能够通过该系统的应用加强这种科学管理，促进管理水平和效率的提高，而目前国内绝大部分货代管理软件仅仅停留在单据打印和简单的费用录入、收付统计。这些软件系统不可能对公司管理流程进行清晰的定义，根本谈不上按照科学的流程协助企业加强管理，这样的软件系统当然也不可能使货运代理企业高速发展。
(2)跨地域的管理能力
货代企业在跨地域扩张的过程中面临的最大问题就是信息的共享和管理过程的监督控制。如果这两点做不好，会使企业的运营成本上升，而且快速扩张失控会导致灾难性的后果。所以，好的信息系统应能够解决好如下两方面的问题。
首先是跨地域的集团化管理。好的信息系统必须支持总公司作为信息中心来进行数据集中和数据分析，以支持总公司成为商务处理中心、决策分析中心，进而使总公司实现监控管理中心的职能，以保证企业的高速扩张在可以控制的范围之内，同时实现企业规模经营和集团化采购。
其次是跨地域的数据交换。好的信息系统必须支持全网络内部的数据交换和信息共享，并确保在系统内部的数据共享，以达到降低业务处理成本和提高效率的目的。如果达不到这一点，高速扩张就同样无法实现。
要实现以上两点，需要解决两方面的问题：一是数据的集中与分发技术；二是系统内部必须按照货代企业的运行特点建立数据管理、共享规则和机制。
集中与分发技术问题应该是比较容易解决的，互联网的出现为数据传输提供了很多的传输方式，如EDI技术、数据库同步技术、邮件打包传输、Web数据集中等。货运代理企业要根据自身的行业特点选择合适的数据传送技术方式。就目前的国内网络环境来说，选择数据库同步传输是比较合适的，因为这种技术成本低，能自动完成数据的分发和收集，而且数据传输也非常及时。当前出现了以Web方式B/S结构来构建跨地域的管理信息，但对一些业务量大、操作处理频率高的公司来说，这种方式很难实现高效运作、方便处理的目的，而且复杂的统计分析功能也很难实现。
(3)电子商务服务能力
高速的跨地域扩张要求企业具有为客户提供远程服务的能力，应该有一套良好的电子商务平台。通过平台，客户可以查询它的所有货运信息，实现客户跟踪货物、跟踪费用、跟踪单据。同时电子商务平台实现对客户零距离的业务咨询、询价和网上业务委托等，公司内部人员可以通过电子商务平台，实现远程公司管理、远程业务查询和业务交接等。另外，国外代理或收货人也通过电子商务平台来完成业务处理。
(4)未来的延伸能力
前面已经说过，货运代理企业的转型必然导致网络越来越大，服务能力和业务范围越来越宽。这样，企业在选择信息系统时就必须考虑公司未来的发展问题。
一个好的货运代理企业管理信息系统，应该能够从简单的进出口货运代理管理，延伸到其他各种物流环节的操作。这就要求信息系统具有延展能力，或者说这个软件供应商未来能够提供这种扩展。如果自身的软件系统或提供信息系统的软件供应商不能做到这一点，这个系统迟早会滞后于企业发展而淘汰出局，最终的结果是所有的前期信息建设投资宣告失败。
当务之急是建立一个适合自己公司业务操作和快速发展模式的信息系统。当然，任何一个企业需要引进一个适合的信息系统不是易事，因为这个信息系统对内必须涵盖企业的运作模式、企业的业务处理流程、企业的标准操作模式、企业的管理理念及深层的企业文化，而且信息系统的组建是一个长期的过程，投资也不低。所以，企业在引进信息系统时一定要选择专业的、有拓展性的信息系统软件，而且要有逐步融合、逐步改进和逐步完善的过程准备。一旦一个信息系统在企业中进行了良好的运作，不仅让企业在管理和服务方面上一个大大的台阶，而且更能加速企业的发展壮大，只有这样货代企业才能在激烈竞争的货物运输市场中立于不败之地。
5.4.3货运代理企业信息系统的功能模块
管理信息系统(MIS)是指以计算机和通信网络为主要工具的，对货运代理信息进行收集、存储、检索、加工和传递，使其应用于货运代理企业现代化管理领域的人-机系统。
银行、保险公司、海关、商检及客户都是货运代理管理信息系统的外部项，这些外部项都是与货运代理管理信息系统发生关系、相互交换数据的信息系统。
货运代理企业内部通过信息系统相互交换信息，运输企业管理信息系统向货运代理企业的信息系统提供运输企业的运营信息和正在运输中的货物的信息，货代企业的信息系统则向运输企业的管理信息系统提供要求货物运输的有关信息。
银行、保险公司、海关、商检及客户则可以通过Internet进入货运代理企业的万维网站进行信息查询，数据交换可以采用EDI、电子邮件、传真的形式进行。
所以，货运代理管理信息系统内部应包括的子系统有：运费报价系统、原始凭证管理系统、配载系统、提单管理系统、运费结算系统、客户服务系统。
结构内容基本包括了目前运输代理的主要业务活动，通过计算机进行信息处理，可以大大提高货运代理工作的准确性和工作效率。
案例5.11
中铁快运计算机信息传输网络2000年4月1日正式启动。对于违反规定的分公司，总部将按该分公司的传票数，从季度清算款中扣除总部为此增加的网管成本，标准为10元/票。
本章小结
1.货运代理是市场经济下的经营活动和行为，是以“法治”为特点的。其组建、管理要依据法律进行，代理业务的开展更需要有关专业法律、法规的约束和指导。
本章探讨、分析了4种主要与货运代理有关的法律法规的基本内容：《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》、《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定实施细则》、《外商投资国际货物运输代理企业管理办法》和《国际集装箱多式联运管理规则》。
2.市场营销是货运代理企业一切经营活动的出发点。本章以中铁快运公司为主线，分析了货运代理企业开展市场营销需要注意的几个方面。
①建立营销观念。包括：市场观念、竞争观念、效益观念和服务观念。
②明确货运代理的市场特点，即服务的双向性、服务的网络性、服务的不可预见性、品质差异性和实时性。
③积极主动开展市场调查。通过对货主需求调查，掌握影响货物流向的直接因素，调整经营项目，更好地满足货主需求，这是货运营销调查的核心内容。
④分析货运代理市场营销策略。包括：市场细分策略、目标市场策略和市场竞争策略。
3.在货运代理企业经营管理部分，本章分析了科技兴企的重要性，如何处理局部与全局的关系，强调了财务和成本管理的重要性，简单分析了对货运代理企业固定资产的管理方法。
4.最后本章介绍了货运代理企业实施信息化的必要性和可行性及基本内容。
思考题
1.国际货物运输代理企业应遵循哪些主要法律法规？
2.简述货运代理企业市场营销观念。
3.简述货运代理企业市场细分化策略。
4.简述货运代理企业市场营销策略。
5.简述货运代理企业市场竞争策略。
