分析:这个不合格事实的描述,只给出了不合格的结论,没有给出事实,不利于受审核方采取纠正措施。
正确描述:在三车间精镗工序,看到操作工加工后没有用量具进行自查,直接转到下道工序。不符合YD002号作业指导书中的7.3条款,按该条款要求,加工后由操作工自检合格后,转入下道工序。
YD005号作业指导书中,应规定由车间工艺员做工艺检查执行情况的检查。
分析:这个不合格事实的描述,明显带有咨询的色彩。
正确描述:YD005号作业指导书中的4.3条规定了要做工艺执行的定期和不定期的检查,没有规定执行人,作业指导书的有关规定没有得到执行。
④不合格报告的格式。不合格报告没有统一的格式规定,在保证基本信息足够的前提下,可以由组织自己规定适用的格式。
(4)判定不符合标准条款的原则
判定不符合的条款的基本原则是有利于受审核方的理解,有利于受审核方采取有效的纠正措施,促进其改进和完善质量管理体系。主要原则如下。
①就近不就远的原则。如一次培训活动没有按程序规定作相关记录,又经证实属于人员疏忽没作记录。应判为不符合6.2.2,不宜判为不符合4.2.4。4.2.4属于对记录的综合管理要求,6.2.2属于要适当作培训记录的要求。
②由表及里原则。如现场审核发现一台检测设备没按期校准,经查是厂长认为生产忙,擅自更改了校准周期,才导致该设备没按国家规定周期进行校准。应判不符合4.2.3按规定进行文件更改的控制。
③注意8.2.2与8.5.2的区别,内审发现的不合格项,没有采取纠正措施的判为不符合8.2.2。对组织质量管理体系运行过程中出现的不合格项,按规定应采取纠正措施而实际未采取纠正措施的,应判不符合8.5.2。
④合理不合“法”,以“法”为准。如有规定,没执行。经查是规定不合理,此时仍判其做的不符合规定。这样可以促使其实施纠正措施,修改不合理的规定。
⑤注意区分图纸的设计更改与文件更改。7.3.7是控制设计内容的更改,4.2.3是控制文字内容的更改。如在车间发现一张图纸有用钢笔更改的内容,询问其是否经审批,操作者说这种更改后产品性能更好,不审批没关系,应判不符合7.3.7。
⑥注意区分生产设备和监视测量设备。监视测量设备要满足7.6的要求。
7.质量管理体系的有效性评价和审核结论
现场调查后,面对大量的审核发现,审核组要做充分的分析、评价、归纳和总结,在此基础上得出对质量管理体系有效性的评价意见和审核结论。
(1)审核组总结会
现场调查取证结束后,末次会议之前,组长应召开一次有全体组员参加的审核总结与评价会。会议主要内容:
①对照审核目标,汇总分析现场调查期间获得的所有审核发现和其他方面的信息;
②确定不合格项及其性质;
③对审核作出结论,包括对质量管理体系的评价意见和审核结论;
④审核目标有规定时,准备提出对质量管理体系的改进建议;
⑤内审审核方案和审核计划中有规定时,讨论和确定有关不合格项跟踪验证的要求与安排。
(2)质量管理体系有效性评价内容
质量管理体系的主要内容包括经过汇总的所有审核发现及审核过程中了解和掌握的其他综合信息。综合信息包括产品质量、顾客反馈等方面信息。评价的基本方法是:召开有审核组全体成员参加的总结会议,做不合格项分布的汇总表。审核组汇总分析和讨论的内容包括:
①合格的审核发现汇总分析,尤其是组织做的已超越审核准则的那些方面,应给予充分肯定;
②不合格的审核发现汇总分析,按部门和过程列出不合格审核发现情况矩阵分布表,找出质量管理体系的薄弱环节;
③从以往审核结果及纠正措施的实施效果方面进行比较,分析质量管理体系的发展趋势;④产品的实物质量状况及发展的趋势分析;
⑤质量事故或投诉的处理情况;
⑥顾客和社会对本组织产品质量的反映情况;
⑦领导和员工的质量意识如何;
⑧组织自我改进和自我完善质量管理体系的意识和能力。
(3)质量管理体系的评价意见
经汇总分析和评价后,审核组应从4个方面对质量管理体系的有效性做出总体评价。
①质量管理体系的文件是否符合ISO9001∶2000标准的要求?包括:各部门的支持性文件是否与本组织的情况适宜?是否具有可操作性?质量方针、目标是否适合组织的实际?是否在实现之中?
②质量管理体系的各项规定是否得到了实施和保持?资源、基础设施、工作环境能否满足规定的要求?
③质量管理体系的运行结果是否有效?包括:顾客的满意程度如何?员工的质量意识是否得到提高?产品质量水平是否达到规定的目标?
④质量管理体系自我完善、自我改进机制是否建立和健全?包括:内审过程是否按规定予以实施保持?管理评审是否按规定实施?纠正和预防措施是否得到保持并收到相应的效果?
(4)审核结论
审核结论是在考虑了审核目标,并对所有审核发现汇总分析后得出的结论性意见。内审的审核结论一般包括以下几方面。
①本组织的质量管理体系与审核准则的符合性和有效性如何?是有效、基本有效,还是无效?
②本组织的质量管理体系是否具备接受外审的条件?
③本组织的质量管理体系有哪些方面还需要改进?
8.末次会议
审核组做好汇总分析及体系评价与审核结论后,由审核组长主持召开末次会议。参加者应签到,会议应有记录并保存归档。末次会议的主要内容如下。
①重申审核的目的、审核范围、审核准则。如果在审核过程中范围发生了修改,应予进一步确认。
②审核组长宣布不合格项报告。
③由受审核部门澄清宣布的不合格报告。如确实属于内审员判定失误,应及时纠正。
审核组与受审核部门对不合格报告意见不能达成一致的,要提请管理者代表解决。
④说明审核抽样的局限性。
⑤对质量管理体系的有效性做出评价意见。
⑥宣布审核结论。
⑦提出纠正措施的要求,要求责任部门尽快提出纠正措施计划并按期实施。
⑧讨论找出本组织质量管理体系的薄弱环节,提出改进的建议。
⑨宣布会议结束。
6.2.7编制、批准和分发审核报告及审核的结束
1.编制、批准和分发审核报告
审核报告是说明审核结果的正式文件,是向内审归口管理部门或管理者代表提交的审核活动的成果及工作报告,应由审核组长亲自编写或在其指导下编写。
(1)审核报告的主要内容
①审核的目标与范围。
②审核组长及成员。
③审核的日期和地点。
④审核准则与审核发现(不合格报告可作为审核报告的附件予以记载)。
⑤审核结论。
下列内容也可以作为审核报告的内容或附件。
①审核计划。
②受审核部门代表名单。
③审核过程总结,包括可能会降低审核结论的不确定因素的记载。
④确认在审核范围内已按审核计划实现审核目标,有效地完成审核任务的记载。
⑤虽在审核范围内,但由于某种原因未覆盖的领域的说明。
⑥在审核组与受审核部门之间未能解决的意见分歧。
⑦如审核目标有规定,对质量管理体系提出改进的建议。
⑧如果有不合格项时,提出对不合格项纠正措施跟踪验证的安排。
⑨审核报告分发清单。
(2)审核报告的批准与分发
审核报告由审核归口管理部门或管理者代表按审核方案的规定予以批准和分发,一般发至有关部门和管理层的有关人员。
2.审核的结束
当审核计划所规定的内容均已完成,经批准的审核报告已按规定分发,一次内审活动即告结束。审核结束后,审核组应将审核过程中的全套文件及时归档保存。
6.2.8纠正措施的跟踪验证
内审提出的不合格项,由受审核部门在规定的时间内采取并实施纠正措施,审核组或内审管理部门负责对纠正措施的完成情况和有效性进行验证。
1.纠正措施跟踪验证的目的
①及时纠正已发生的不合格,减少已出现的不合格所造成的影响。
②促使受审核方认真分析不合格的原因,并针对产生不合格的原因采取防止再发生类似不合格的纠正措施。
③促进质量管理体系的不断完善和改进。
2.纠正措施跟踪验证的方式
①对一般性不合格项由受审核部门提交纠正措施完成的书面资料与证据,审核员通过书面评审予以验证。
②对严重不合格项和只有到现场才能验证的不合格项,则以到受审核部门的现场进行审核的方式进行跟踪验证。
③对一般不合格,若纠正措施完成的时间较长,可先对书面纠正措施计划的可行性进行确认,到下次审核时,再验证其有效性。
3.纠正措施跟踪验证的执行人
内审的纠正措施的跟踪验证,由内审管理部门或管理者代表指派内审员执行。跟踪验证属于一次审核活动的后续工作,应保持执行人的独立性和公正性。
4.跟踪验证的主要内容
①对不合格项是否已采取了纠正行动,使存在的不合格项得以处置,避免其影响的继续存在?
②产生不合格的原因是否找准确?
③是否已针对不合格的原因制定出纠正措施的计划?计划是否可行?
④是否按规定的时间实施纠正措施计划?
⑤是否进行了实施纠正措施后的自我验证?是否有效?能防止同类不合格的再发生吗?
⑥是否有纠正措施计划及其实施情况的相关记录?纠正措施引起的程序文件的更改是否形成文件?是否得到实施?
5.跟踪验证的步骤
①内审员确定不合格项并开具不合格报告。
②受审核部门代表确认不合格项。
③内审员提出纠正措施的要求(包括完成时间及跟踪验证的方式)。
④受审核部门制定并实施能够消除产生不合格的原因的纠正措施计划。
⑤受审核部门自我验证纠正措施并记录。
⑥内审员进行纠正措施有效性的跟踪验证,并完成验证报告。
⑦内审员将跟踪验证的结果写出书面报告,交内审管理部门。
6.2.9内部审核员的能力要求
内审员虽然可以来自组织内部,也可以来自组织外部,但都应满足一定的要求并具备一定的能力。
1.内审员应满足的要求
内审员应具备一定的个人素质,通过教育、工作经验、审核员培训、审核经历的综合实践,应具有应用专业知识、审核知识的技能的能力。
(1)个人素质要求
①道德高尚,具有公正、诚恳、诚实和谦虚谨慎的作风。
②心胸开阔,能够接受不同的意见。
③善于交往,善于与人合作,能得到与审核有关的各方面人员的接受。
④观察能力强,可以获得有效的审核证据。
⑤有较强的理解能力和审核追踪能力。
⑥具有对审核实际的不同情况迅速做出反映和调整的能力。
⑦能集中精力关注和实现审核目标。
⑧能根据合乎逻辑的推理及时得出审核结论。
⑨具有独立完成工作的能力。
(2)经历要求
①教育。内审员至少应具有高中或中专的学历。
②工作经历。内审员具有3年以上工作经历和质量工作经历。
③内审员的培训。内审员应接受过质量管理技术与质量管理体系标准和审核的培训。
④审核的经历。内审员应在具有一定经验的内审员带领下从事过审核工作。
2.内审员应具备的能力
①具有一定的组织管理能力。
②具有一定的文字表达能力。
③具有与各方人员交流的能力。
④具有与他人合作的能力。
⑤具有较强的分析判断能力。
⑥具有独立工作的能力。
⑦具有一定的灵活应变能力。
⑧具有善于学习和思考的能力。
3.内审员应具备的专门知识与技能
①与质量有关的方法和技术:
质量术语;
质量管理原则及应用;
质量管理工具及其应用(如统计过程的控制、故障模式及影响的分析等)。
②过程、产品及服务的专业技术特性的了解或掌握:
行业专用术语;
过程和产品及服务的技术工艺特性;
行业的专用过程或流程与做法。
6.3产品质量审核
6.3.1概述
1.基本概念
(1)产品质量审核
指通过抽取已经验收合格的产品,进行定量(或定性)检查、分析评价,以确定其符合规定质量特性要求的程度及产品质量水平的活动。
产品质量审核应由具有资格和能力,特别是熟悉产品标准、精通检验技术并经授权的内部审核员进行。
(2)产品质量审核准则
产品标准或技术规范和与产品相关的法规要求。
2.产品质量审核的内容、重点和作用
产品质量审核的主要内容一般包括产品性能、产品的外观质量、产品的包装。具体的审核内容应参照审核准则的规定。由于组织涉及的产品种类一般较多,组织不可能也没必要对所有的产品进行质量审核,应根据自己的风险、成本和利益来确定每次审核的范围。重点应针对以下几个方面产品来进行。
①产品的制成品,必要时也包括一些零部件。
②最终检验难度大或容易错、漏检的成品或零部件。
③如产品发生不合格可造成后果或影响严重的成品或零部件。
④技术密集度大、性能要求高、质量要求严格的成品或零部件。
产品质量审核的作用主要表现在:
①通过审核,分析产品质量的变化趋势;
②通过对影响产品质量结果的原因分析,及时发现质量管理体系存在的薄弱环节,及时改进产品体系;
③通过研究产品质量水平与质量成本之间的关系,寻求适当的质量水平和质量成本。
3.产品质量审核与产品检验的区别
产品质量审核与产品检验都是对产品质量的评价活动,但其评价时机、评价内容、评价方式、评价结果及评价人员等方面均有区别。